Первичные документы бухгалтерского учёта
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Первичные документы бухгалтерского учёта». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Можно ли на первичных документах ставить факсимильную подпись? Минфин считает, что это недопустимо. Ведь закон 402-ФЗ требует наличия на первичном документе определенных реквизитов, в числе которых личная подпись лица.
Подписывать первичные документы факсимиле рискованно
Соответственно, велика вероятность того, что налоговики не признают расходы, подтвержденные подписанной таким образом «первичкой». Поэтому лучше не рисковать и ставить на документах подпись собственноручно.
Справедливости ради заметим, что в судебной практике по таким спорам были решения как в пользу ФНС, так и в пользу компаний. И это лишь еще раз подтверждает рекомендацию не прибегать к подобному способу подписи документов.
Обоснование:
- письмо Минфина РФ от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951;
- постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 № А56-69600/2010;
- постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 № А48-3632/2010.
Подтверждение затрат на аренду
При подсчете налога на прибыль аренда включается в состав прочих платежей. Речь о недвижимости, которые используются для коммерческой деятельности. Подтверждающими документами являются:
- договор аренды;
- платежки о переводе денежных средств;
- акты приемки-передачи объекта.
При этом необходимости ежемесячно составлять акты на услуги аренды нет, если такое условие не прописано в договоре.
Обоснование:
- письмо Минфина РФ от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75483;
- письмо Минфина РФ от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118;
- письмо Минфина РФ от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764.
Учёт и хранение первичных документов
Процесс приёма и обработки первичных документов разрабатывается в рамках графика документооборота, который служит приложением к учётной политике предприятия. Для каждого вида ПБД определяют порядок:
- приёма и регистрации;
- согласования и отправки на визирование руководителем;
- внесения данных ПБД в бухгалтерский учёт;
- хранения и архивации.
Ошибки в первичных документах
В первую очередь, первичные документы должны содержать правильно указанные обязательные реквизиты. По мнению Минфина, налогоплательщик может учесть расходы по первичке, если она содержит только несущественные ошибки.
Такие ошибки не должны препятствовать точному установлению продавца и покупателя, наименованию товаров и их стоимости, других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни (из письма Минфина от 4 февраля 2015 года № 03-03-10/4547).
К сожалению, типичная обтекаемая формулировка объяснения чиновников часто не дает возможности четко понять, какие именно неточности или ошибки в первичных документах будут признаны несущественными.
Например, является ли несущественной ошибкой, если в наименовании налогоплательщика указаны строчные буквы вместо заглавных? В другом своем письме — от 02.05.2012 № 03-07-11/130 Минфин указал, что такие ошибки, как замена заглавных букв строчными и наоборот; перемена букв местами; неверное указание организационно-правовой формы не являются препятствием для идентификации налогоплательщика (при верно указанном ИНН и других реквизитах).
А вот существенными для первичных документов могут быть признаны следующие ошибки:
- арифметические ошибки (неправильно указана стоимость/ количество товара или сумма налога);
- разные наименования одного и того же товара (например, в спецификации к договору поставки конфеты названы «Конфеты вафельные в шоколаде», а в накладной – «Мишка на севере»);
- неточные названия должностей тех, кто подписывает первичные документы (к примеру, в доверенности указано «Заместитель генерального директора», а в акте приемки – «Заместитель директора»);
- суммы в цифрах не совпадают с теми же, но указанными прописью (вместо 155 000 руб. (сто пятьдесят пять тысяч рублей) написано 155 000 руб. (пятьдесят пять тысяч рублей).
Налоговая инспекция может не принять расходы по таким первичным документам, проблемы возможны и у контрагента при вычете НДС.
Как настроить в программе дополнительные свойства для объектов
Программа не позволяет указывать сотрудника, который несет ответственность за проведение сделки с конкретным партнером или по определенному договору, в документах на поступление или реализацию. Но в 1С можно настроить дополнительные свойства для определенных объектов. К примеру, пользователь может добавить реквизит «Менеджер» через справочник «Контрагенты». В нем есть возможность поставить ответственного сотрудника в карточке самого контрагента, а потом эти сведения использовать для формирования отчетов по полученным или выданным документам.
Для настройки нужно зайти в раздел «Администрирование», затем по гиперссылке в «Общие настройки», далее в одноименную форму, развернуть группировку «Дополнительные реквизиты и сведения». И затем там поставить флажок.
Две проблемы учета бумажной первички
При работе с первичкой на бумажном носителе существует две огромные проблемы: необходимость перелопачивать колоссальные объемы информации и сложность получения внешней документации.
С получением документации от партнеров и контрагентов бывает просто беда… Передача документов откладывается на последний момент, пересылаемые почтой бумаги требуют дополнительных временных и человеческих затрат, чтобы получить документы нередко нужно массу времени потратить на созвоны и переговоры, на просьбы-уговоры, порой переходящие в угрозы.
Первичная документация – бетон в основании бухучета – замешан из такого огромного количества камней, песка и других составляющих, что учесть каждый в составе глыбы очень непросто. Большое количество входящих данных нередко усугубляется и невысоким качеством первичной документации. Все это приводит к чехарде и ошибкам в отчетности.
Практика показывает, что наладить работу с первичкой, в том числе и обеспечить ее своевременное получение от контрагентов, позволяет электронный документооборот.
Как работать с поступающими документами?
1. Определите: является ли данный документ бухгалтерским?
Документ, принимаемый к учету должен содержать существенную для отражения в учете информацию, т. е. нести в себе информацию о каком-либо совершенном хозяйственном событии.
Например, кассовый чек «говорит» об оплате кому-либо (расход денег), накладная — о перемещении ТМЦ (приход-расход) и т. д. А вот, например, заявление сотрудника с просьбой выдать аванс без визы руководителя к работе принимать нельзя.
Не являются бухгалтерскими документами всякие записки, черновики, газетные вырезки и прочее. А так же документы, составленные с нарушением установленных для них правил.
2. Определите: относиться этот документ к вашей организации или нет?
Документ, проще говоря, должен иметь отношение к данному предприятию, т. е. в нем должны быть реквизиты именно вашей организации, либо они должны быть выписаны на вашего сотрудника.
Бывает, что по разным причинам, вам приносят документы, не относящиеся к данной организации. Это возможно просто ошибка. А может быть и так, что сотрудник осознано, стремится списать с себя подотчетные суммы.
Возможно еще, что документы по закупу ТМЦ (работ, услуг) сознательно выписываются на данное предприятие с целью получить дополнительные суммы на вычет по налогам.
В случае, если несоответствие между вашим видом деятельности и сутью документа бросается в глаза, то лучше этот документ не брать к учету.
Еще один момент — возможно контрагент не имеет оснований выписывать в ваш адрес, данный документ, т. е. у вас нет с ними договорных отношений.
Например, энергоснабжающая организация выставила вам счет, не разобравшись, что потребляемую вами электроэнергию оплачивает другая организация, например, арендодатель.
3. Проверьте реквизиты.
Контрагент несет ответственность за правильность своих реквизитов сам. Сейчас многие предприятия используют компьютерные программы и поэтому ошибок в своих реквизитах, как правило, не допускают, хотя и такое бывает. А вот ваши реквизиты стоит перепроверить — в них зачастую могут быть ошибки.
Отдельно надо сказать про рукописные документы — кроме того, что в них бывают ошибки, так же бывает, что документ поддельный, т. е. например, выписаны от имени несуществующего предприятия.
Существует или нет такое предприятие, можно перепроверить через реестр налогоплательщиков на сайте Налогового комитета РК.
Подписи в документе должны быть подлинными, т. е. именно тех людей кому они принадлежат, и эти люди должны иметь право подписывать такие документы. В документах не допускается факсимильная подпись.
Печатей в одной организации может быть несколько. Проверьте, та ли печать стоит на данном документе. Например, на счет-фактуре не должна стоять печать с надписью «Отдел кадров».
Еще бывает, что документ по ошибке выписан на схожую по названию организацию. Во всех таких случаях надо обратиться в эту организацию и потребовать переделать документ.
Первичные документы в бухгалтерском учете
Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34 н (в ред. от 26.03.2007 № 26н)
При необходимости в типовой бланк могут быть включены дополнительные строки, графы, но все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой, должны быть сохранены. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим приказом (распоряжением).
Не подлежат изменению только бланки документов по учету кассовых операций согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.
В формах, утвержденных Госкомстатом России, предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами.
Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы (например, графы с названием «Вид операции»), предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.
Кроме того, к учету принимаются самостоятельно разработанные малым предприятием формы, содержащие соответствующие обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете».
Самостоятельно разрабатывать можно только те документы, которые не содержатся в альбомах унифицированных форм.
Понятие бухгалтерских документов и их виды
Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, подтверждающее законность и реальность совершаемых хозяйственных операций. Они являются средством юридического оформления. Понятие документа представлено основой построения всей системы бухучета.
Документ — объект анализа в процессе документальной ревизии, аудиторской проверки и судебной экспертизе в области бухгалтерского дела.
Информация, отраженная на бумажных или электронных носителях, обладает одинаковой юридической силой.
Бухгалтерский документ, во-первых, отражает факт совершения хозяйственных операций, во-вторых является основой отражения операций по счетам и средством предупреждения хищений ТМЦ (товарно-материальных ценностей).
Классификация предполагает виды бухгалтерских документов в соответствии со степенью обобщения учетной информации.
Первичные учетные документы (ст. 9 Закона № 402-ФЗ):
- накладная (отпуск на сторону, внутреннее движение ТМЦ);
- акт (приемки, передачи, списания, замены и пр.);
- требование (по отпуску материалов, платежные требования);
- ордер (ПКО, РКО);
- поручения (платежное поручение, сводно-платежное);
- счет (счет-фактура, лицевые счета и пр.);
- отчет (авансовые и пр.).
Первичный учетный документы предназначен для последовательной фиксации фактов совершения хозяйственных операций, что способно обеспечить для экономического субъекта сплошной учет всех объектов посредством записи в документе, а также контроль сохранности собственности.
Весь перечень фактов работы предприятия необходимо оформлять посредством первичных учетных документов (ч. 1 ст. 9 ФЗ № 402). По этой причине весь бухучет сотрудники должны вести при использовании первичных документов. Хозяйственная жизнь включает сделку, событие, операцию, оказывающую или способную оказать воздействие на положение предприятий в сфере финансов, отражающую финансовый результат их деятельности и движение денежных средств. В соответствии с этим документальная основа работы бухгалтерии представлена первичными учетными документами.
В соответствии с ч. 5 ст. 9 ФЗ № 402 первичный учетный документ может составляться как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа, который должен обладать электронной подписью. Электронный документ представляет собой документ, в котором информация представлена в электронной цифровой форме (ст. 3 ФЗ от 10.01.02 года № 1 «Об электронной цифровой подписи»).
На основе первичных документов производится обобщение информации. Данные налогового учета – данные, которые учитываются в разработочных таблицах, справках бухгалтера и иных документах налогоплательщика, группирующих информацию об объектах налогообложения.
Формирование данных налогового учета предполагает непрерывность отражения в хронологическом порядке объектов учета для целей налогообложения (в том числе операций, результаты которых учитываются в нескольких отчетных периодах либо переносятся на ряд лет).
При этом аналитический учет данных налогового учета должен быть так организован налогоплательщиком, чтобы он раскрывал порядок формирования налоговой базы.
Вместе с тем налоговым законодательством установлено, что система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно, исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, то есть применяется последовательно от одного налогового периода к другому. Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.
Изменение порядка учета отдельных хозяйственных операций и (или) объектов в целях налогообложения осуществляется налогоплательщиком в случае изменения законодательства о налогах и сборах или применяемых методов учета. Решение о внесении изменений в учетную политику для целей налогообложения при изменении применяемых методов учета принимается с начала нового налогового периода, а при изменении законодательства о налогах и сборах не ранее чем с момента вступления в силу изменений.
Бухгалтерский документ — это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Хозяйственные операции отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях информации (перфокартах, перфолентах, магнитных лентах и др.). Следовательно, документ — это любой носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.
Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.
Собственные или унифицированные формы первичной документации?
Новый федеральный закон N 402-ФЗ, который вступил в силу с 01.01.2013 года, разрешает хозяйствующим субъектам самостоятельно устанавливать формы первичных документов. Они должны быть поданы на утверждение руководителю предприятия лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета предприятия.
Правда, Министерство финансов РФ в тексте Информации N ПЗ-10/2012 отмечает, что унифицированные формы, применение которых уполномоченные органы устанавливают на основании других федеральных законов или в соответствии с ними, остаются обязательными к использованию при совершении конкретных хозяйственных операций.
Например, Банк России утвердил в соответствующем положении обязательное использование стандартных бланков кассовых документов. Однако разрабатывать собственные формы первичных документов не каждому под силу. Это потребует времени и усилий, к тому же их составитель должен обладать соответствующей квалификацией.
А потому можно по-прежнему пользоваться типовыми бланками, которые разработал Госкомстат РФ. Но не забудьте утвердить соответствующие формы приказом по предприятию за подписью директора.
Учет запасов и готовой продукции
Эта область бухгалтерского учета фиксирует движение всех активов, срок службы которых составляет менее 12 месяцев. Это сырье, материалы, запчасти, офисные «расходники», упаковка, и т.д., а также готовая продукция. Такой учет еще называют складским.
Здесь применяют следующие формы:
- приходная накладная;
- все материалы и товары группируются по определенным признакам, а на каждую группу заводится карточка учета материалов по форме № М–17;
- для списания материалов используют требование-накладную по установленной форме № М–11, а товары списываются при продаже;
- движение по складу оформляется в виде материального отчета, а в магазинах и торговых предприятиях — товарного отчета № ТОРГ-29.
Кроме того, законодательством предусмотрено периодическое проведение инвентаризаций таких активов, для этого используются следующие документы:
- инвентаризационная опись (№ ИНВ-3);
- приказ о проведении инвентаризации (№ ИНВ-22);
- сличительная ведомость результатов инвентаризации (№ ИНВ-19);
- ведомость учета результатов инвентаризации (№ ИНВ-26).
Инструкция по заполнению унифицированной формы приведена в приложениях № 2 – 4 к письму ФНС № ММВ-20-3/96. В приложениях также указан перечень операций, для оформления которых можно использовать документ.
Прежде, чем приступить к заполнению документа, нужно определить его статус:
- 1 – передаточный счет заменяет налоговый счёт-фактуру и бухгалтерский акт передачи (организация использует НДС).
- 2 – документ выписывается только как накладная или первичный передаточный акт (для операций без НДС).
Статус УПД проставляется в верхней левой части бланка.
УПД 1. Заполнение бланка начинается с порядкового номера (регистрация согласно внутреннему документообороту) и даты заполнения документа. Далее вносятся реквизиты продавца/отправителя и покупателя/получателя:
- Полное название организации (для ИП – ФИО).
- Адрес (для ИП – адрес регистрации по месту жительства).
- ИНН.
- КПП (для юрлиц).
Во второй части документа указываются данные о товаре, услуге, выполненной работе или о имущественном праве:
- Наименование.
- Условное обозначение единицы измерения (литры, штуки, метры).
- Код единицы измерения по ОКСМ.
- № таможенной декларации (для импортных товаров).
- Общее количество по наименованию.
- Цена за единицу по наименованию без НДС.
- Общая стоимость без НДС.
- Сумма акциза (при наличии).
- Ставка НДС.
- Сумма налога по наименованию.
- Стоимость с учётом НДС.
- Название страны происхождения.
- Код страны по ОКСМ.
Далее подсчитываются итоги по товарно-материальным ценностям или услугам:
- Стоимость без НДС.
- Сумма налога.
- Стоимость с НДС.
В строке «Основание для приёма-передачи» указывается № и дата регистрации договора или соглашения, на основании которого выписан УПД.
В данных о транспортировке и отгрузке указывается транспортная накладная или другой документ, подтверждающий факт выдачи товарно-материальных ценностей.
Далее документ подписывают (с расшифровкой):
- Руководитель и гл. бухгалтер организации или индивидуальный предприниматель (с указанием реквизитов о гос. регистрации ИП).
- Лица, которые участвовали в отгрузке и приёме товара и составлении унифицированной формы документа.
В графе «Иные сведения о получении, приёме» нужно написать «Претензий нет».
УПД 2. Если документ выписывается в качестве накладной или передаточного акта, без учёта НДС, то в графах «Ставка НДС» и «Сумма налога по наименованию» ставятся прочерки.
Бухгалтерская первичная документация и ее значение
Важность первичной бухгалтерской документации проявляется в следующем:
- Практическое значение. Первичная документация служит не только для того, чтобы отображать в бухгалтерском учете хозяйственные операции. По сути, это инструмент, который используется во время всех финансово-хозяйственных операций. Для руководства и управления субъектом экономики также необходимо использование документации. С помощь документации отслеживаются все движения денежной массы, товаров и материальных ценностей. Также документы служат законной основой для осуществления операций любого вида. С помощью первичной документации можно найти ошибки в бухгалтерском учете;
- Юридическое значение. Важной является правовая составляющая первичной документации. При разрешении юридических споров между объектом хозяйствования и другим объектом или физическим лицом ключевое место занимают первичные документы. Если первичный документ имеет правильное оформление, то он имеет силу во всех судах, в том числе и арбитражных. Основой судебно-бухгалтерской экспертизы также являются первичные документы;
- Значение контроля. С помощью первичной документации происходит сохранение и контроль за ним материальных ценностей, состоящих на балансе организации. Контрольная функции я выражается также в том, что при помощи первичных документов проводятся документальные ревизии и аудиторские проверки. В последнем случае первичная документация выступает основным источником информации. Обработка первичной документации и ее оформление являются видом самоконтроля на предприятии;