Акт об отсутсвтии работника на рабочем месте

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт об отсутсвтии работника на рабочем месте». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Документ составляет непосредственное руководство сотрудника или другое должностное лицо, например кадровик. Особый бланк для этого не предусмотрен. Для составления можно использовать простой лист бумаги, который заполняется произвольно, но с соблюдением нескольких обязательных правил.

Этап 5. Служебное расследование

Этап, включающий служебное расследование, необходим далеко не всегда. Чаще всего он используется, если вопрос спорный и не понятно, была ли причина прогула уважительной или, скажем, работник отсутствует какое-то время, на связь не выходит, а потому не ясно, прогул это или причина пропуска работы все же уважительная. Дело в том, что дисциплинарный проступок (а прогул – это и есть дисциплинарный проступок) определяется как неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 ТК РФ). За данное деяние работодатель имеет право применить предусмотренные той же статьей дисциплинарные взыскания – от замечания до увольнения. Причем ч. 5 ст. 192 ТК РФ требует, чтобы при наложении дисциплинарного взыскания были учтены тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

Поэтому, если до конца не понятно, виновен ли работник в прогуле, лучше приказом создать комиссию для проведения расследования, которая составит акт служебного расследования. В нем, как правило, указывается все, что удалось установить (и хронология, и способ предъявления требования работнику о предоставлении объяснения, а также ­последующие события и выводы о виновности работника в проступке).

Однако если факт прогула зафиксирован актом, от работника поступила объяснительная записка или заактирован его отказ ее предоставить и ситуация вполне очевидна, проводить расследование не обязательно.

Последствия составления акта

После оформления и подписания документа работнику адресуется уведомление об объяснениях причин, по которым его не было на работе. На это дается срок в два дня.

Если отсутствие имело веские основания, например, он попал в ДТП, то наказание не следует. Для этого необходимы доказательства аварии. Например, это протокол, составленный сотрудником ГИБДД.

Если отсутствие работника на смене было вызвано причинами, которые работодатель посчитал за неуважительные, на человека налагается дисциплинарное взыскание, которое должно соответствовать ТК РФ. По закону, ст. 192 предусмотрены виды взысканий на наемный персонал в случае нарушений. Всего три вида:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

С точки зрения квалификации действий сотрудника, который не явился на работу без уважительных причин, это деяние называется прогулом. Руководитель может его уволить, но закон не предъявляет императивного требования к этому действию. Поэтому, на свое усмотрение начальник может вынести замечание, а также выговор.

Вопрос о том, кто обязан составить акт о прогуле, на законодательном уровне не регулируется. Это значит, что строго не определено конкретное должностное лицо, которое формирует документ. Из общей практики бумагу может оформить:

• непосредственный руководитель отсутствующего работника;
• коллега;
• кадровый работник;
• юрист организации;
• секретарь организации и т. п.

Акт об отсутствии работника на месте работы содержит следующую информацию:

• наименование учреждения, адрес его местонахождения;
• наименование документа;
• номер по регистрации и дата формирования;
• Ф.И.О., должность лица, оформившего бумагу;
• Ф.И.О., должности присутствующих в процессе составления сотрудников;
• подписи всех указанных лиц, свидетельствующих о факте нахождения вне рабочего места;
• Ф.И.О., должность отсутствующего работника;
• описание ситуации, связанной с нарушением;
• указание длительности отсутствия работника.

Дата оформления акта о прогуле совпадает с датой самого проступка, то есть составить документ нужно по факту нарушения.

Бланк следует подписать не менее чем двум свидетелям. Это значит, что подписывает документ как его непосредственный составитель, так и еще как минимум два коллеги. В таком случае в процессе судебного разбирательства документ будет иметь большую юридическую значимость.

Работник, получивший дисциплинарное взыскание по материалам акта, может не согласиться и направить исковое заявление в суд, оспаривая факт прогула. В этом случае, если акт составлен с нарушениями, взыскание может быть отменено. Еще одна причина, по которой бумага может утратить свою силу, — доказательство сотрудником уважительности причины отсутствия.

Частыми ошибками при составлении акта являются:

• нет указания на период отсутствия (время ухода, прихода);
• нет даты отсутствия;
• отсутствуют удостоверяющие подписи свидетелей.

В каких случаях отсутствие работника не считается прогулом?

Не каждое отсутствие на работе может считаться прогулом. В ТК РФ прописаны случаи, когда человека нельзя уволить за то, что он не ходит на работу. Это:

• болезнь сотрудника. Период невыхода должен быть подтверждён соответствующим документом из медучреждения;
• отпуск, в связи с тем, что работнику нужно сдать промежуточную или итоговую сессию, защитить диплом. Основание подтверждается бумагой из учебного заведения;
• необходимость посещения человеком правоохранительных или следственных органов, суда. Оправданием служит повестка;
• некоторые форс-мажорные обстоятельства. Например, стихийное погодное явление.

Что закон считает прогулом

Согласно Трудовому закону, прогул – это отсутствие работника на его рабочем месте в течение всего рабочего дня либо в течение 4 часов подряд без имеющейся на то уважительной причины. Прогул является серьёзным нарушением трудовой дисциплины со стороны работника. Работодатель вправе наказать сотрудника за прогул вполне конкретными санкциями: выговор, замечание и увольнение. Закон о труде не предусматривает в качестве меры взыскания штраф ни за один из проступков подчинённого. Штрафовать нельзя по закону. О применении к работнику санкции администрацией предприятия выносится приказ со ссылкой на настоящий акт.

Также документ может быть составлен в случае опоздания работника или в случае его длительного отсутствия, не считающегося прогулом. Составляется акт на усмотрение работодателя.

об отсутствии на работег. «» 2022 г.

Время составления акта: час. мин.

Мы, нижеподписавшиеся: , в присутствии составили настоящий акт о нижеследующем:

«»2022 г. отсутствовал на работе с час. мин. до час. мин. в течение рабочего дня (всего час. мин.).

Сам свое отсутствие на работе мотивировал следующими обстоятельствами и в подтверждение предъявил следующие документы .

Время в акте указано московское, в чем и расписываемся:

Уважительные причины отсутствия, по которым нельзя уволить

Жизненная ситуация может сложиться так, что работник вынужден отсутствовать на предприятии по независящим от него причин. В этом случае говорить о прогуле нельзя, и за такую неявку на работу уволить его не получиться.

В связи с этим, обнаружив отсутствие работника компании, ответственное лицо прежде всего должно попытаться с ним связаться и выяснить все обстоятельства и причины не появления сотрудника на месте. Использовать при этом можно все доступные средства связи — телефон, телеграмма, письмо, выезд к нему на дом.

Список причин, которые могут быть признаны уважительными, строго не закрепляется законодательством, к ним относятся:

• Сдача крови в качестве донора;
• Заболевание или травма сотрудника предприятия или членов его семьи;
• Исполнение работающим на предприятии человеком гражданских или общественных обязанностей в предусмотренных законом случаях (вызов в качестве свидетеля, присяжного и т.д.);
• Аварии транспортных средств на дорогах;
• Административное заключение;
• Стихийные бедствия и катастрофы;
• Опоздание в связи с задержкой общественного транспорта.
• Остановка выполнения трудовых обязанностей работником из-за невыплаты зарплаты более полугода при предварительном уведомлении руководства фирмы об этом.
• Выход на работу сотрудника по старому графику, если он предварительно не был уведомлен об этом в письменном виде с обязательным проставлением визы.

Фиксируем факт отсутствия на рабочем месте

Есть несколько ситуаций, когда отсутствие сотрудника на работе признается прогулом. При этом длительным прогулом считают случай, когда работник в течение нескольких дней, месяцев или лет не появляется на рабочем месте и не предоставляет работодателю информацию о причинах своего отсутствия.

Прогулом считается ситуация, когда работник:

• отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (подп. «а» п.6 ч. первой ст.81 ТК РФ;
• отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (подп. «а» п.6 ч. первой ст.81 ТК РФ;
• самовольно использовал дни отгулов или ушел в отпуск (подп. «д» п.39 постановления Пленума ВС РФ от 17 марта 2004 г. №2);
• прекратил работу без уважительной причины до истечения срока предупреждения об увольнении (ч. первая ст.80, ст.280, ч. первая ст.292, ч. первая ст.296 ТК РФ);
• самовольно прекратил работу без уважительной причины до истечения срока действия срочного трудового договора (ст.79 ТК РФ).

В первые дни невыхода сотрудника на работу работодатель не сразу может разобраться, отсутствует он по уважительной причине или прогуливает. Когда нет уверенности в том, что работник болеет, первую неделю его отсутствия имеет смысл составлять акты о неявке на работу ежедневно, в дальнейшем можно ограничиться актом об отсутствии работника в течение недели. Составлять такой документ можно, например, по пятницам. Законодательством этот вопрос напрямую не урегулирован, поэтому руководствуйтесь здравым смыслом и судебной практикой.

В табеле учета рабочего времени с первого дня отсутствия сотрудника ставьте код «НН», означающий неявку по невыясненным причинам, если вы применяете унифицированные формы (). Впоследствии, после того как будет установлен факт прогула, измените отметку на код «ПР» ( , утвержденный ).

Оформляем увольнение за прогул

Убедившись, что работник действительно прогуливает, можете оформлять увольнение. Следует написать служебную записку на имя руководителя организации, в которой подробно изложить все обстоятельства, позволяющие квалифицировать отсутствие сотрудника именно как прогул. Приложите все имеющиеся документы: акты об отсутствии работника, уведомления о вручении писем или отказе от их получения, служебные записки, проясняющие обстоятельства неявки, и т. д.

В приказе об увольнении, трудовой книжке и личной карточке запись об основании увольнения должна точно повторять формулировку Трудового кодекса ().

Днем увольнения работника будет дата издания приказа об увольнении (образец ниже). Также существует мнение, что датой увольнения может быть последний день работы сотрудника, предшествующий первому дню прогула (). Но такой подход является менее логичным и влечет больше рисков для работодателя.

Дисциплина требует находиться на рабочем месте в течение всей смены, а если нужно отсутствовать — договариваться с начальством или предоставлять документальное подтверждение законности пропуска рабочего времени. Однако на практике довольно часто встречается такое нарушение рабочего распорядка как отсутствие без законных оснований или, проще говоря, прогул.

С точки зрения трудового законодательства прогулом является отсутствие гражданина на работе в течение 4 часов и более. Для фиксации прогула важно, что «прогульщик» никак не может обосновать законность отлучки. Например, не может предоставить лист нетрудоспособности или справку о вызове в правоохранительные органы. Если работодатель намерен наказать его или даже уволить за пренебрежение дисциплиной, готовится акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте.

На практике к составлению подобной бумаги прибегают редко и только в исключительно «запущенных» ситуациях. К примеру, если гражданин многократно прогуливает и вдовесок плохо работает. В большинстве же ситуаций — при опозданиях, необходимости отлучиться на несколько часов и схожих вариантах — работник просто договаривается с начальником.

Что происходит после составления акта

Прогул — основание для дисциплинарного наказания, а в отдельных случаях — для расторжения трудового довогора. Готовый акт с указанием причины прогула или её отсутствия доводят до отдела кадров или директора организации. Решение остаётся за ними. Прогульщику могут сделать выговор, лишить премии или уволить. Последнее — крайняя мера, которую применяют только при многократных нарушениях.

Работник может предъявить документы, доказывающие, что он отсутствовал по уважительной причине. Например, лист нетрудоспособности. В таком случае акт признают недействительным и не будут доводить его до отдела кадров или руководства. В спорных ситуациях, когда сотрудник считает, что прогул зафиксирован неправомерно, или работодатель не считает предъявленные документы достаточным основанием для отсутствия, стороны могут обращаться в госинспекцию или суд.

Что считается прогулом

Законодательство РФ регламентирует, что прогул – это пропуск работником работы больше 4-х часов подряд без сообщения руководителю. Главным отличием прогула является тот факт, что, как правило, работник не способен, или не имеет желания написать письменную причину пропуска работы. Учитывая, что прогул является дисциплинарным нарушением, отображенным при заключении трудового соглашения, возникает необходимость в наложении дисциплинарного наказания, согласно ст. 192 ТК РФ (замечание, выговор и даже увольнение). Однако, для наложения взыскания необходим документ, подтверждающий факт прогула. Поэтому, в результате отсутствия объяснительной записки, прямой начальник работника обязан оформить акт.

Что же относится к прогулу без уважительной причины?

• Пропуск работником работы полного рабочего дня, не зависимо от его длительности.
• Опоздание работника на работу более 4-х часов подряд.
• Уход с предприятия без сообщения руководству о разрыве трудового контракта по собственному усмотрению, или до окончания срока отработки при увольнении, или до окончания срока контракта (при срочном трудовом соглашении).
• Самостоятельный уход в отгул, а также самостоятельный уход в основной или добавочный отпуск.

Однако к прогулу не относится использование сотрудником дней отдыха, при незаконном отказе руководителем в предоставлении такого отгула (к примеру, при сдаче крови в качестве донора).

Как составить акт отсутствия на рабочем месте

Акт обычно заполняется по стандартной форме и при составлении не должен вызывать затруднений. Документ состоит из:

1. Шапки.
2. Состава комиссии.
3. Содержательной части.
4. Подписей комиссии.
5. В «шапке» – посередине страницы записывается название документа(«Акт») с кратким отображением его сути (в данном примере «об отсутствии (прогуле) сотрудника на работе). Ниже отображается город, где расположено учреждение, составляющее акт и дата его заполнения.
6. Затем перечисляется состав членов комиссии с указанием их фамилий, имен и отчеств, и занимаемых ними должностей.
7. В содержательной части вносятся сведения о работнике (Ф.И.О – полностью и занимаемая им должность), на которого заполняется акт. При этом требуется четко отобразить дату пропускаи время, если этот пропуск обозначен часами отсутствия, с отображением времени начала и конца пропуска работы. Также надо отобразить причину, по которой работником был совершен пропуск. При отсутствии объяснений, этот факт также требуется отобразить в акте.
8. В заключении требуется поставить подписи, участников оформленного акта, в том числе и подпись прогульщика.

Если прогульщик не согласился с оформленным документом, он вправе искать защиту своих интересов в трудовой инспекции или судебных органах. Практика таких обращений, иногда приводит к отмене зафиксированного прогула и соответствующего дисциплинарного взыскания.

Возможные причины отмены зафиксированного прогула и составленного акта:

• В составленном документе нет данных о причине пропуска, а также доказательства пропуска работы более 4-х часов подряд (отсутствуют свидетельские подписи)
• Работник допустивший пропуск отказался подписать акт и этот факт не отображен в документе.
• После оформления акта сотрудник предоставил руководству материалы, подтверждающие уважительную причину отсутствия на рабочем месте.

Инструкция по оформлению акта

Акт об отсутствии работника на рабочем месте составляется в свободной форме либо в форме, унифицированной на предприятии, так как законодательством никак не определен четкий вид документа. Главными условиями составления акта является наличие минимум двух свидетелей, которые подписывают документ, и оформление его специальной комиссией.

В акте об отсутствии работника на рабочем месте должна быть указана следующая информация:

• данные о каждом участнике комиссии;
• персональные данные работника, в отношении которого составляется акт, а также наименование его должности;
• любые данные о том, какие были приняты меры о выяснении местоположения не явившегося на работу сотрудника, в том числе, выписки телефонных звонков;
• причины нарушения, если они стали известны до появления работника на территории организации;
• итоги работы руководства и иных работников, которые выясняли обстоятельства прогула;
• длительность отсутствия сотрудника с начала рабочего времени, включая периоды установленных трудовым договором перерывов;
• адрес составления документа;
• дата оформления акта неявки;
• подписи участников комиссии;
• подпись руководителя структурного подразделения и/или руководителя организации;
• подписи свидетелей с расшифровкой.

Несмотря на произвольность при составлении акта, в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

1. Название организации с основными реквизитами: адрес, ОГРН, ИНН, КПП. Если бланк фирменный, нужные сведения уже указаны на нем.
2. Название документа.
3. Дата составления и присвоенный номер регистрации.
4. Место и время оформления.
5. Информация об уполномоченном лице, подготовившем акт.
6. Информация о свидетелях (ФИО, должности).
7. Сведения о прогульщике и точное указание рабочего места, на котором он отсутствовал более половины рабочего дня.
8. Установление факта конкретного нарушения (нарушение дисциплины).
9. Точное, вплоть до минуты, время и дата отсутствия прогульщика.
10. Подписи присутствовавших при составлении акта свидетелей и уполномоченного лица.
11. Отметка об отказе от подписания с заверением записи свидетельскими подписями, либо подпись самого прогульщика.

Похожие записи:

• Как проверить, правильно ли вам начислили пенсию
• Покупка квартиры с мебелью. Как правильно оформить
• Квота на РВП: зачем нужна и как ее получить в 2022 году