Заключение договоров в электронном виде
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заключение договоров в электронном виде». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Законодательство на данный момент предусматривает по крайней мере один случай, когда договор можно заключать только в электронной форме. Речь идет о договорах, заключаемых на электронных торговых площадках госзаказа по результатам открытых аукционов в электронной форме. Так, в п. 1 ст. 41.12 Федерального закона от 21.06.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» указано, что по результатам открытого аукциона в электронной форме контракт заключается с победителем открытого аукциона в электронной форме.
Что нужно сделать, чтобы начать заключать договоры в электронном виде
Прежде чем начать заключать договоры и обмениваться соответствующими документами в электронном виде, контрагентам нужно договориться о двух моментах. Во-первых, о способе обмена документами (на бумаге или в электронном виде). Соглашение об этом может быть заключено как письменно, так и устно. Во-вторых, о типе электронной подписи, которой будут заверяться электронные документы.
Напомним, что согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ) выделяются три вида электронных подписей: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Они отличаются по надежности и сложности получения.
Если участники документооборота договорились об использовании квалифицированной электронной подписи, то никаких дополнительных соглашений, где бы это оговаривалось, им заключать не нужно. Это связано с тем, что условия признания квалифицированной электронной подписи описаны в Законе № 63-ФЗ.
Если же контрагенты договорились, что будут использовать простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись, им придется заключить соглашение сторон, подписанное собственноручно, которое будет содержать описание условий признания такой подписи.
Особенности заключения договора в электронном виде
Согласно п. 2 ст. 434 ГК РФ, заключение договора в письменной форме допускается посредством пересылки электронных документов по телекоммуникационным каналам связи при условии, что сторона, отправившая документ, может быть идентифицирована второй стороной. Для обеспечения идентификации отправителя, а также предотвращения внесения корректив в документ после того, как он был заверен составителем, необходимо использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП).
Использование ЭЦП, являющейся гарантом действительности информации, содержащейся в документе, при совершении сделок, согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ, допускается. Понятие электронной подписи установлено п. 1 ст. 2 федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63, согласно которому под ней понимается информация, присоединяемая к электронному документу и позволяющая идентифицировать подписавшее его лицо.
Использование квалифицированной электронной цифровой подписи как обязательное условие обеспечения законности договора
Согласно п. 1 ст. 6 ФЗ № 63, электронный документ может быть признан аналогичным по юридической силе документу, созданному на бумажном носителе, лишь в том случае, если он подписан квалифицированной ЭЦП.
Квалифицированная подпись, в соответствии с п. 4 ст. 5 ФЗ № 63, имеет следующие характеристики:
- Создана посредством преобразования информации при помощи специального ключа ЭЦП.
- Позволяет идентифицировать лицо, подписавшее документ.
- Позволяет выявить коррективы, внесенные в документ после того, как он был подписан.
- Создана при помощи средств ЭЦП, соответствующих законодательно установленным требованиям. Именно поэтому подписи, относящиеся к указанной категории, выдаются исключительно удостоверяющими центрами, аккредитованными в порядке, установленном приказом Минкомсвязи РФ «Об аккредитации…» от 23.11.2011 № 320.
- Имеют ключ проверки подписи, указанный в квалифицированном сертификате.
Законодательные ограничения на заключение договоров в электронном виде
Согласно п. 1 ст. 6 ФЗ № 63, электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, не признается эквивалентным аналогичному документу, составленному на бумажном носителе, если законодателем установлено требование о необходимости составления таких договоров исключительно на бумаге.
В частности, нельзя заключать в электронном виде договоры, подлежащие:
- обязательному нотариальному удостоверению (например, договор дарения, купли-продажи объектов недвижимости, залога долей или ренты);
- обязательной государственной регистрации (договор найма или аренды недвижимости, долевого строительства и т. п.).
Каким образом можно достоверно установить, что электронный документ исходит от стороны по договору?
Наиболее очевидный способ – это использование усиленной квалифицированной электронной подписи. Как предусмотрено в Федеральном законе от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», документ, подписанный такой подписью, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. По существу, с точки зрения закона именно использование такой подписи на электронном документе может сформировать достаточную уверенность в том, что его подписало определенное лицо.
Если стороны обменялось сканами подписанного договора по электронной почте, то этот способ, конечно же, не позволяет достоверно установить, что договор исходит именно от стороны по договору. А раз так, то и говорить о заключении в данном случае договора в простой письменной форме, как это предусмотрено в ст.434 ГК РФ, как минимум, проблематично.
Даже без ИП можно заключить договор. В теории
Теоретически фрилансер может использовать разные виды договоров, например, авторский договор или договор подряда. Каждый имеет свои нюансы, Но суть одна — клиент по договору получает работы/услуги, и обязуется оплатить их исполнителю (фрилансеру). Также по российскому законодательству, если ваш клиент — фирма, то ее бухгалтерия обязана удержать из сумм гонораров налоги, в частности, НДФЛ (налог на доходы физических лиц) в размере 13%. Если вы заключили договор на сумму 1000 руб., на счет получите 870 руб.
Однако компаниям не интересно заключать договоры с физическими лицами, из-за необходимости разбираться с налогами. Поэтому проще всего зарегистрировать ИП и сотрудничать с клиентами как индвидуальный предприниматель. Сразу перейдите на упрощенку (упрощенный режим налогообложения) с оплатой 6% от оборота. Теперь вы заключаете договор с клиентом, получаете от него оплату на счет и сами платите все налоги с доходов.
Если условия об электронном взаимодействии нет…
Порой стороны обмениваются сканами договоров, хотя в нем нет ни единого слова об этом. Даже в такой ситуации иногда договор могут признать заключенным — если стороны приступили к его исполнению.
На помощь здесь приходит принцип «эстоппель» — запрет на противоречивое поведение сторон сделки. В ГК РФ он встречается в нескольких нормах, одна из них — п. 3 ст. 432. Сторона не вправе требовать признания договора незаключенным, если ранее каким-либо образом подтвердила его действие, например, приняла от другой стороны полное или частичное исполнение, либо сама начала исполнять свои обязательства. Так, уплатив аванс и приняв работу исполнителя на условиях, указанных в скан-копии договора, заказчик не вправе отказаться от уплаты оставшейся части, ссылаясь на его незаключенность. С его стороны это будет недобросовестным поведением.
Порядок заключения такого вида деловых документов, как договоры, регламентируется статьями из Гражданского и Трудового Кодексов:
- Статья 434 Гражданского Кодекса подтверждает, что договор между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, физическими лицами или некоммерческими организациями, ведущими от своего имени экономическую деятельность) можно заключить путем обмена электронными документами. Главное, чтобы можно было установить, что электронный документ исходит от стороны по договору.
- Статьи 312.1 и 312.2 Трудового Кодекса предусматривают, что договор с дистанционным сотрудником можно оформить в электронной форме.
В цифровом пространстве гарантом неизменности документа и подтверждения авторства выступает усиленная электронная подпись: квалифицированная или неквалифицированная. Применение электронной подписи в России регулируется федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Подробнее о видах электронной подписи можно прочитать в этой статье.
Когда договор нужно заключать только в электронном виде
Законодательство на данный момент предусматривает по крайней мере один случай, когда договор можно заключать только в электронной форме. Речь идет о договорах, заключаемых на электронных торговых площадках госзаказа по результатам открытых аукционов в электронной форме. Так, в п. 1 ст. 41.12 Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» указано, что по результатам открытого аукциона в электронной форме контракт заключается с победителем открытого аукциона в электронной форме.
Если заказ размещен иным способом (например, путем запроса котировок), то договор может быть заключен как в электронном виде, так и на бумаге: в законе это не оговаривается.
Единственное ограничение связано с необходимостью представить копию договора по госзаказу в Федеральное казначейство. До 2011 г. сделать это можно было только на бумаге, однако сейчас Казначейство принимает и электронные договоры. Не исключено, конечно, что бухгалтерия одного из контрагентов потребует бумажную копию договора, однако это не препятствует тому, чтобы составить оригинал договора в электронном виде.
То же самое касается и других видов торгов, будь то коммерческие торги или аукционы по реализации имущества банкротов: закон не обязывает участников сделки заключать контракт в электронной форме, но и не препятствует этому.
Переходный вариант: электронные продления
Если по каким-то причинам на сегодняшний день компания не может позволить себе перевести весь документооборот по сделке — начиная с договоров и заканчивая актами и счетами-фактурами — в электронный вид, возможны промежуточные решения.
Например, такая практика применяется в компании СКБ Контур при выставлении счета, акта и счета-фактуры в случае продления договоров на прежних условиях между СКБ Контур и абонентами системы «Контур-Экстерн».
Инициатива исходит от СКБ Контур: менеджер предлагает клиенту продлить обслуживание без посещения сервисного центра. В случае согласия клиента выставляется счет на оплату. После поступления оплаты менеджер формирует электронные акт и счет-фактуру и направляет их на подпись клиенту. С документами, поступившими от СКБ Контур, клиент может ознакомиться в личном кабинете системы «Контур-Экстерн» и в системе электронного документооборота «Диадок».
Обмен подписанными документами по электронной почте
Это наиболее распространённый способ виртуального заключения договоров. Он используется, когда не требуется обмен бумажными копиями. Каждая сторона распечатывает и подписывает договор, после чего сканирует и отправляет его контрагенту (или нескольким) по электронной почте. Вторая сторона в свою очередь делает то же самое. После обмена электронные версии подписанного документа приравниваются к оригиналу или «бумажной копии».
Однако такой способ подписания документов в условиях самоизоляции может быть не самым практичным, ведь у каждой из сторон дома должны быть рабочие принтер и сканер.
|
Большинству компаний всё же больше подойдет подписание электронных документов с помощью электронной подписи. Это эффективный и менее трудозатратный вариант, поскольку он не требует каждый раз распечатывать договор. |
Как происходит заключение электронного договора
Каждая сторона подписывает договор в форме электронного документа или скана и направляет контрагенту. Для этого можно использовать электронную почту.А70 Есть и другие варианты. Компания может разместить договор на электронной площадке, доступ к которой имеют обе стороны договора. Типичный пример — портал госзакупок. Другой способ — организация может заключить договоры с контрагентами через свой сайт. Например, так выдают займы микрофинансовые организации. Заемщик регистрируется на их сайте, устанавливает специальную программу, получает электронную подпись и оставляет заявку. По общему правилу электронный договор заключен с момента, когда оферент получил акцепт, то есть стороны согласовали все существенные условия.432ГК Например, вы направили контрагенту проект договора поставки в электронной форме. Подписали его усиленной квалифицированной электронной подписью. Договор будет заключен с момента, когда вы получите электронное соглашение с такой же подписью контрагента. С этой даты считайте сроки исполнения обязательств по договору.
Ответственность за работу без договора
Риск работы без договора – устное соглашение на сумму более 10000 рублей будет признано ничтожным.
Без договора — в суде нечем будет подтвердить вашу договорённость, как и Исполнителю, так и Заказчику.
Компании Заказчика юр. лица или ИП, требуется договор для подтверждения своих расходов перед налоговой службой (ИФНС). Для расчёта Заказчиком налога НДФЛ и социальных налогов, если с вами заключили договор, как с физ. лицом. Так, что договор будет просить бухгалтерия Заказчика.
Можете выставлять Счёт, Счёт-договор, чтобы не писать договор. Если услуги типовые, указываете в счёте услугу допустим «консультирование» и стоимость (можно добавить количество часов).