Что такое обособленное подразделение. Объясняем простыми словами
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое обособленное подразделение. Объясняем простыми словами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Налоговое законодательство кроме понятия «обособленное подразделение», которое подробно рассмотрено нами в данной статье, предусматривает также «обособленное подразделение, имеющее отдельный баланс» и «обособленное подразделение, имеющее отдельный баланс, расчетный счет и начисляющее выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц».
Оборудованность рабочего места
Оборудованным следует считать рабочее место, функционально приспособленное для осуществления вида деятельности, для которого оно создается, и пригодное для нахождения на этом месте работника.
Оборудование рабочего места может подтверждаться в т.ч. документами о материальной ответственности, содержащими указания на конкретное имущество, вверяемое работнику. Необходимое для работы имущество может быть передано под отчет работнику и по акту инвентаризации.
Если к оборудованию рабочих мест предъявляются специальные требования, без соблюдения которых ведение деятельности невозможно (запрещено), при отсутствии установленных законодательством документов наличие оборудованных стационарных рабочих мест само по себе не приводит к образованию обособленного подразделения организации.
Вместе с тем некоторые судебные инстанции продолжают настаивать на следующем: под оборудованием стационарных рабочих мест в обособленном подразделении подразумевается не только создание всех необходимых для исполнения трудовых обязанностей условий, но и само исполнение таких (трудовых) обязанностей (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 20.06.2007 N Ф08-3590/2007-1449А по делу N А63-9693/2006-С4, Девятого арбитражного апелляционного суда от 08.10.2007 N 09АП-10255/07-АК по делу N А40-10267/07-141-57).
Закрытие обособленного подразделения
Для того чтобы снять закрываемое (ликвидируемое) обособленное подразделение с налогового учета, надо подать в ИФНС по месту нахождения самой организации сообщение по форме N С-09-3-2. Сделать это надо в течение трех рабочих дней со дня:
- принятия решения о ликвидации филиала или представительства (пп. 3.1 п. 2 ст. 23 НК РФ). Такое решение может принять совет директоров (коллегиальный исполнительный орган) АО или общее собрание участников (единственный участник) ООО (пп. 14 п. 1 ст. 65 Закона N 208-ФЗ, ст. 5, пп. 2 п. 2 ст. 33, ст. 39 Закона N 14-ФЗ);
- издания руководителем организации приказа о закрытии ОП, которое не является филиалом или представительством (пп. 3.1 п. 2 ст. 23 НК РФ).
Чем отличаются разные виды обособленных подразделений?
Филиал может вести ту же деятельность, что и головная организация, а представительство только представлять и защищать интересы головной организации. Информация о филиалах и представительствах организации, в отличие от иных обособленных подразделений, должна быть в ЕГРЮЛ (п. 3 ст. 55 ГК РФ, подп. «н» п. 1 ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ).
Порядок постановки и снятия с учета в налоговых органах также отличает филиалы и представительства от иных подразделений. Минус филиалов и представительств то, что по ним могут провести самостоятельную выездную налоговую проверку. Иные подразделения проверяют только в рамках проверки головной организации (пп. 2, 7 ст. 89 НК РФ).
Налоговый орган по месту нахождения филиала, представительства поставит его на учет на основании информации, которую предоставит налоговая по месту учета головной организации.
Отличия филиала от обособленного подразделения
Филиал – обособленное подразделение юридического лица, находящееся на другой территории и выполняющее какие-либо обязанности головного предпрития. Решение о необходимости создания филиала принимается собственниками юрлица. Информация о наличии филиалов, их адресах и прочих показателях, обязательно отражается в ЕГРЮЛ, дополнительно сообщать о них в ФНС не требуется.
Филиалу позволено осуществлять коммерческую деятельность через собственный банковский счет, а также играть роль представительства. Работа филиала фиксируется в собственном бухучете, но отчетность, где показана работа всех филиалов, в ФНС предоставляется головным предприятием.
Обратите внимание
Отличие филиала от обособленного подразделения: выполняет обязанности головного предприятия, представительства и вносится в ЕГРЮЛ.
Ответственность за нарушение порядка регистрации обособленного подразделения
Открывая обособленное подразделение ООО может нарушить целый ряд законов и правил. Чтобы этого не произошло, проще всего пройти всю процедуру под контролем налогового консультанта или организации, оказывающей услуги бухгалтерского консалтинга.
Важно обратить внимание на следующие ключевые моменты:
- Приказ об открытии обособленного подразделения по срокам должен максимально совпадать с арендой помещения и наймом руководителя, чтобы не возникло проблем с определением даты начала фактической деятельности.
- Сообщение о создании обособленного подразделения подают только при создании простого ОП. На это отведен месяц. Размер штрафа, начисляемого если не успеть сообщить вовремя или забыть – 200 рублей.
- Заявление об открытии обособленного подразделения для учета в ФНС передают не медленнее, чем за месяц с начала работы. НК за превышение срока предусмотрен штраф 10 000 рублей, а за ведение бизнеса без учета – 10% от доходов, но не меньше 40 000 рублей. Хотя к ОП подобные санкции, как правило, не применяют, ограничиваясь штрафом в 200 рублей, лучше сделать все вовремя. Начисленный штраф более двухсот рублей, можно опротестовать в суде. Прецеденты выигрыша подобных дел достаточно часты.
- За несвоевременный учет в ФСС предусмотрен штраф 5 000 рублей, если заявление об открытии обособленного подразделения было подано менее чем через 90 календарных дней, далее штраф – 10 000 рублей.
- Если компания на УСН открыла территориально обособленное подразделение, наделенное функциями филиала, то она автоматически утрачивает право на применение упрощенки. Если деятельность на ней велась, то следует доначислить налог на прибыль и НДС, предусмотренные ОСНО, с начала квартала, когда ОП начало деятельность. Самый проблемный НДС – его должны уплатить клиенты, которые уже получили услугу или купили товар без надбавки. В случае их отказа от доплаты, возместить ущерб придется компании за свой счет. Далее головная организация обязана применять ОСНО.
- На ЕНВД обособленное подразделение претендовать не может, так как с 1 января 2021 года такой режим налогообложения упраздняется. Организации, которые его применяли ранее обязаны перейти на УСН или ОСНО. Если у ООО есть филиалы, то ей доступен только переход на ОСНО.
Создали или нет: возможные ситуации
Вопрос о создании ОП кажется простым для тех, кто уверен, что – это обособленное предприятие. Но лишь до момента появления спорных моментов. А они действительно могут быть. Чаще всего на практике сталкиваются со следующими вариантами (см. таблицу).
| Попытка создания ОП | Почему ОП не создано |
| Персонал оформлен по гражданско-правовым договорам | ОП не открыто даже в том случае, когда исполнители выполняют свои обязанности продолжительное время и делают это в другом городе или регионе. Отсутствие трудового договора свидетельствует об отсутствии места для работы. |
| Использование имущества из другого региона для получения прибыли путем сдачи его в аренду и т. п. | Этот факт не служит основанием для создания ОП организации |
| В компанию в качестве работника принят человек, выполняющий свои обязанности на дому | В этом случае ОП тоже не возникает, потому что рабочее место сотрудника руководитель компании не контролирует.
Сюда же можно отнести ситуацию, когда человека отправляют в командировку. Следить за рабочим местом такого сотрудника тоже невозможно. А свои обязанности он выполняет, действуя по правилам трудового распорядка, принятым в месте прохождения командировки. |
Территориальная отделенность
В НК не содержится разъяснение этого понятия. О территориальной отделенности можно говорить после определения соответствующей (наименьшей) единицы деления. В данном случае целесообразно обратиться к другому близкому понятию. В Уставах регионов РФ используется такой термин, как административно-территориальная единица. В эту категорию относят районы в городах, населенные пункты районного подчинения, сельские поселения, поселки. Однако из анализа положений Уставов следует, что используемое в них определение нельзя применять при разъяснении налоговых вопросов. Рассматривая обособленные и структурные подразделения, территориальная единица устанавливается в соответствии с целями обложения. В данном случае речь идет о расположении предприятия географически отдельно от основной компании, за границами административной единицы, в которой была произведена регистрация и которая подконтрольна конкретной налоговой инспекции. Таким образом, можно сделать следующий вывод. Обособленное подразделение – это фирма, созданная головным офисом на территории, где надзор осуществляется иной ИФНС, чем та, в которой последний зарегистрирован как налогоплательщик.
Обособленное подразделение или командировка?
Согласно ст.209 ТК РФ, рабочим местом признается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.
Согласно п.1 ст.83 НК РФ организации, в состав которых входят обособленные подразделения, расположенные на территории РФ, подлежат постановке на учет в налоговых органах по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.
При этом, если у налогоплательщика возникают затруднения с определением места постановки на учет в налоговом органе, то решение на основе представленных им данных принимается налоговым органом (п.9 ст.83 НК РФ).
Налоговые органы принимают указанное решение, исходя из представленных организацией документов, на основании которых она осуществляет соответствующую деятельность:
- либо по месту нахождения организации,
- либо по месту осуществления деятельности организации.
Как отмечает Минфин в своем Письме от 02.08.2013г.№03-02-07/1/31001:
«Обособленное подразделение признается таковым независимо от формы организации работы, от конкретных работников, выполняющих определенную работу, срока нахождения конкретного работника на стационарном рабочем месте.»
При этом, никакого определенного ответа на вопрос, нужно ли создавать обособленное подразделение в случае:
- длительных командировок сотрудников,
- оказания услуг заказчикам в других регионах,
- и т.п.
ведомство не дает, отсылая к вышеприведенным нормам НК РФ.
Соответственно, если компания не имеет собственной четкой позиции по вопросу возникновения обособленного подразделения, она может обратиться в свою налоговую, которая и будет решать – быть обособленному подразделению или не быть.
Аналогичной позиции придерживается Минфин, отвечая на вопросы о создании обособленных подразделений в случае заключения трудовых договоров с дистанционными работниками.
Так, в своем Письме от 17.07.2013г. №03-02-07/1/27861 Минфин пишет следующее:
«Согласно ст. 312.1 Трудового кодекса Российской Федерации дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодатели, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенное в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.
В определении дистанционной работы имеются признаки, отличные от характерных признаков обособленного подразделения организации, указанных в п. 2 ст. 11 Кодекса.
В соответствии с п. 9 ст. 83 Кодекса в случае возникновения у налогоплательщика затруднения с определением места постановки на учет в налоговом органе решение на основе представленных им сведений принимается налоговым органом.
Налогоплательщик вправе обратиться в налоговый орган по месту нахождения организации или налоговый орган по месту осуществления деятельности организации, который принимает указанное решение исходя из представленных организацией документов о выполнении ее работниками дистанционной работы.»
Такой же позиции Минфин придерживается и в своем Письме 04.07.2013г. №03-02-07/1/25829.
На наш взгляд, никаких обращений по этому вопросу в налоговые органы не нужно, чтобы сделать простой и очевидный вывод:
- В связи с тем, что трудовая функция дистанционного работника выполняется вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя, заключение трудового договора с дистанционным работником не приводит к образованию стационарного рабочего места, а значит, у компании-работодателя не возникает обособленного подразделения, так как не выполняются требования п.2 ст.11 НК РФ.
Что считается моментом создания филиала или иного обособленного подразделения
Филиал считается созданным с момента принятия решения о создании и внесения записи в ЕГРЮЛ. Дата создания ОП – спорный вопрос. Можно считать такой датой дату заключения договора аренды или дату приказа о создании обособленного подразделения…
Для целей постановки на учет ОП считается созданным, если соблюдены четыре условия (Письмо Минфина от 14.06.2016 года №03-02-07/1/36019), а именно по месту нахождения новой структуры:
- оборудовано рабочее место (имеется оборудование для работника и т.д.);
- создано оно на срок более месяца. Отметим, что аренда склада тоже приводит к созданию ОП;
- помещением организация должна владеть или пользоваться (на основании правоустанавливающих документов). Исключение: труд работника на постах охраны;
- организация начала вести деятельность по месту нахождения ОП (принят на работу первый человек).
Выездные налоговые проверки обособленного подразделения
Выездная проверка может быть назначена не только в отношении всего юридического лица, но и в отношении филиала или представительства. То есть если обособленное подразделение не является филиалом предприятия в другом городе, то в отношении него не может быть назначена отдельная выездная налоговая проверка.
Местная инспекция ФНС имеет право проверить филиал или представительство только в отношении местных и региональных налогов. Проверять федеральные налоги налоговые органы не имеют право (речь идет о спецрежимах и НДС).
Выездные проверки должны соответствовать следующим условиям:
- максимальный срок проверки – не более 1 месяца;
- запрет на проведение повторной налоговой проверки одних и тех же налогов за тот же период;
- запрет на проведение более 2 выездных проверок по различным основаниям на протяжении 1 календарного года.
Для самостоятельной налоговой проверки представительства или филиала должно быть принято решение местной ИФНС.
Система учета товара выполняет огромную функцию: управление рентабельностью продажами, выявление потребностей в товаре обособленного подразделения, выявление фактов утраты товара, предупреждение недостаточности оборотных активов, планирование, бюджетирование и т.п.
В программе учета обособленному подразделению должен соответствовать собственный склад. Движение товара будет осуществляться между складами (обособленные подразделения), а также с головной организацией. Учет товара будет осуществлен по складам (обособленным подразделениям).
Периодичность инвентаризаций обособленного подразделения определяется по усмотрению руководителя. В зависимости от объема товара инвентаризации могут проводиться одним ревизором, либо создаваться комиссии.
Оборудованные стационарные рабочие места
Основным признаком, характеризующим обособленное подразделение организации, является наличие в нем оборудованных стационарных рабочих мест.
Налоговый кодекс РФ не разъясняет, что следует понимать под рабочим местом. Согласно п. 1 ст. 11 НК РФ институты, термины и понятия гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.
В соответствии со ст. 1 Федерального закона от 17.07.1999 N 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации» рабочее место — это место, на котором работник должен находиться или на которое ему необходимо прибыть в связи с его работой и прямо или косвенно находящееся под контролем работодателя.
Рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца (ст. 11 НК РФ), но Налоговым кодексом РФ не урегулирован вопрос о том, что считается оборудованием рабочего места.
Судебные органы считают, что под оборудованием стационарного рабочего места подразумевается создание условий для исполнения трудовых обязанностей, а также само исполнение работниками таких обязанностей (см. Постановления ФАС Северо-Западного округа от 07.10.2002 N А26-3503/02-02-07/160, Уральского округа от 09.01.2003 N Ф09-2799/02-АК).
Для регистрации в этом фонде подразделение также должно иметь самостоятельный баланс, работников, которым оно начисляет зарплату, а также расчетный счет. Постановка на учет производится в территориальном отделении ФСС по адресу ведения деятельности ОП. С даты создания подразделения головное предприятие в тридцатидневный срок подает заявление и копии:
- Св-ва о госрегистрации.
- Уведомлений о постановке на учет в ФНС (отдельно для ОП и головной организации).
- Документов, подтверждающие создание подразделения. Это может быть устав, в котором присутствуют соответствующие сведения, доверенность, предоставленная руководителю ОП.
- Информационного письма органа статистики.
- Уведомления о постановке на учет в ФСС основной организации.
- Справок из банка о р/с, если они были открыты к моменту обращения в фонд.
Тема 14. Структурное подразделение в коммерческой организации.
1. Понятие подразделения.
Каждая компания в процессе своего развития выстраивает и изменяет свою внутреннюю структуру, определяя оптимальные модели структурирования и управления своими подразделениями.
Подразделение фирмы – это организационный элемент ее структуры, не обладающий статусом юридического лица, реализующий отдельные внутренние и/или внешние функции фирмы. Ответственность за действия подразделения несет юридическое лицо, так как подразделения не вправе выступать в коммерческом обороте от своего имени.
Заметим, если в штате отдельных фирм числится три-четыре работника, с которыми оформлены трудовые договоры – это не означает отсутствие подразделений, поскольку по гражданско-правовым договорам можно пригласить специалистов, которые примут участие в деятельности фирмы как партнеры.
2. Обособленные и необособленные подразделения.
Среди подразделений коммерческих организаций различают два основных типа с точки зрения участия в хозяйственном обороте – обособленные (представительство, филиал, отделение) и необособленные (отдел, департамент) .
В ст.11 Налогового кодекса РФ указано, что обособленное подразделение организации – любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно – распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца.
Следовательно, необособленное подразделение организации находится по месту ее нахождения, независимо от выполняемых функций.
Отдел – это необособленное подразделение юридического лица, которое расположено в месте нахождения юридического лица.
Наиболее распространены отделы, деятельность которых не предназначена для внешних контактов фирмы. Но например, в торговых фирмах ведущую роль играют отделы сбыта, которые специализируются на оптовой торговле продукцией своего предприятия, а снабженческие звенья коммерческих и некоммерческих организаций – на закупках товарных и материальных ресурсов у различных товаровладельцев для использования в предпринимательских либо производственных и иных хозяйственных целях. Работникам таких отделов выдаются доверенности на заключение коммерческих договоров.
Создание отделения свидетельствует о том, что фирма, преследуя цели децентрализации управления, начинает обособление деятельности какого либо подразделения, накладывая на него выполнение отдельных внешних функций и давая ему больше самостоятельности, в т.ч. оформляя права руководителя отделения доверенностью. Но поскольку отделение расположено в месте нахождения юридического лица, то филиалом оно не является.
Представительство является обособленным подразделением юридического лица, расположенным вне места его нахождения; представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту (ст.55 Гражданского кодекса РФ).
Практически все растущие фирмы начинают развивать концепцию бизнеса своих обособленных подразделений. Это объясняется тем, что отдельные подразделения достигли такого уровня специализации и взаимодействия с внешними партнерами, что способны от имени фирмы выполнять внешние задачи (например, торговые и рекламные).
Например, в московском представительстве Мiсrоsоft около 60% сотрудников регулярно выступают публично, дают интервью и пишут научные статьи.
Филиал как обособленное подразделение юридического лица, расположен вне места его нахождения и осуществляет все его функции или их часть, в том числе функции представительства (ст.55 Гражданского кодекса РФ).
Представительство и филиал объединяют следующие признаки:
– территориальная и имущественная обособленность;
— при создании филиала или представительства, организация передает им часть имущества, которое отражается на отдельном балансе созданного подразделения. При этом имущество остается собственностью юридического лица;
– филиал или представительство могут выступать в коммерческом обороте только от имени юридического лица по внутренним нормативным документам(положениям) этого юрлица;
– филиал или представительство обозначены в Уставе юридического лица и действуют согласно полномочиям, указанным в доверенности на имя их руководителя;
– функция представления интересов юридического лица и осуществление их защиты .
Если к указанным признакам добавить ведение хозяйственных и коммерческих операций, то это и будет отличительная черта филиала от представительства.
3. Филиал.
Когда у компании развивается сеть филиалов, дочерних фирм, развивающих относительно самостоятельные направления бизнеса – это свидетельствует о том, что высший менеджмент одной фирмы управляет фактически уже несколькими фирмами и должен оценить эффективность каждой из них.
На практике выработаны два подхода к конструированию отношений между фирмой и ее филиалами: административный и экономический.
Первый – основан на жестком административном контроле руководством фирмы своего филиала с целью повышения исполнительской и финансовой дисциплины, недопущения больших расходов и т.д.
Второй подход основан на стратегии децентрализации управления всем комплексом подразделений фирмы (т.к. они уже не являются единым механизмом) и передаче отдельных полномочий подразделениям с целью развития хозяйственной самостоятельности и инициативы со стороны подразделений. Такой подход имеет перспективной целью создание обособленных бизнес-структур, которые должны конкурировать между собой за ресурсы развития от материнской компании и доказывать высшему руководству, что тот или иной бизнес более успешен и выгоден.
К тому же крупная фирма не всегда владеет оперативной информацией и знанием специфики бизнеса филиалов по регионам, а значит, высока вероятность долгого принятия решений или ошибочных решений, не учитывающих множество существенных факторов. Филиалы в итоге могут потерять конкурентоспособность и гибкость на рынке. А у их руководителей снижаются мотивация к работе, самостоятельность и инициативность в принятии решений.
Данная стратегия приемлема для компаний не только с большим количеством сотрудников и подразделений, но и с выработанной системой стимулирования и карьерного роста для менеджеров. С ростом фирмы все большая часть управленческих решений передается на нижние уровни управления, руководителям отделов, филиалов и дочерних фирм.
Для внедрения эффективной системы внутреннего взаимодействия необходимы следующие условия:
– стратегические и тактические цели (в том числе по конкурентоспособности и прибыльности) компании, ее филиалов и дочерних структур должны быть взаимосвязаны в русле интересов холдинговой компании;
– полномочия филиалов и дочерних структур разграничены и зафиксированы в корпоративных актах;
– система корпоративного управления построена на стимулировании и регенерирует высокопрофессиональных менеджеров – в инвесторов и/или предпринимателей;
– система информирования, управленческого учета и контроля, доступная для участников(акционеров) для отслеживания результатов работы внутренних подразделений и дочерних структур;
– развитая корпоративная культура и приверженность интересам холдинга со стороны участников и работников.
Практика показывает, что введение внутреннего взаимодействия ведет к установлению баланса интересов различных по статусу участников и менеджеров, к весьма существенному снижению издержек и экономической стабильности.
Уведомить обязательно
Если компания организовала рабочие места сотрудников вне места своего нахождения, об этом в течение месяца нужно уведомить налоговую инспекцию. Однако этого не нужно делать, если организация открыла филиал или представительство.
Сообщение о создании обособленных подразделений (за исключением филиалов и представительств) российской организации нужно подать по форме № С-09-3-1, утвержденной Приказом ФНС от 9 июня 2011 года № ММВ-7-6/ Этим же документом утвержден Порядок заполнения документа.
Напомню, что представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы компании и осуществляет их защиту. А вот филиал выполняет все функции организации или их часть, в том числе представительские. Обратите внимание, филиалы и представительства не являются юридическими лицами. Имуществом их наделяет создавшая компания. Такие подразделения действуют на основании утвержденных фирмой положений. Она же назначает руководителей.
К примеру, ООО могут создавать филиалы и открывать представительства по решению общего собрания своих участников. Причем, оно должно быть принято большинством не менее двух третей голосов от общего числа, если необходимость большего количества для принятия решения не предусмотрена в уставе. Для того чтобы обособленное подразделение начало свою работу, необходимо составить Положение о нем.