Штатная численность службы документационного обеспечения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Штатная численность службы документационного обеспечения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Широко известна формула оптимальной загруженности кинотеатра: для получения максимальной прибыли кинотеатр должен быть заполнен на 80%. То есть если заполненность кинозала низкая, следует уменьшать цену, но если в кассу выстроились очереди, нужно срочно увеличивать цену на билет, чтобы достичь оптимальной заполненности в 80%.

Сколько сотрудников должно работать на фронт-линии?

Аналогичная ситуация складывается и с сотрудниками фронт-линии банковских офисов — среднемесячная загруженность офиса должна составлять около 80%, для того чтобы иметь резерв в 20% для пиковых ситуаций, когда в офис пришло больше клиентов, чем обычно. Если же среднемесячная загруженность около 40% — пора задуматься о сокращении численности персонала и экономии средств. Существуют различные методы расчета численности, какой же выбрать?

Рассчитываем, сколько сотрудников склада должны выходить в смену при шестидневном режиме работы с одним выходным днем.

Сначала нам нужно рассчитать объем работы на одну смену.

Это несложно — при шестидневной неделе склад работает в сентябре 26 дней.

Делим месячный объем на количество смен, получаем объем отгрузки за одну смену — 39288/26=1511 — столько единиц товара склад должен отгрузить в сентябре за одну смену.

Смена длится 8 часов, для того чтобы понять, какой объем сотрудник склада осилит за 8 часов, умножаем норму выработки (52 единицы товара в час) на количество часов в смену (8).

52*8=416 единиц товара сотрудник успеет отгрузить за 8 часов

Ну а дальше все совсем просто — есть объем на смену (1511 единиц товара), есть норма выработки на смену (416 единиц товара на одного сотрудника) — 1511/416=3,6 сотрудников на смену, из чего следует, что целесообразно выводить в смену 4-х сотрудников склада.

Возможно, нагрузка будет неравномерно распределена по сменам, тогда в какие-то дни нам хватит 3-х, а в другие дни будут загружены 4 сотрудника.

Итак, задача решена — в смену длительностью 8 часов при шестидневной рабочей неделе, в зависимости от нагрузки, нам нужно 3 или 4 сотрудника.

Расчет на основе «фотографии рабочего дня»

Под фотографией рабочего дня понимается изучение распределения рабочего времени непрерывным наблюдением – измеряются все без исключения действия конкретного человека на протяжении всего рабочего дня. Такой метод оценки впервые был введен в практику Ф. Тейлором в 1882 году.

Руководитель службы ДОУ с помощью «фотографий рабочего дня» своих сотрудников может доказать руководству высокую нагрузку на каждого из них, с ее помощью можно найти варианты перераспределения выполняемых функций, в т.ч. путем приема на работу новых сотрудников.

Учет рабочего времени ведется не менее 5 рабочих дней по производственным операциям (непосредственные служебные функции), непроизводственным операциям (вспомогательные операции, без которых невозможен производственный процесс) и с учетом времени на отдых и личные потребности. Каждый день заполняется новый бланк «фотографии рабочего дня» для каждого сотрудника службы ДОУ.

Не всегда регламентированные бизнес-процессы позволяют оптимизировать управление компанией, принадлежащей к холдингу. Сложности, в том числе с численностью персонала, наступают тогда, когда регламенты бизнес-процессов могут соблюдаться, но входы в бизнес-процессы не соответствуют плановым и зависят от работы других подразделений, на которые не распространяются регламенты и управление данной структурой. Например, когда подразделение подчинено задачам реализации продукции, но самоналичие продукции на складе в соответствующем объеме, ассортименте, в соответствии со сроками и т. д. не может быть спланировано достаточно точно.

При этом персонал, работающий в подразделении, должен в рамках существующих процессов максимально эффективно осуществлять свою деятельность.

В данном случае процесс оптимизации численности должен опираться на расчет существующей вариативности при неопределенных входах и жестко заданных показателях на выходе бизнес-процессов.

Суть данного метода

Метод основан на:

• Выявлении всех факторов, которые влияют на вариативность процесса и конечный результат;
• Определении границ вариаций по каждому параметру;
• Определении веса параметра с точки зрения простоты реализации продукции при его отклонении;
• Определении производительности труда при разном сочетании возможных вариаций и разном соответствии (в %) текущих процессов или продукции нормальной, соответствующей заказам;
• Определении производительности труда сотрудников разной категории при разных отклонениях, вариациях ключевых параметров.

В данном случае оптимальный размер численности будет подчинен тому, насколько вход в процессы соответствует запланированному и каковы вариации (% отклонения входа от запланированного по разным критериям). То есть при рассмотрении процесса реализации продукции будет опираться на такие показатели, как:

1. План выпуска;
2. Процент несоответствия реально поступившей продукции плановой продукции;
3. Процент продукции, соответствующей полностью;
4. Критерии, определяющие несоответствие, их влияние на срок реализации и процент отклонений от них в реальном процессе;
5. Срок реализации при разном проценте соответствия сотрудниками с разной компетентностью;
6. Другие (внутренние) факторы, влияющие на производительность труда.

Плюсы данной системы расчета численности

• Данная система расчета численности идеальна в ситуации, когда реальная ситуация серьезно отличается от плановой и при этом стоит вопрос оптимизации численности.
• Такая система подходит в первую очередь для структур, занимающихся реализацией продукции, поступления и параметры которой не всегда можно четко контролировать, а также для производственных структур, испытывающих высокую зависимость от поставок сырья и его параметров.
• Данная система оценки может быть использована для расчета численности даже при перепрофилировании бизнес-структуры, так как учитывает формальные и ключевые переменные, влияющие на производительность труда и позволяющие увязать переменные, производительность, бизнес-процессы и численность.

Минусы данной системы расчета

• Данная система расчета опирается на значительное количество переменных, сбор которых на начальном этапе выполнения проекта требует временных затрат от внутренних служб, в первую очередь от отдела аналитики.
• Данный расчет требует мониторинга данных параметров.
• Составление формулы расчета на основании полученных вариаций и оценки их веса является сложной аналитической процедурой и требует от тех, кто этим занимается, комплексного видения ситуации системного мышления.

Необходимые ресурсы для выполнения проекта

• Заполнение всеми руководителями, входящими в состав структуры, анкеты с указанием объективных, необходимых для расчета данных.

Руководитель должен владеть информацией о требуемых для расчета показателях.

• Предоставление общих данных с пояснениями по бизнес-процессам структуры.

Что такое списочная и среднесписочная численности работников

Среднесписочная численность работников (ССЧ) – это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитываются только те сотрудники, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.

Списочная численность – более широкий показатель. При подсчете учитываются не только наемные сотрудники, но и совместители, работники по договору ГПХ, отпускники и сотрудники на больничном. Важно: человек должен проработать в организации больше одного дня.

Если сотрудник в компании относится к числу внутренних совместителей или имеет большой одной ставки, для данного показателя он считается как один человек – в соответствии с основной работой. Если сотрудник внешний совместитель, его не учитывают в списочной численности.

Как рассчитать оптимальную численность сотрудников: 3 шага

1. Определяем нормативную численность

Данные для расчётов нужно запросить у руководителей структурных подразделений. Далее для расчёта оптимальной численности персонала можно воспользоваться формулой:

Н = V /(Фр.в × Впл × Квн).

Где:

V — плановый объём работ;

Фр.в — фонд рабочего времени на планируемый период;

Впл — плановая выработка на одного сотрудника;

Кв.н — плановый коэффициент выполнения норм.

Пример. В отделе продаж трудится 25 менеджеров. Руководство задумалось о сокращении штата. Нужно определить, насколько это целесообразно. Рассчитаем, как сработал отдел с января по июнь 2020 года. За объём работ (V) в данном случае можно принять объём продаж. Он составил 680 500 000 рублей.

Фр.в = 906 часов;

Впл = 33 300 рублей;

Фактическая выработка за аналогичный период 2019 г. — 32 900 рублей.

Кв.н = 33 300 : 32 900 = 1,01.

Н = 680 500 000: (906×33300×1,01) = 22,33 человек.

Таким образом, штат отдела можно сократить на двух — трёх человек.

Полученные значения не являются эталонными. И скоропалительные решения о сокращении или найме принимать не стоит.

2. Корректируем нормативную численность

Под нормативной численностью понимают количество сотрудников в идеальных условиях — без учёта больничных и отпусков.

Штатная численность необходима для определения количества человек, которые потребуются для замены отсутствующих сотрудников.

Её рассчитываю по формуле:

Шч = Н × Кн.

Где:

Н — нормативная численность сотрудников;

Кн — плановый коэффициент невыхода сотрудников на работу.

Плановый коэффициент рассчитывается по формуле:

Кн = 1 + Дн.

Дн — доля невыходов сотрудника на работу в общем фонде рабочего времени по производственному календарю.

3. Рассчитываем количество руководителей и их замов

Численность руководства и рядового персонала должна быть пропорциональной. Нужно посчитать, сколько сотрудников находится в подчинении у каждого линейного менеджера, а также сколько основных сотрудников приходится на одного бухгалтера и юриста компании.

По нормам управляемости есть нормативы:

5 ± 2 — прямых подчинённых для руководителя верхнего уровня;

7 ± 2 — для руководителя среднего звена.

Гармоничной считается структура компании, где на 30% руководителей приходится 70% исполнителей.

Можно прибегнуть и к другим методам.

1. Метод Дельфи. Предполагает использование экспертных оценок. Учитывается мнение группы людей по той или иной рабочей ситуации. Их позиции и выводы последовательно объединяются, а на основе проведённого анализа выносится решение.
2. Бенчмаркинг. Нужно изучить практику конкурентов. Если модель вам подходит, её можно скопировать, внеся необходимые корректировки.
3. Формула Розенкранца. Количество типовых работ, выполняемых руководителем (совещания, подписание договоров, переговоры с поставщиками и т.п.) нужно умножить на среднее время, затрачиваемое на одну операцию. Результат нужно разделить на количество рабочих часов в месяц и сделать поправку на перерывы и срочные неотложные дела. Обычно повышающий коэффициент берут равным 1,5.

Индикаторы эффективности работы (показатели) для разных отраслей и сфер неодинаковы. Их определяет вид бизнеса, приоритеты руководителя. Но существует ряд характеристик, востребованных во многих отраслях. Для них установлены формулы расчета.

Оценку работы компании помогают выполнить следующие общие параметры:

1. Производительность. Она измеряется как отношение результата труда к затраченному времени (например, количество заключенных сделок в месяц).

2. Функциональность. Это соответствие выполненных сотрудниками действий установленным правилам и инструкциям (например, сколько мероприятий проведено).

3. Эффективность. Ее определяет соотношение полученного результата к затраченным средствам (например, объем прибыли по сравнению с количеством вложений в рекламу).

Как правильно оценить выполнение КРI

На каждом уровне для правильной оценки полученных показателей нужно выполнить следующие шаги:

1. Сравнить запланированные показатели с полученными. Если индикаторы КРI не выполняются, стоит проанализировать причины, т.к. возможны факторы, не зависящие от сотрудника. В таком случае корректируют показатели.

2. Проанализировать причины как отрицательных, так и положительных отклонений.

3. По результатам оценки разработать соответствующий план мероприятий по углублению полезного эффекта, возможной коррекции показателей. При этом важен диалог между руководителем и сотрудниками.

4. Проверить возможные ошибки в расчете КРI для оценки правильности материального стимулирования, скорректировать размер вознаграждения.

5. Разработать и утвердить порядок, регламентирующий расчет премий сотрудников.

Виды численности персонала

Вам нужно знать, что существуют различные типы численности сотрудников, которые по-разному отражаются в налоговой декларации и других отчетах.

Виды численности сотрудников:

1. Нормативная численность.

Определяется нормами труда и объемом необходимых к выполнению работ. Ее значение должно быть идеализировано.

2. Плановая численность.

Она чуть более реалистична относительно текущего времени, чем нормативная, но все же приближена к ней. На такую численность влияют факторы производительности труда, переменчивая специфика самой организации.

3. Штатная численность.

В состав входят лишь те сотрудники, которые установлены штатным расписанием предприятия. К ним не относятся сезонные работники.

4. Фактическая численность работников.

Устанавливается на конкретную дату и включает всех фактически работающих на предприятии сотрудников.

5. Явочная численность.

Включает всех тех сотрудников, которые находятся на своем рабочем месте.

6. Среднесписочная численность.

Такой показатель высчитывается за отчетный период в виде среднего значения количества сотрудников, выполнявших работу полный или неполный день, относительно отработанного ими времени.

В условиях рыночной экономики учет нормы численности (НЧ) применим в следующих случаях:

• при необходимости оптимизировать численность (например, если требуется сократить работников);
• при неравномерной загрузке производства (в случае сезонных пиков и спадов);
• при совершенствовании технологических процессов (когда благодаря новому оборудованию производительность одного рабочего значительно повышается);
• при планируемом росте объемов производства;
• при открытии нового подразделения.

Несмотря на изменившиеся обстоятельства, базовое понятие сохраняется: численность работников определяется по нормам.

Попробуем разобраться, как это работает, на двух типичных примерах:

1. рост объема (вариант 1);
2. новое подразделение (вариант 2).

Задача 2. Определить численность рабочих по трудоемкости производственной программы

Рассчитать плановую численность рабочих на основе данных о трудоемкости выполнения отдельных видов работ. Годовой эффективный фонд рабочего времени одного среднесписочного рабочего – 1675 час. Другие исходные данные приведены в таблице ниже.

Показатели	Значения показателей
Производственная программа предприятия, тыс. шт. / год	70
Трудоемкость выполнения отдельных видов работ в расчете на одно изделие, нормо-часов:
токарных	15
сверлильных	21
фрезерных	11
шлифовальных	7
сборочных	23
средний процент выполнения норм,%	108

Похожие записи:

• Резидент и нерезидент иностранец: как определить и для чего это важно
• Единый налоговый счет: как платить налоги и взносы в 2023 году
• Сформировать больничный и отправить расчет