Отдел закупок: цели, функции, оценка и мотивация

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отдел закупок: цели, функции, оценка и мотивация». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Закупочная деятельность — это определенный вид деятельности в системе маркетинга, связанный с процессом управления обменом произведенным предприятием товарами и услугами, с покупателем, оплачивающим последние по оговоренной цене.

Понятие и сущность закупок, их роль и значение

Целью закупочной деятельности является удовлетворение потребностей торговой организации в товарах с максимально возможной экономической эффективностью. Эта цель может быть достигнута при соблюдении следующих условий:

• 1) выдерживание обоснованных сроков закупки товаров;
• 2) обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них;
• 3) соблюдение требований правил торговли по качеству товаров.

Закупочная деятельность — это определенный вид деятельности в системе маркетинга, связанный с процессом управления обменом произведенным предприятием товарами и услугами, с покупателем, оплачивающим последние по оговоренной цене.

Управление закупочной логистикой

Чтобы добиться эффективности закупочной логистики, важно правильно определить, кто и как может её проводить. Подходы определяются в зависимости от масштабов бизнеса:

Децентрализованный подход

Централизованный подход

Применяется в малом и среднем бизнесе. Её суть: каждому подразделению компании выделяется определённый бюджет, который они могут потратить на закупку тех или иных товаров; подразделениям не нужно согласовывать закупки, они действуют свободно в рамках выделенных бюджетов. Для малого и среднего бизнеса особенно важно экономить время на бюрократических моментах, чтобы как можно быстрее закрыть потребности тех или иных подразделений в материалах, сырье.

Применяется в крупном бизнесе, где функционирует отдел снабжения или уполномоченный менеджер, ответственный за поставки ресурсов предприятию. Необходим, когда: увеличиваются объёмы поставок, которые нужно контролировать; приходится оформлять большое количество заявок поставщикам, и нет времени на исправление некорректных документов.

Поиск наиболее подходящих поставщиков — это один из значимых этапов закупочной работы. Выбор поставщиков — это достаточно сложная и ответственная работа, ведь от них зависит скорость производства, а, в конечном счёте, — прибыльность и репутация фирмы перед клиентами, потребителями её продукции.

Для успешного выполнения коммерческих операций по закупкам товаров нужно заниматься выявлением и изучением источников закупки и поставщиков товаров. Коммерческие работники должны знать свой экономический район и его природные богатства, сельское хозяйство, промышленность, производственные возможности и ассортимент вырабатываемых изделий на промышленных предприятиях.

Чтобы выявить наиболее оптимальных поставщиков нужно заняться изучением торговых справочников, организовать поиск информации с помощью интернета или запросить по телефону информацию от других фирм.

Тщательный анализ полученных данных позволит торговому предприятию составить необходимое понятие об источниках поступления товаров. Часть поставщиков будет исключена из числа возможных кандидатов, поскольку их мощности не соответствуют количественной потребности в товаре или у них плохая репутация в смысле обеспечения поставок и обслуживания. В итоге у предприятия останется небольшой список квалифицированных поставщиков. Чем новее задача, стоящая перед закупкой, и чем сложнее и дороже товар, тем больше времени занимает поиск квалифицированных поставщиков.

Существует обобщенный вариант показателей, по которым желательно оценивать деятельность поставщиков:

1. репутация, имидж и надёжность;
2. качество продукции, соответствие его передовым стандартам;
3. возможный объем поставки;
4. соблюдение сроков поставок;
5. уровень цены на продукцию или услуги (сравнительный анализ цены/качество, цена/количество);
6. условия поставки и формы расчетов;
7. дополнительные услуги.

Каждая фирма может устанавливать свои критерии оценки поставщиков, исходя из собственных соображений и принятой стратегии деятельности. Вместе с тем существуют некоторые общие маркетинговые требования к поставщикам:

1. поставщик должен точно в срок по согласованному графику поставлять продукцию в соответствии с договором;
2. соблюдать требуемые объемы поставки;
3. оперативно откликаться на новые требования фирмы-заказчика;
4. предоставлять необходимую сопроводительную документацию;
5. выдерживать согласованные цены;
6. предоставлять при необходимости дополнительные услуги.
7. продукция должна отвечать оговоренным стандартам качества, производиться по передовой технологии;
8. изменения перечня продукции должны отвечать новым стандартам.

Маркетинговые требования к поставщикам могут меняться в зависимости от общей экономической ситуации, положения рынка. Так, на этапе экономического подъема требования к поставщикам могут ужесточаться, и, наоборот, смягчаться в период спада или ограниченности ресурсов.

Проблема выбора является наиболее острой для новых фирм или фирм, меняющих перечень продукции, сферу деятельности либо стратегию. Действующие фирмы, имеющие хозяйственные связи, испытывают иные трудности. Если такие фирмы успешно сотрудничают с поставщиком, то стоит сохранить эти связи, подкорректировав их в соответствии с новыми требованиями. Менять поставщика – процедура болезненная с непредсказуемыми последствиями. Если все же связи нарушаются или поставщик оказывается несостоятельным, то следует обратиться к выбору нового поставщика. Однако этот шаг должен быть тщательно взвешенным. К новому поставщику следует сразу предъявлять повышенные требования. Считается, что лишиться поставщика легко, труднее найти нового.

Выбор поставщика может проводиться на конкурсной основе. Критериями отбора претендентов могут выступать показатели: ценностной значимости поставок в сопоставлении с их стоимостью; регулярности поставок и их качество. Использование в качестве независимого критерия «цены поставки» не рекомендуется, поскольку низкая цена – это, как правило, низкое качество.

Методы закупки товаров:

1. Прямой метод — метод, предполагающий установление прямых связей с розничными предприятиями;
2. Косвенный метод — метод, предполагающий покупку и продажу товаров через торгово-посредническое звено на основе специального договора с торговым посредником.

Таким образом, непременным условием организации закупочной деятельности торгового предприятия является изучение рынка закупок. Для оценки реальных и потенциальных возможностей поставщиков можно использовать следующие критерии:

1. технические (конкурентоспособность продукции, техническая мощность, прогрессивные технологии, комплексность поставки, ассортимент продукции, постоянство упаковки, наличие дефектов поставляемой продукции и др.);
2. организационно-экономические (доступность продукции, стабильность стиля, условия и сроки поставки, ценовые соображения, удалённость поставщика, финансовое положение);
3. психологические (надёжность поставщика, репутация, трудовые отношения, место нахождения, уровень компетентности);
4. функции и наборы услуг (универсальный, специализированный).

Анализ поставщиков по приведённым критериям позволяет установить оправданные требования по закупке и поставке товаров в торговое предприятие.

Перед тем как сделать окончательный выбор, предприятие-заказчик может попытаться провести переговоры с предпочтительными поставщиками в расчете на получение более благоприятных цен и условий поставок и определить одного или нескольких наиболее подходящих поставщиков. Многие агенты по закупкам предпочитают иметь ряд источников снабжения. В этом случае у них есть возможность не зависеть целиком и полностью от одного поставщика при каких-то неувязках, а также возможность сравнивать цены и эффективность работы разных поставщиков.

В настоящее время хозяйственные взаимоотношения между поставщиками и покупателями устанавливаются и регулируются на базе гражданского законодательства и правовых норм. При этом существенно повышается роль договоров поставки товаров.

Закупкой товаров на предприятии занимается отдел закупок, в который входят менеджеры по закупкам. Менеджеры по закупкам в свою очередь занимаются поиском наиболее выгодных поставщиков продукции по всей стране. Важно найти, изучить и выбрать подходящие в наибольшей степени источники поступления товаров, в которых будет происходить закупка.

На данном предприятии для определения спроса используется следующая практика:

1. запросы и поступление заказов от покупателей;
2. опросы, проводящиеся среди покупателей;
3. отчёты собственных сотрудников;
4. отчёты агентов по сбыту;
5. статистика по сбыту.

Предприятие практикует постоянный устный опрос постоянных клиентов, от которых получает информацию о каких-либо недостатках. Торговые агенты ведут работу по выявлению потребностей покупателей, далее вся информация передаётся в отдел закупок, после чего создается необходимый ассортимент, и определяются поставщики, у которых можно приобрести нужные товары.

Основным критерием выбора поставщиков является отпускная цена товара, продаваемого данным поставщиком. Установлено, что наименьшая отпускная цена товара устанавливается производителем товаров, поэтому специалисты предприятия предпочитают закупать товар, непосредственно у его изготовителя.

Также существенным критерием выбора поставщика является сумма затрат на доставку товара на предприятие. После проведения некоторых расчётов было определено, что цена приобретения (которая складывается из суммы отпускной цены на товар и транспортных расходов на его доставку) получается, как правило, ниже при приобретении товаров у изготовителей товаров, чем у посредников.

Следующим критерием отбора поставщиков является качество продукции.

Таким образом, можно подвести итог, что Общество с ограниченной ответственностью «Интеграл» при выборе поставщиков практикуется на таких критериях отбора как:

1. Отпускная цена;
2. Цена приобретения;
3. Уровень спроса на товар;
4. Уровень качества товара;
5. Степень надёжности поставщика;
6. Время выполнения заказа.

Также с потенциальными поставщиками заключаются договоры. Договора могут заключаться в устной, письменной и нотариальной форме.

Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. Он считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

Договора могут заключаться на 5, 3 и 2 года, на год или другой период времени, например, краткосрочные, сезонные, а также на разовые поставки. Предприятие заключает договоры в установленный срок.

В договоре предусмотрены следующие условия:

1. Дата и заключение договора;
2. Полное наименование сторон, заключивших договор;
3. Цена и общая сумма;
4. Порядок расчётов и поставки;
5. Права и обязанности сторон;
6. Ответственность, которую несут стороны;
7. Разрешение споров;
8. Срок действия договора;
9. Заключительные положения;
10. Юридические адреса сторон;
11. Платежные реквизиты сторон.

Основой успешной коммерческой деятельности является правильный выбор формы договорных связей, продуманное согласование условий договора. После того, как с поставщиком заключается договор или контракт, отдел закупов создает заказ на определённую группу товаров.

Далее менеджер по закупкам, который создал заявку, согласовывает её содержимое с руководителем отдела закупок.

Согласно с данной заявкой на товары отделом закупок создается запрос на продукцию, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку, требуемое количество и сроки поставки. Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на поставку отправляется поставщику при помощи выбранного средства связи:

1. Электронная почта;
2. Торговые агенты данного поставщика.

От поставщика приходит счёт. Далее проводится выполнение обязательств по оплате заказа, в соответствии с условиями договора. Как только обязательства по оплате выполнены, отдел закупок с помощью выбранного средства связи сообщает об этом поставщику, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате.

Поставщик, получая уведомление о выполнении заказчиком обязательств по оплате, отправляет встречное уведомление, в котором указывает сроки, в которые он готов произвести поставку товара. Далее менеджер из отдела закупок контролирует местонахождение и состояние товара в процессе его доставки до конечного пункта. Контроль производится после получения менеджером уведомления, что материал отгружен со склада поставщика.

Для торгового предприятия ООО «Интеграл» вопрос выбора поставщиков является достаточно важным фактором своевременного удовлетворения потребительского спроса. Как известно, от выбора поставщика зависят: издержки, качество, своевременность поставок и многое другое. Все это приводит к необходимости тщательного и кропотливого выбора качественных поставщиков. Как видно из проведенного анализа деятельности предприятия, оно прошло этап отбора поставщиков товарной продукции. Практика произведения закупок в торговом предприятии отработана на высшем уровне.

Оценка и мотивация менеджера по закупкам

Важным аспектом организации работы менеджера по закупкам является разработка и реализация системы мотивации его труда. В ходе разработки компания определяет, какие показатели будут влиять на зарплату менеджеров по закупкам, устанавливает количественные показатели и механизмы расчета заработной платы на основе принятых показателей. После этого компания должна довести свою политику в области оплаты труда до закупщиков и ввести в действие систему мотивации.

Мотивация закупщика должна вытекать из его функциональных обязанностей и полномочий. Система мотивации менеджера по закупкам, как правило, базируется на следующих показателях:

• выполнение плана закупок;
• динамика уровня цен на закупленные товары;
• оборачиваемость закупленных товаров;
• процент выполнения заявок на закупку товаров.

В зависимости от специфики бизнеса к перечисленным выше можно добавить следующие показатели: процент брака в поставляемой продукции, процент не полностью выполненных заявок на ресурсы, процент рекламаций и т. п.

Все показатели системы мотивации закупщика должны быть связаны с теми результатами закупочной деятельности, на которые он реально может влиять (т. е. которые зависят именно от его работы).

Кроме того, эти показатели должны быть важными для конкретного предприятия (например, снижение поступления брака, рост оборачиваемости запасов). Как показывает практика, оклад менеджера по закупкам составляет не менее 50% от общего вознаграждения. Премиальная часть рассчитывается по установленным заранее показателям оценки работы.
В табллице ниже приведены показатели оценки менеджера по закупкам розничной торговой компании (44 — Бузукова Е. Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице. С. 218–219).

Важным показателем оценки менеджера по закупкам является соблюдение им профессиональных этических норм.

Профессиональная этика закупщиков включает такие аспекты взаимоотношений с поставщиками, как:

• соблюдение интересов своей компании;
• конфиденциальность информации;
• честная конкуренция;
• отношение к деловым подаркам от поставщиков.

Для начала рассмотрим критерии, в соответствии с которыми выстраивается логистический цикл:

• Планомерность — обеспечение поступлений товаров соответственно заданному графику.
• Ритмичность — соблюдение определенных временных промежутков, позволяющее выстроить торговые, производственные и складские процессы.
• Оперативность — отслеживание динамики изменений спроса и внесение соответствующих корректировок в планы.
• Экономичность — последовательное сокращение временных и финансовых издержек.
• Централизация — организация контроля за выполняемыми операциями, подразумевающая применение современных технических средств.

Процесс проведения закупок принято делить на 3 операционных типа, состоящих из следующих операций:

• предварительных;
• закупочных;
• заключительных.

В ходе осуществления предварительных операций требуется:

• изучить возможные источники поступления товаров, работ, услуг и их поставщиков, подрядчиков, исполнителей;
• разработать предварительные условия для субъектов закупок, включая способы поставок;
• отобрать поставщиков, подрядчиков, исполнителей, которые отвечают выдвинутым требованиям;
• спланировать процесс торговых процедур.

В процессе закупочных операций необходимо:

• заключить контракты и разовые сделки по поставке товаров;
• скоординировать закупочные мероприятия со складскими работами и процессами сбыта;
• организовать товарную приёмку;
• составить заявки и заказы на поставки, уточнить ассортимент приобретаемых объектов закупок;
• произвести расчёты с поставщиками.

При проведении заключительных операций следует:

• оперативно произвести учёт хода исполнения контрактов;
• в случае необходимости оформить и предъявить штрафные санкции за нарушение контрактных условий;
• осуществлять общий контроль организации закупочной деятельности.

Библиографический список

1. Аванесов, Ю. А.Основы коммерции: Учебник для вузов. Торговля и сфера услуг. / Ю.А. Аванесов и др. — М.: ТОО «Люкс Арт», 2010.- 225 с.

2. Антропов, Ю. Д. Новые виды торгового оборудования: Учебное пособие. / Ю.Д. Антропов и др. — М.: МКУ, 2011.- 106 с.

3.Ануфриев, Н. В. Технология работы магазина: Учебное пособие / Н.В. Ануфриев — М.: Экономика, 2012. — 200 с.

4. Балабанова, Л. В. Оптовая торговля. Маркетинг и коммерция. / Л.В. Балабанова — М.:»Экономика», 2014 . — 225 с.

5. Брагина, Л. А. Торговое дело: экономика и организация: Учебное пособие / Л. А. Брагина — М, 2011. — 302 с.

6. Валевич, Р. П. Экономика торгового предприятия. Учебное пособие /

Р. П. Валевич — М.: Высшая школа, 2012. — 174 с.

7. Голованов, Т. И. Экономическое регулирование товарооборота торгового предприятия: Учебник для вузов / Т. И. Голованов — М.: Дело, 2013. — 225 с.

8. Гончаров, П. Г. Организация торговли продовольственными товарами: учебное пособие. / П.Г. Гончаров и др. — М.: Экономика, 2014. — 305 с.

9. Памбухчиянц, В. К. Организация, технология и проектирование торговых предприятий: учебник для вузов. / В.К. Памбухчиянц — М.: Маркетинг, 2010. — 96 с.

10. Панкратов, Ф. Г. Организация и технология торговых процессов: учебное пособие / Ф.Г. Панкратов и др. — М.: Экономика, 2011. — 159 с.

11. Иванова, Б. Ю. Правила торговли: учебник. / Б.Ю. Иванова — М.: «ИНФО-М», 2010 — 255 с.

12. Соломатин, А. Н. Экономика и организация деятельности торгового предприятия: учебное пособие. / А.Н. Соломатин — М.: ИНФРА-М, 2012. — 302 с.

13. Сухова, А. Н. Организация деятельности торгового предприятия: Учебное пособие / Под общ. ред. А.Н. Суховой. — М.: ИНФРА-М , 2011- 255 с.

14. Гребнев, А. И. Экономика торгового предприятия / под общ. Ред. Проф. А. И. Гребнева, М.: Экономика, 2012. — 105 с.

Совершенствование системы закупок на предприятии необходимо для увеличения объема товарооборота, снижения издержек на закупку и хранение товара, а значит и для улучшения финансового состояния и увеличения эффективности деятельности.
Наиболее высокие затраты связаны с нарушением поставщиками договора поставки, сбоями при доставке товара и несоответствием товара заявленному качеству.
Поэтому предприятию ООО «Нижегородское» необходимо разработать мероприятия по совершенствованию закупочной работы с целью уменьшения издержек обращения и увеличения прибыли.
Исходя из данных, полученных при анализе закупочной деятельности ООО «Нижегородское», можно предложить следующие мероприятия по совершенствованию закупок предприятия:
1. Смена поставщика слабоалкогольных напитков по причине неисполнения нынешним поставщиком ООО «Планета Алко» обязательств по договору поставки, сбоев при доставке товара. Данное мероприятие позволит сократить издержки, связанные с хранением товаров, а также уменьшить убытки, которые получает предприятие вследствие срыва поставок.
2. Изменение способа закупки товаров. Основным способом закупки продукции на предприятии ООО «Нижегородское» является закупка товара мелкими партиями. При таком способе очень высока вероятность заказа избыточного количества товаров и необходимость оплаты всего количества товаров, определенного в заказе. Таким образом, увеличиваются издержки на хранение товаров, возрастает объем порчи продуктов. Также предприятию не всегда легко оплатить все количество товара определенное в заказе. Поэтому для некоторых групп товаров можно производить закупки по котировочным ведомостям. Котировочные ведомости составляются ежемесячно, а по некоторым товарам еженедельно, и включают следующие сведения: полный перечень товаров; количество товаров, имеющихся на складе; требуемое количество товаров. Преимущества данного метода – это ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение, своевременность поставок.
3. Создание отдела, планирующего закупки. Это мероприятие позволит сократить нагрузку менеджера, занимающегося планированием закупочной деятельности, увеличить его производительность труда, а также позволит проводить более тщательный отбор поставщиков, организовывать повседневный контроль исполнения договоров и хода поставок товара.
4. Изменение частоты завоза в магазин кисломолочной продукции и овощей. Остатки кисломолочной продукции и овощей на день завоза довольно велики и составляют. Вследствие этого, а также из-за недостаточной мощности холодильного оборудования увеличиваются потери товаров при хранении. Изменение графика завоза товаров из данных групп позволит сократить издержки на хранение, освободить место на складе для хранения других видов товаров.
5. Использование для доставки товаров, заказываемых мелкими партиями, собственный транспорт. Некоторые виды товаров предприятие закупает по мере необходимости мелкими партиями на оптовых ярмарках. В этом случае предприятию приходится арендовать грузовой транспорт для доставки товара. Приобретение собственного транспорта позволит уменьшить расходы на доставку таких видов продукции в магазин.

Закупочная работа является составной частью и основой коммерческой деятельности предприятий торговли. Цель организации закупочной деятельности у любого предприятия – увеличение прибыли через снижение затрат или увеличение продаж. Одними из наиболее важных этапов организации закупочной деятельности являются определение метода и способов закупки товаров, поиск и выбор оптимальных поставщиков, а также установление хозяйственных связей с поставщиками и контроль осуществления поставок.
В процессе изучения закупочной деятельности предприятия ООО «Нижегородское» были выявлены основные пути совершенствования работы по закупке и предложены мероприятия, направленные на такое усовершенствование.
Расчет экономической эффективности такого мероприятия, как изменение способа закупки товаров показал, что его проведение позволит ООО «Нижегородское» снизить свои расходы на тыс. руб., а также даст резерв для увеличения прибыли за счет высвобождения 19,55 площади.
Расчет точки безубыточности показал, что в результате проведения мероприятия по изменению способа закупки товара критический объем продаж уменьшится и составит 16461,211 тыс. руб.

Актуальность данной работы. Учет закупок в любом предприятии является одним из важнейших составляющих всего процесса производства. От оперативности поставок и качества материалов зависит функционирование производства и, соответственно, самой компании в целом. Также сырье и материалы не должны быть дорогими и сроки поставок должны быть сведены к минимуму, иначе предприятие не получит прибыли, более того, оно может понести убытки.

Особая роль функции закупок с целью их дальнейшей переработки или перепродажи обусловливает распространенность этих процессов для любого предприятия, что делает их влияние на экономику производства существенным, а по каким, то параметрам и решающим.

Предпосылками важности процессов закупки для формирования экономики предприятий являются: эффективность удовлетворения потребностей в материалах, энергии и услугах. Зависит от бесперебойности функционирования предприятия.

Теоретические и практические аспекты организации закупочной деятельности отражены в научных трудах отечественных и зарубежных экономистов: В.Ф. Половцевой, Е.Г. Комковой, В.И. Сергеевой, Л.П. Дашкова, В.К. Памбухциянца, Ф.Г. Панкратова, Т.К. Серегиной и других.

В работах теоретиков закупочной деятельности также важное место занимает организация тендерных закупок. Следует отметить, что большинство из этих трудов рассматривают более детально закупки на тендерной основе лишь в государственном секторе. Ситуация же с закупками ряда коммерческих структур, декларирующих использование конкурсных процедур, также не всегда внушает оптимизм.

Цель данной работы: рассмотреть организацию закупочной работы на коммерческом предприятии.

Предмет данной работы: закупочная работа на коммерческом предприятии.

Объект данной работы: ООО «Столичное».

Задачи, которые необходимо решить в ходе работы:

1. рассмотреть, что такое закупочная деятельность организации;

2. изучить законодательную и нормативно-правовую базу закупочной деятельности;

3. изучить особенности организации закупочной деятельности на предприятии ООО «Столичное»;

4. выявить пути совершенствования закупочной деятельности на предприятии ООО «Столичное».

Структура данной работы: работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

Функции и обязанности отдела снабжения

Все функции, которые выполняет отдел снабжения в организации, можно распределить по трем основным группам.

1. Планирование. Отдел снабжения занимается тем, что изучает нужды предприятия и предложения, имеющиеся в данный момент на рынке, прогнозирует потребность компании в ресурсах, рассчитывает потребность в сырье и материалах, с учетом лимита на отпуск каждому цеху, оптимизирует производственные запасы.

2. Организация. Отдел анализирует различные источники поступления материальных и иных ресурсов, выбирает оптимальный, заключает договора поставки и обеспечивает производственные участки, цеха и отдельные рабочие места всем необходимым. В эту же группу функций входит организация хранения некоторого количества запасов ресурсов, которые могут понадобиться для бесперебойной работы предприятия в течение некоторого времени, если вдруг кто-то из поставщиков не сможет вовремя выполнить поставку.

3. Контроль. Отдел снабжения отслеживает выполнение обязательств по поставкам товаров, осуществляет проверку комплектности и качества поставляемых ресурсов, контролирует движение и наличие запасов на складах. При необходимости, им выдвигаются претензии в отношении поставщиков и логистических фирм, отвечающих за доставку.

На крупных предприятиях работу службы возглавляет начальник отдела снабжения, подчиняющийся коммерческому директору. Руководитель занимается тем, что координирует работу всего отдела.

СХЕМА ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Большинство действий (этапов), которые осуществляются при закупке товарно-материальных ценностей, однотипны:

• расчет потребности в ТМЦ для обеспечения производственного процесса или на проведение неких работ, например, на проведение ремонтных работ, проводимых собственными силами (планирование обеспечения);
• планирование совокупной потребности в закупке запасов (товаров, сырья, материалов, оборудования) для каждого отдельного заказчика (для промышленных предприятий чаще в качестве заказчиков выступают подразделения самого предприятия, но в более широком смысле, особенно для торговых предприятий, заявка может быть направлена на удовлетворение потребности и внешних заказчиков – наших покупателей);
• комплексное планирование поставок (закупок) в целом по предприятию;
• подбор поставщиков, тендерные процедуры;
• поставка ТМЦ (оформление, контроль соблюдения условий поставки, оприходование на учет, …);
• проверка качества поступивших товаров (комиссионно при приемке или в ходе проведения дополнительной проверки, испытаний, сертификации, которая может проводиться как предприятием самостоятельно, так и внешними сертифицирующими организациями).

Но даже когда сама закупка товаров завершена, это еще далеко не окончание процесса обеспечения. Ведь еще надо организовать перемещение товаров до конечного получателя (например, со склада в кладовую, а из кладовой выдать мастеру или бригадиру, который будет проводить работы). Хорошо бы было при этом информировать заказчиков о поступивших товарах, контролировать оперативность получения, доставки, а на следующих этапах – оперативности использования.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Чаще всего эти этапы процесса закупки выполняются последовательно. Но на любом из них может быть откат назад. Например, при проблемах поставки может понадобиться заново искать поставщика. Кроме того, в любой момент может возникнуть что-то, что невозможно было предугадать, например, аварийная ситуация. А значит необходимо быть готовым к срочному внесению изменений во все планы (обеспечения, поставок/закупок), срочному подбору поставщика и осуществления внеплановой закупки ТМЦ.

Каждый из этих этапов крайне важен в общей схеме и имеет свою специфику. Каждый этап должен быть автоматизирован так, чтобы весь процесс закупки работал как единое целое.

Именно такие цели и мысли мы пытались учесть каждый раз, когда меняли схему обеспечения на предприятиях и в торговых организациях. Набили множество шишек, нашли много интересных решений, которые могут быть интересны другим предприятиям, организациям или коллективам внедренцев, работающих на поприще ERP-систем. Идеи, которыми мы можем поделиться, не уместно смешивать в одной статье. Уж больно их много… Поэтому каждому из этапов мы уделили отдельное внимание, описали свой взгляд в отдельных статьях по более узкой тематике: планированию потребности, тендерным процедурам, поставке и т.д.

Сущность, цели и функции закупочной логистики

Закупочная логистика — это деятельность, отвечающая за управление потоком товаров (или сырья) для снабжения предприятия ресурсами в максимально короткие сроки с наибольшей коммерческой выгодой.

Она отвечает на вопросы:

1. Что закупить?
2. Сколько закупить?
3. У кого закупить?
4. На каких условиях закупить?

Любому человеку, думающему как заработать деньги, и решившему открыть свой бизнес в сфере торговли, необходимо заняться организацией закупочной логистики!

Рассматривать закупочную логистику можно с точки зрения расположения ее на трех разных уровнях:

1. Макрологистический — связь между предприятиями, полная цепочка «поставщик — потребитель».
2. Микрологистический — как подразделение предприятия, выполняющее его цели и задачи.
3. Самостоятельная система — закупочная логистика выступает как связь собственных элементов, которые мы более подробно рассмотрим ниже.

Основная цель закупочной логистики — создание надежной системы поставки материальных ценностей в организацию для удовлетворения спроса с максимальной эффективностью (лучшее качество по минимальным ценам).

Можно выделить и более частные цели, за которые отвечает закупочная логистика:

1. Организация беспрерывного потока товаров (сырья) в организацию;
2. Понимание запросов подразделений, использующих закупаемые материалы;
3. Поиск поставщиков и налаживание отношений с ними;
4. Закупка продукции;
5. Обеспечение приемлемой цены и оптимальных условий поставок;
6. Поддержание необходимых запасов;
7. Отслеживание текущих условий на рынке (ожидаемого роста цен, уровня конкуренции в бизнесе, появления нового продукта или сезонного изменения спроса).

Иногда закупочную логистику называют также логистикой снабжения, а на предприятии отдел закупок заменяет служба снабжения. Понятие «снабжение» подразумевает более широкий спектр выполняемых функций, оно отвечает за закупки, экспедирование, складирование и управление запасами.

Снабжение не обязательно занимается закупкой материальных ценностей, например, оно так же может брать их в аренду. Однако, несмотря на эти различия, чаще эти понятия выступают как синонимы.

Похожие записи:

• Инструкция по заполнению налоговой декларации на автомобиль
• Программа «Молодая семья» в 2023 году и какие условия получения
• Все про налоговый вычет на детей