Запись в трудовой книжке при увольнении: шпаргалка кадровика

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Запись в трудовой книжке при увольнении: шпаргалка кадровика». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Чтобы изменить существующую запись, необходимо издать соответствующий приказ и внести новой строкой отдельную запись. Нельзя вносить исправления путем зачеркивания неверных данных, их корректировки специальными средствами.

Запись о работе по совместительству

Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.

По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
2. В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
3. В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.

Внесение изменений после увольнения

Независимо от причины изменений в книжке под последней записью проставляется следующий по порядку номер. Вносится день заполнения, после чего заполняется третья графа формулировкой о том, что определенная запись признается не действительной. При этом нужно указать номер некорректной записи. Далее прописываются верные сведения.

• Если причина внесения изменений – восстановление работника, то фраза о недействительности ранее выполненной записи дополняется формулировкой «восстановлен на прежней работе».
• Если причина изменений – неверно указанное основание для увольнения, то также говорится о том, что ранее выполненная запись не действительна, после чего вносится формулировка верной записи.

Насколько важна запись о расторжении трудового договора по инициативе работника в трудовой книжке

Запись о расторжении трудового договора по желанию работника в наше время считается нормой. Ни в коем случае нельзя приравнивать ее к увольнению по инициативе работодателя. Добровольное увольнение лишь в редких случаях может быть вызвано низким уровнем квалификации работника. Иногда случается и такое, что сотрудника вынуждают уволиться, создавая для него невыносимые условия работы, или другими способами.

Необходимо ответственно относиться к заполнению трудовой книжки каждого сотрудника. Если вносить в нее записи, которые не соответствуют требованиям и стандартам действующего законодательства, то это может негативно сказаться как на репутации работника, так и на престиже работодателя.

Запись о расторжении договора в трудовой книжке является свидетельством того, что сотрудник освобождается от своих обязанностей и может искать другую работу. Тем не менее, никто не запрещает ему искать новое место трудоустройства параллельно с выполнением рабочих обязанностей. Копия трудовой книжки может быть предоставлена сотруднику в любой момент, если он подаст соответствующее заявление. Ее можно будет предъявить будущему работодателю при собеседовании. Если копия заверена всеми необходимыми печатями и подписями, то она будет иметь силу официального документа.

Что такое трудовая книжка, где и у кого хранится

Являясь бланком строгой отчетности, она по хронологии содержит сведения о предыдущих местах работы.

К сведению Данные об образовании владельца заносятся на первый лист, изменившиеся сведения можно позже дописать рядом.

При поступлении на работу этот документ имеет право получить любой гражданин РФ достигший 14 лет.

Важно При первичном трудоустройстве, согласно статье 65 ТК, обязанность обеспечить работника этим документом ложится на работодателя.

Ведением кадровой документации рабочих и ее хранением занимается уполномоченное лицо – чаще всего это один из сотрудников кадровой службы или бухгалтер – действующее на основании Приказа о назначении, изданного руководителем.

При смене уполномоченного лица формируется передаточный акт, включающий в себя:

• число заполненных документов;
• список работников, которым они принадлежат;
• количество новых книжек;
• количество листов-вкладышей.

Акт приема-передачи материальных ценностей (книжек) подписывается старым уполномоченным и его приемником по Приказу.

Правила записи прекращения трудовых отношений

Инструкция, утвержденной Постановлением Министерства Труда РФ № 69 от 10.10.2003 г регламентирует порядок записей в трудовой.

Так, согласно п.1.1., заполнение документа осуществляется ручками:

• перьевой;
• шариковой;
• гелевой.

К сведению Разрешены к использованию световодостойкие чернила.

Допустимы к применению следующие чернила, гели и пасты:

• синий;
• фиолетовый;
• черный.

Данные о расторжении принятых договоренностей заносятся в часть документа, содержащую сведения о приеме на работу.

Книжка поделена на 4 основных столбца:

• 1 – содержит номерс учетом обязательной сквозной нумерации;
• 2 –хронология события , вид ХХ.ХХ.ХХХХ;
• 3 – содержит причину увольнения со ссылкой на ТК РФ;
• 4 – указывают Приказ

В столбце 3, закрывая информационный блок этой организации ставят роспись и печать.

Правила оформления записи для увольнения

Говоря о ведении трудовых книжек, стоит отметить общие правила, основанные на «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и « Инструкцией по заполнению трудовых книжек», утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

В графе 1 раздела «Сведения о работе» нужно поставить порядковый номер записи, поскольку нумерация записей в трудовой книжке порядковая. Поэтому при внесении первой записи ей присваивается N 1, а при внесении последующих — нумерация продолжается. Например, если запись о приеме на работу сделана под номером 7, то следующую за ней запись об увольнении вы делаете под номером 8.

В графе 2 напротив номера записи арабскими цифрами нужно указать дату увольнения в соответствии с приказом (число, месяц — двузначными, год — четырехзначными, например 10.10.2012).

В графе 3 напротив даты увольнения нужно указать основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ. Вы можете использовать любую из формулировок для записи в трудовой книжке при увольнении в 2018 году:

• «уволен…»;
• «трудовой договор расторгнут…»;
• «трудовой договор прекращен…».

Оформление трудовой книжки при увольнении происходит по той же схеме, что и при приеме на работу. Алгоритм внесения записи следующий:

1. В первой графе раздела сведений о работе ставится номер по порядку.
2. Во второй графе следует указать дату увольнения. Она должна совпадать с датой, указанной в приказе о прекращении трудовой деятельности. Запись нужно делать арабскими цифрами (например: 05.12.2015).
3. В третьей графе указывается основание, по причине которого стороны расторгли трудовой договор. При записи основания пишется причина в точности так, как указано в трудовом кодексе.
4. В четвертой графе этого раздела указывается номер приказа и его дата. Это документ-основание при увольнении.

Образец записи об увольнении работницы по собственному желанию

 N 
записи

 Дата 

 Сведения о приеме на 
 работу, переводе на 
 другую постоянную 
 работу, квалификации, 
увольнении (с указанием
 причин и ссылкой на 
 статью, пункт закона) 

 Наименование, 
 дата и номер 
 документа, на 
 основании 
 которого 
 внесена 
 запись 

число

месяц

 год

 1 

 2 

 3 

 4 

Закрытое акционерное 

общество "Альбатрос" 

(ЗАО "Альбатрос") 

 11 

 23 

 01 

2006

Принята на должность 

Приказ 

товароведа 

от 23.01.2006 

N 23-лс 

 12 

 02 

 02 

2009

Трудовой договор 

Приказ 

расторгнут по 

от 02.02.2009 

инициативе работника, 

N 39-лс 

п. 3 ч. 1 ст. 77

Трудового кодекса 

Российской Федерации 

Инспектор отдела кадров

Моисеева И.И. Моисеева

Печать 

Ознакомлена 

ЗАО "Альбатрос" 

Комарова А.А. Комарова

Если работник увольняется по собственному желанию по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием данных причин. Об этом говорится в п. 5.6 Инструкции.

Образец записи об увольнении в порядке перевода по просьбе работницы

 N 
записи

 Дата 

 Сведения о приеме на 
 работу, переводе на 
 другую постоянную 
 работу, квалификации, 
увольнении (с указанием
 причин и ссылкой на 
 статью, пункт закона) 

 Наименование, 
 дата и номер 
 документа, на 
 основании 
 которого 
 внесена 
 запись 

число

месяц

 год

 1 

 2 

 3 

 4 

Закрытое акционерное 

общество "Альбатрос" 

(ЗАО "Альбатрос") 

 11 

 23 

 01 

2006

Принята на должность 

Приказ 

товароведа 

от 23.01.2006 

N 23-лс 

 12 

 02 

 02 

2009

Трудовой договор 

Приказ 

расторгнут в порядке 

от 02.02.2009 

перевода по просьбе 

N 39-лс 

работника 

в Государственное 

унитарное предприятие 

"Городские аптеки" 

(ГУП "Городские 

аптеки"), 

п. 5 ч. 1 ст. 77

Трудового кодекса 

Российской Федерации 

Инспектор отдела кадров

Моисеева И.И. Моисеева

Печать 

Ознакомлена 

ЗАО "Альбатрос" 

Комарова А.А. Комарова

Образец записи об увольнении работницы в связи с истечением срока трудового договора

 N 
записи

 Дата 

 Сведения о приеме на 
 работу, переводе на 
 другую постоянную 
 работу, квалификации, 
увольнении (с указанием
 причин и ссылкой на 
 статью, пункт закона) 

 Наименование, 
 дата и номер 
 документа, на 
 основании 
 которого 
 внесена 
 запись 

число

месяц

 год

 1 

 2 

 3 

 4 

Государственное 

унитарное предприятие 

"Городские аптеки" 

(ГУП "Городские 

аптеки") 

 20 

 15 

 01 

2006

Принята на должность 

Приказ 

главного бухгалтера 

от 15.01.2006 

N 3-к 

 21 

 14 

 01 

2009

Трудовой договор 

Приказ 

расторгнут в связи 

от 14.01.2009 

с истечением срока 

N 15-к 

трудового договора, 

п. 2 ч. 1 ст. 77

Трудового кодекса 

Российской Федерации 

Начальник отдела кадров

Долгопрудова 

Печать 

В.В. Долгопрудова 

ГУП "Городские 

Ознакомлена 

аптеки" 

Фоменко И.Т. Фоменко

Что если сотрудник отказался забирать книжку

Если работник в свой заключительный день на работе находился на своем месте и был оповещен о необходимости получить на руки трудовую, но по какой-то причине отказывается прийти и сделать это, необходимо пригласить комиссию и зафиксировать это актом.

В нем необходимо отразить, что в присутствии свидетелей работнику было предложено забрать документ, и расписаться в его получении, но он сделать это отказался. Если была названа причина, то она также записывается в акте.

После этого работнику по его почтовому адресу высылается уведомление. В этом документе работодатель должен пригласить своего бывшего сотрудника явиться в кадровый отдел и получить трудовую на руки, либо дать разрешение на пересылку ее почтой.

Со дня отправления такого уведомления с фирмы снимается любая ответственность за невыдачу трудовой.

Факт отправки уведомления можно подтвердить следующими способами:

• Зарегистрировать документ в журнале исходящих писем и хранить его копию в архиве;
• Получить у курьера квитанцию о приеме документа к пересылке;
• Уведомление о вручении почтового отправления, которым было отправлено сообщение.

Запись об увольнении по собственному желанию в трудовой книжке — образец заполнения

Итак, решение об увольнении принято, заявление одобрено начальством, двухнедельный срок окончен, и вы можете забирать свою трудовую книжку из организации.

Запись в трудовой при увольнении по собственному желанию производится в отделе кадров, если такой есть, в противном случае этим занимается начальник.

Вот пример записи в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию.

1. В первой графе ставится порядковый номер записи, во второй пишется текущая дата, именно та, когда документ заполняется и подписывается.
2. В основном столбце прописывается «уволен по статье 80 ТК РФ (по собственному желанию). Наконец, в крайнюю правую главу заносится запись об инициирующем документе – в нашем случае это заявление на увольнение. Указывается его номер и число, когда оно было подано.
3. В третьем столбце (где пишется об увольнении) ставятся подписи начальника отдела кадров и руководителя. Тут же ставится печать организации.

Таким образом, как вы видите, правильная запись при увольнении по собственному желанию в трудовой книжке получается небольшой и лаконичной, но обязательно проследите, чтобы все поля были заполнены, и была указана восьмидесятая статья Трудового Кодекса Российской Федерации.

Основные ошибки при заполнении

Все ошибки, которые допускают кадровики при внесении записи можно разделить на общего плана и связанные с составлением записи:

• Внесение записи зеленой, красной либо другой цветной пастой. Для выполнения записи в трудовой можно использовать гелевую либо шариковую ручку черного, синели либо фиолетового цвета;
• Нельзя производить сокращения любого характера — ТК вместо «Трудовой кодекс», пр. вместо «приказ» и т. д.

• Использование неверной формулировки причины увольнения. Запись должна вноситься точно так же, как причина указана в ТК либо другом федеральном законе. В то же время, Правила ведения книжек понятия «Увольнение» и «Прекращение трудового договора» используют как тождественные;
• Кадровик не заверяет запись об увольнении. После составления записи ответственный работник должен внести свою подпись и расшифровать ее. Печать ставится при ее наличии;
• Работник не ставит ознакомительную подпись. После того, как уволенный прочитал внесенную запись, ему необходимо подтвердить это подписью. Роструд рекомендует, чтобы уволенный ставил свою отметку под подписью кадровика.

Похожие записи:

• Правовые формы использования земель (виды прав на землю
• Опека по согласию родителей: как оформить, требования, выплаты
• Предоставление выплат по ОСАГО в Росгосстрах после ДТП в 2022 году