Командировки и авансовые отчеты в 2022
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировки и авансовые отчеты в 2022». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.
Оформление документов на командировку
После согласовательной части идет документальное оформление командировки.
Так, на третьем шаге выпускают приказ о направлении работника в командировку. Его готовит обычно кадровая служба на основании положительного решения директора компании.
После подписания приказа и ознакомления с ним командируемого работника на четвертом этапе заказывают билеты и гостиницу.
Почему важно оформлять проездные документы только после издания приказа? Потому что в любой момент планы руководства могут измениться и командировка не состоится. В этом случае ваши расходы на проезд и найм жилья будут признаны необоснованными.
Работник может самостоятельно заняться оформлением проездных и гостиницы. Однако для упорядочивания расходов желательно заказ билетов и проживания доверить отдельному сотруднику, который будет оформлять данные расходы в соответствии с установленными нормами. В этом случае нужно сделать предварительный расчет для начисления командировочных.
При направлении сотрудников в служебные поездки работодатели совершают достаточно большой спектр ошибок, начиная от неправильного оформления и заканчивая неправильным возмещением расходов.
Некоторые работодатели:
- направляют в служебные поездки работников, которых запрещено туда направлять;
- не знакомят работника с правом отказаться от командировки, когда в силу ТК РФ обязаны были сделать это;
- требуют от работника во время служебной поездки выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором;
- не отражают командировку в табеле учета рабочего времени;
- не издают приказ о направлении в командировку.
Можно продлить или перенести служебную поездку?
В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.
Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.
Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.
Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.
Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.
Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.
Изменения в законодательстве по вопросу деловых поездок
Начиная с 2014, законодательство в разрезе оформления командировок претерпевает определенные изменения. Наиболее значительные реформы были осуществлены в 2017 году:
- Ведомство по всем расчетным вопросам и регламент проведения операций по исчислению суточных перешло к налоговым органам от внебюджетных фондов;
- Расчет страховых отчислений стал основываться на том объеме средств, который превышает лимит. Подразумевается, что управленец организации вправе самостоятельно устанавливать размер суточных платежей при деловых поездках сотрудников. Данная сумма также может превышать установленную НК РФ норму. Все объемы командировочных выплат должны отражаться в локальных нормативных актах или в коллективном соглашении;
- При исчислении базы для расчета суточных больше не принимается во внимание страховые взносы на травматизм.
Основываясь на ст. 217 НК РФ, необлагаемые налогом суммы, составляют:
- Командировки по территории РФ – 700 руб. в сутки;
- Командировки за рубеж – 2500 руб. в сутки.
Исходя из ПП РФ №729 от 02.10.2002г., суточные выплаты сотрудникам коммерческих предприятий должны быть не меньше идентичных выплат сотрудникам государственных учреждений.
Внести корректировки в объем суточных выплат работодатель может в любой момент отчетного года. Однако практика демонстрирует, что большинство управленцев используют начало года для подобных изменений с целью облегчить дальнейшую работу бухгалтерского и кадрового отделов.
Форма и структура командировочного удостоверения
Удостоверение может выглядеть в виде книжки или простого бланка. Организации сами выбирают нужный формат. Если один и тот же сотрудник постоянно ездит в командировки, то ему выдают документ многоразового использования в виде книжки (унифицированная форма Т-10).
Если поездки случают очень редко, то бланк распечатывается на простой бумаге по форме, утвержденной руководством.
Удостоверение содержит:
- данные о предприятии (наименование, коды ОКУД, ОКПО);
- номер внутренней регистрации (по бухучету);
- дату выдачи;
- Ф. И. О. сотрудника, его должность;
- место поездки (название компании);
- цель поездки;
- на какой срок отправляется;
- номер паспорта;
- подпись и печать отправляющего директора.
В бланке принимающая сторона так же должна отметить время прибытия и отъезда командировочного. Данные скрепляются подписью и печатью.
Сопутствующие документы
После того, как ответственное лицо оформило приказ о направлении в командировку, к документу могут еще оформляться дополнительные бланки.
Внимание: некоторые из них, по закону, уже не обязательно оформлять. С другой стороны, делать это обязательно, если данный шаг прямо указан в учетной политике фирмы.
К дополнительным документам относятся:
- Командировочное удостоверение. В данном документе необходимо проставлять печати в качестве отметки посещения принимающей фирмы. Документ не является обязательным к использованию;
- Служебное задание. Бланк формата Т-10 содержит перечень заданий, которые работнику нужно выполнить в командировке. Сейчас признан необязательным. Иногда список заданий на командировку включается в бланк командировочного удостоверения.
- Книгу учета работников в командировке. В таком журнале нужно делать отметки, когда сотрудник отправляется в командировку и возвращается из нее. В настоящее время вести эту книгу не считается обязательным.
- Служебная записка. Обычно ее составляет работник для обоснования какие должны быть предоставлены суточные при командировках. Иногда по приезду необходимо составить новую служебную записку — например, на оплату израсходованного ГСМ для собственного автомобиля.
Направление в командировку директора
Довольно часто бывает, когда в рабочую поездку отправляется сам руководитель организации. В таком случае он направляет в поездку сам себя, издав принятый в организации образец направления в командировку (форма Т-9).
Обычно одновременно с приказом о командировке издается приказ о временном возложении обязанностей директора на другое лицо, например на заместителя. Унифицированной формы приказа нет, поэтому он составляется произвольно. Главное — указать Ф.И.О. замещающего и период, в который сотрудник будет исполнять обязанности руководителя, а также дату издания и подписи обеих сторон.
Если руководитель часто ездит в командировки, целесообразней издать один локальный нормативный акт, в котором указать, что на время отсутствия директора его обязанности исполняет другой сотрудник.
Положение о командировках в 2020 году: правила составления и образец документа
В нашем блоге мы много пишем об организации командировок и их оформлении. Все правила, которым нужно следовать при планировании деловых поездок, следует прописывать в специальном документе. Он называется «Положением о командировках», и сегодня мы поговорим о правилах его составления.
Поездка в другой город для выполнения служебного задания работодателя связана с дополнительными расходами для сотрудника. Эти расходы должны быть должным образом задокументированы. При этом, размер суточных может влиять на расчет налоговой базы – существуют лимиты компенсаций, при превышении которых возникает необходимость уплаты НДФЛ.
Компании могут сами устанавливать размер суточных и определять многие другие параметры. Все эти важные данные должны быть прописаны в Положении о командировках. Также этот документ определяет порядок оформления поездок.
Положение о командировках составляется в произвольной форме и должно содержать такую информацию:
- прописанный порядок направления сотрудников в поездки;
- список документов, которые нужны для оформления командировки;
- что нужно делать в ситуациях, не описанных в соответствующих нормах и законах – например, нужно ли выходить на работу в день прибытия из поездки;
- процесс компенсации расходов на дорогу и проживание;
- величина выплачиваемых суточных.
Помимо этого, в положении о командировках нужно перечислить случаи, когда сотрудник может отказаться от командировки. Например, нельзя отправлять в поездки беременных сотрудниц.
Документы 1С для регистрации командировок
Для регистрации направления работника в командировку в программе 1С:ЗУП 3 используется документ Командировка. Документ позволяет оформить приказ на командировку на одного работника по форме №Т-9.
Для оформления приказа на группу сотрудников (форма №Т-9а) используется документ Командировка группы.
Это документ-помощник, сам он ничего не регистрирует, и не имеет операции проведения, предназначен лишь для оформления группового приказа.
Обратите внимание
Предполагается, что сначала вводится групповой документ Командировка группы, а затем автоматически создаются индивидуальные документы Командировка на каждого сотрудника.
Ввести документы Командировка и Командировка группы в разделе Кадры можно из журналов Все кадровые документы и Все отсутствия сотрудников.
Можно ли совместить отпуск с командировкой?
Когда сотрудник трудится в компании на основании оформленного трудового соглашения, он имеет право оформить ежегодный оплачиваемый отпуск. В этот период он освобождается от выполнения своих трудовых функций.
Однако, когда возникает необходимость отправить в командировку конкретного работника, который находиться в отпуске, нужно прежде всего произвести его отзыв на работу.
Не стоит забывать, что положения нормативных актов устанавливают запрет на прерывания отпуска для определенных категорий граждан.
Для обычных сотрудников, которых не запрещено отзывать из их отпуска, требуется обязательно получить в письменном виде согласие на это.
При этом рекомендуется соблюдать следующий алгоритм действий:
- Издать распоряжение руководства, на основании которого производится отзыв работника из отпуска.
- Получить письменное согласие работника на отзыв из отпуска. Можно для этого использовать приказ, в котором сотруднику достаточно проставить только фразу «Не возражаю» и подписать этот документ.
- Оформляется приказ на командировку.
- Обеспечить финансирование предстоящей служебной поездки. Работнику необходимо выдать на основании его служебки, подписанной директором фирмы, суточные и иные средства для оплаты командировочных расходов.
Как только будет произведен отзыв сотрудника из отпуска, необходимо внести соответствующие коррективы в график отпусков, действующий в компании.
Также потребуется решить с работником вопрос, когда он хочет использовать оставшиеся от отпуска дни в дальнейшем. Возможно он захочет взять свои неотгуленные дни отпуска сразу по возвращению из служебной поездки.
Оформление документов на командировку
После согласовательной части идет документальное оформление командировки.
Так, на третьем шаге выпускают приказ о направлении работника в командировку. Его готовит обычно кадровая служба на основании положительного решения директора компании.
После подписания приказа и ознакомления с ним командируемого работника на четвертом этапе заказывают билеты и гостиницу.
Почему важно оформлять проездные документы только после издания приказа? Потому что в любой момент планы руководства могут измениться и командировка не состоится. В этом случае ваши расходы на проезд и найм жилья будут признаны необоснованными.
Работник может самостоятельно заняться оформлением проездных и гостиницы. Однако для упорядочивания расходов желательно заказ билетов и проживания доверить отдельному сотруднику, который будет оформлять данные расходы в соответствии с установленными нормами. В этом случае нужно сделать предварительный расчет для начисления командировочных.
Пример бланка расчета на сумму командировочных вы можете бесплатно скачать с нашего сайта здесь:
БЛАНК ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО РАСЧЕТА ДЛЯ КОМАНДИРОВКИ: ОБРАЗЕЦ
Как заполнить авансовый отчет?
Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Порядок заполнения содержится в Указаниях по применению и заполнению форм, которые утверждены этим же постановлением. С 1 января 2013 года унифицированная форма авансового отчета не обязательна. Поэтому ее можно изменить по своему усмотрению.
В соответствии с пунктом 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 фактические даты командировки подтверждаются проездными билетами, а в их отсутствии (поездка совершается на автомобиле) – служебной запиской с приложением документов, подтверждающих срок командировки (путевой лист, квитанции, чеки и пр.).
Следовательно, в авансовом отчете для подтверждения расхода суточных можно сослаться на билеты (рис. 1) или служебную записку (рис. 2), представленную сотрудником, в которой указаны даты командировки.
Порядок действий, если сотрудником не было исполнено командировочное задание
Нередко возникают ситуации, в которых сотрудник не достигает поставленной перед ним цели, и возвращается из командировки с тем же результатом, что и до поездки. Поэтому многие работодатели задаются вопросом, нужно ли принимать подобные затраты на деловые поездки к учету, если результата не было. Бухгалтера, зачастую, принимают лояльную сторону, утверждая, что подобные расходы принимаются к учету, если есть их документальное подтверждение. Однако сотрудники налоговой службы противоположного мнения, считая, что нерезультативная командировка не должна быть учтена.
Одной из наиболее распространенных формулировок цели поездки является: «Подписание соглашения с заказчиком». Предугадать заранее исход поездки невозможно, хотя сотрудник затрачивает определенные суммы на данное действие. Работники налоговой сферы выступают против признания издержек по безрезультатным командировкам ввиду отсутствия оснований для понижения налога на прибыль.
По данному вопросу также нередко возникают непонимания и конфликты между представителями компании и налоговыми сотрудниками. Так, управленцы и главные бухгалтеры могут подать иск с прошением признания конкретных расходов легитимными, так как сотрудник был направлен в командировку с производственной целью вне зависимости от полученного результата. Практика показывает, что в большинстве случаев судья удовлетворяет подобные иски.
Процедура оформления командировки
При организации поездок для выполнения рабочих задач необходимо учитывать требования действующего законодательства. Ряд сотрудников можно командировать только при их письменном согласии. В эту категорию входят:
-
одинокие родители до достижения детьми 5 лет;
-
работники с детьми-инвалидами;
-
сотрудники, ухаживающие за нетрудоспособными родственниками (при наличии медицинского заключения);
-
матери до достижения детьми 3-х лет.
В ст. 268 ТК РФ утвержден перечень лиц, которых нельзя направлять в служебные командировки. Закон обеспечивает соблюдение прав:
-
беременных женщин;
-
несовершеннолетних граждан, за исключением спортсменов и лиц творческих профессий;
-
«внештатников»;
-
сотрудников, оформленных по ученическому договору.
…по вопросу оформления командировочного удостоверения
Раньше, как того требовал п. 2 Инструкции N 62, при направлении работника в командировку ему обязательно выписывалось командировочное удостоверение. Ведь именно оно позволяет определить точный срок командировки, а значит — рассчитать размер суточных. Хотя при заграничных командировках роль командировочного удостоверения выполняют отметки пограничников в загранпаспорте работника. Однако, следуя букве закона, налоговики могли проявить формальный подход к делу и не признать в целях налогообложения суточные по поездке, не подтвержденной командировочным удостоверением. Раз такое удостоверение необходимо — будьте любезны его оформить. А нет бумажки — нет документального оформления операции (ст. 252 НК РФ).
Теперь командировочное удостоверение обязательно лишь при командировках по России и в страны СНГ, с которыми у России подписаны межправительственные соглашения о безвизовых перемещениях между странами. Если же работник направляется в поездку за границу, то командировочное удостоверение можно не оформлять (п. 15 Положения N 749).
Кого можно, а кого нельзя направлять в служебные командировки?
Отправлять в командировки можно тех работников, с которыми заключены трудовые договора. Само определение командировки как поездки в местность вне места постоянной работы подразумевает, что работник находится в штате и имеет постоянное рабочее место.
Однако, в ряде случаев в командировку могут направляться и внештатные сотрудники, работающие по договору ГПХ. При этом направление в командировку и ее условия также требуется оформить отдельным актом работодателя (заказчика).
Ст.127 ТК РК устанавливает ограничения по направлению в командировку некоторых категорий сотрудников.
Так, согласно п.4 ст.127 ТК РК, вправе отказаться от направления в командировку:
- работники, не достигшие 18-лет;
- беременные женщины;
- работники-инвалиды.
Такие работники могут направляться в командировку только если это не запрещено им по медицинским показаниям и они не возражают сами. Принуждать их работодатель не вправе.
Также, согласно п.5 ст.127 ТК РК, от направления в командировку вправе отказаться следующие категории работников:
- имеющие детей до 3 лет;
- воспитывающие детей-инвалидов, нуждающихся в постоянном уходе (при наличии соответствующего медицинского заключения);
- осуществляющие уход за больными членами семьи, нуждающимися в постоянном уходе (также требуется медзаключение).
Какие командировочные расходы оплачивать работнику и в каком размере?
Согласно п.2 ст.127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:
1) суточные за календарные дни нахождения в командировке (в т.ч за время в пути);
2) расходы по проезду к месту назначения и обратно (оплата билетов или ГСМ);
3) расходы по съему жилья.
Размер выплат на проезд и проживание работодатель может определять самостоятельно, исходя из своего бюджета и текущих цен на билеты и услуги гостиниц в месте командирования.
Размер суточных также работодатель может устанавливать по своему усмотрению. Их размер должен быть закреплен в Положении о командировках, налоговой учётной политике и т.п.
Однако, если работодатель желает отнести в дальнейшем эти расходы на вычет по КПН, следует знать, что существуют ограничения по сумме суточных, которую можно относить на вычет.
Так, если командировка в пределах Казахстана, то на вычет можно отнести не более 6 МРП за каждые сутки. Если командировка зарубежная – не более 8 МРП в сутки (пп.2 п.2 ст.319 НК РК).
В большинстве случаев работодатели предпочитают ориентироваться на эти лимиты при выплате работнику суточных. Но не будет нарушением выплатить работнику меньше или больше. Однако, следует знать, что если выплатить больше, с разницы придется уплатить дополнительные налоги.
Важно! Если сумма суточных превышает 6 или 8 МРП в сутки соответственно, то превышение признается доходом работника и облагается ИПН у источника выплаты и иными зарплатными налогами и отчислениями.
По расходам на билеты и проживание законодательных ограничений нет. Единственное требование – все расходы по факту их понесения должны быть подтверждены документально (посадочным талоном, фискальным чеком, счетом-фактурой от отеля, договором аренды квартиры и т.д.).
По возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет по установленной форме и приложить к нему подтверждающие документы. Форма авансового отчета утверждена приказом Минфина №562 от 20.12.2012 г. «Об утверждении форм первичных учетных документов».
Остаток денег (при наличии) он обязан вернуть в кассу организации. Если есть обоснованный перерасход, то работодатель может компенсировать работнику понесенные расходы.
Суточные работнику перечисляются на карту или выдаются наличными из кассы. Расходы на оплату проезда и проживания либо оплачиваются со счета организации, либо также деньги перечисляются работнику, чтобы он купил билеты и оплатил проживание самостоятельно.
Внимание! Если командировка зарубежная, перечисление работнику делается в тенге для покупки валюты в обменном пункте, то курс принимается тот, что указан в чеке обменного пункта. Если командировочные оплачиваются по приезду, курс принимается на дату оплаты командировочных расходов.