Как провести корпоративное мероприятие

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как провести корпоративное мероприятие». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

На сегодня унифицированного бланка расходов на проведение мероприятия не существует, поэтому представители предприятий и организаций могут составлять его в произвольном виде или, если у компании есть разработанный и утвержденный типовой шаблон, – по этому образцу. При этом вне зависимости от того, какой именно способ будет выбран, необходимо, чтобы по своей структуре документ соответствовал некоторым стандартам делопроизводства, а по тексту включал в себя ряд определенных сведений.

Каждый корпоратив должен работать на одну или несколько особенно актуальных целей:

— единство команды;

— нацеленность на результат;

— формирование корпоративной культуры;

— формирование положительного образа компании в умах собственных сотрудников, партнёров, вышестоящего руководства (для отраслевых подразделений, филиалов);

— реклама, продвижение продукции;

— получение важных навыков, знаний;

— постановка целей и задач по развитию.

Чтобы правильно определить цель, нужно хорошо понимать, что именно в данный конкретный момент важно для компании или коллектива. Потому над целью работает руководство совместно с HR-менеджером, маркетологами, аналитиками.

Когда насущные проблемы определены, выбирается организатор корпоративных мероприятий — из работников или сторонний.

Стоит отметить, что организация мероприятия собственными связана с определенными рисками. Даже на обычном празднике гостям бывает скучно, они ссорятся, могут позволить себе выпить лишнего, приглашённые собираются в отдельные группы. Корпоратив же может превратиться во встречу, которая не объединит, а разделит коллектив, между коллегами возникнет напряженность, у сотрудников сформируется отрицательное отношения друг к другу и к компании в целом.

Важно! По исследованию портала HeadHunter, около 22% (!) работников ненавидят корпоративы. Как выяснилось, у 20% из этих 22% корпоративы проводят сотрудники компаний, у 19 % — за счёт нерабочего времени или выходного.

Стоит ли так рисковать, или лучше пригласить того, кто не даст заскучать гостям, составит развлекательную программу в соответствии с разными интересами и не допустит негатива на торжестве?

Важно! Ни одна цель мероприятия не будет достигнута, если вы проводите его в выходной или после трудового дня. Исключение — туристические походы, совместные поездки, но только по искреннему желанию сотрудников.

В зависимости от цели выбирается форма корпоративного мероприятия, круг приглашённых, ответственные, выделяются средства на проведение.

Выбор приоритетных направлений обучения

Структура плана обучения включает направления и формы организации обучения. В свою очередь направления обучения описываются двумя характеристиками: целевые группы (категории) сотрудников и тематика обучения.

Существует типовой список разделов плана обучения по целевым группам сотрудников.

Должностные категории сотрудников:

• руководители высшего звена;
• руководители среднего звена;
• руководители низового звена.

Специальные категории сотрудников:

• резерв на продвижение (Hi-Po);
• наставники;
• внутренние преподаватели;
• специалисты по качеству (внутренние аудиторы системы качества).

Специалисты подразделений

• маркетинг;
• продажи;
• финансы;
• бухгалтерия;
• юридическая служба;
• служба персонала;
• служба качества;
• служба обеспечения;
• служба безопасности;
• внутренний аудит.

Тематика обучения в любой организации еще более многообразна, чем набор специальностей сотрудников. Поэтому ниже приводится лишь типовой перечень тем обучения:

• стратегия компании;
• особенности продуктов и услуг компании;
• профессиональное обучение специалистов;
• менеджмент;
• информационные технологии;
• экономика;
• управленческий учет;
• управление проектами;
• управление рисками;
• правовые вопросы;
• работа с персоналом, в т. ч., навыки обучения и развития персонала, навыки оценки персонала;
• иностранные языки;
• техника безопасности, охрана труда, охрана окружающей среды.

Так, в компании, занимающейся дистрибуцией, в перечне тем профессионального обучения для специалистов по продажам могут появиться такие, как «Навыки продаж», «Управление брендами», «Мерчендайзинг», а для специалистов по логистике – «Управление перевозками», «Управление складами».

Тема «Профессиональное обучение специалистов» в каждой конкретной компании расшифровывается в соответствии с перечнем специальностей (профессий), используемых в компании. Практически за основу этой расшифровки можно брать приведенный выше список специалистов подразделений с уточнением, диктуемым спецификой организации.

При планировании обучения стоит рассмотреть необходимость включения в план всех возможных сочетаний категорий сотрудников и тем обучения. Например, особенности продуктов и услуг компании в той или иной мере должны освоить все должностные и профессиональные группы специалистов. То же самое можно сказать и об изучении информационных технологий. Работу с персоналом целесообразно изучать как сотрудникам службы персонала, так и руководителям всех уровней (последним, конечно, наряду с менеджментом).

Помимо направлений обучения, категорий сотрудников и форм организации обучения в ряде случаев при планировании целесообразно выделять уровни обучения. Типичным случаем многоуровневого обучения является изучение иностранных языков. Различные системы обучения языкам содержат от 3 до 8 уровней и подуровней владения языком. Подобным способом может быть построена и система обучения навыкам работы на компьютере. Даже такое специфическое направление обучения как «Навыки продаж» в последние годы принято разбивать на 2-3 уровня сложности.

Использование уровней сложности при планировании обучения позволяет не только сделать программу более четко ориентированной на уровень знаний и навыков конкретной группы слушателей, но и обеспечить однородность обучаемых и тем самым повысить качество обучения, а также в итоге и сэкономить средства, затрачиваемые на обучение. Ведь альтернативой данному подходу является обучение «всех всему и сразу», т. е. больших количеств сотрудников по продолжительным программам.

На одном достаточно известном бухгалтерском интернет-портале нам попалась запись, где бухгалтера делятся своим опытом отражения соответствующих затрат. Что там только не писали, однако здравое зерно все-таки отыскать в этом получилось. Стоит отметить, что записи были сделаны ни много, ни мало в 2011 году и на тот момент уже многое успело измениться. На основании прочтенного текста, сложилось впечатление, что с профессиональной точки зрения бухгалтера в принципе не любят подобные праздники. На это есть несколько причин: во-первых, суммы, которые тратятся за застолье, как правило, не ограничиваются одной сотней тысяч рублей, а могут «переваливать» и за миллион. Такие траты необходимо как-то учитывать, при этом корректно исчислить налоговую базу. Во-вторых, тратя крупные суммы денег, к примеру, перед Новым годом, директор обязательно начнет считать каждую копейку уже после всех событий, скажем, в январе-феврале. Что касается самого праздника, то у каждого конкретного человека к ним свое отношение. Кому-то в радость повеселиться, кто-то же всячески старается избегать эти действа. В любом случае, данное событие вынуждает бухгалтеров что-то предпринимать, дабы, и работу свою выполнить добросовестно, и чувствовать себя комфортно.

Под форматом мероприятия подразумевается концепция и программа (наполняемость). Слово концепция вошло в моду и стало модно проводить корпоративные вечеринки какой-либо концептуальной направленности: «стиляги», «карнавал», «диско 80-х», «гангстерская» и даже «гавайская» (женщины надевают легкие открытые платья, а мужчины — шорты и сланцы). Корпоративный Новый год может стать «Сказкой с Дедом Морозом и Снегурочкой». Важен дресс-код: подготовка к празднику еще до его начала объединяет сотрудников и создает особое настроение. Некоторые посчитают это пустой тратой времени и придут в обычном праздничном костюме, но это нормально — консерваторы есть в любом коллективе. Бывает и обратное: необычный формат мероприятия может раскрыть неожиданные таланты коллег. В свое время для автора стало открытием, когда на вечеринку «стиляг» обычно скромно одевающийся, консервативный с виду сотрудник нарядился достаточно смело и точно в стиле 50-х и лихо отплясывал на танцполе, вызвав восторг окружающих.

Сделаем небольшой экскурс в историю. Как проводились обычно корпоративы несколько лет назад? Мужчины надевали костюмы, женщины — вечерние платья. Программа, как правило, состояла из выступления ведущего, проводящего конкурсы и всячески развлекающего коллектив; танцевальных и вокальных номеров, выступлений фокусников, шутливых сценок; на разогреве — дискотека. И так — каждый праздник… А сейчас важно придумывать что-то новое, стремиться сделать так, чтобы один праздник был не похож на другой. Именно поэтому нужно продумывать концепцию.

Для концептуальных мероприятий необходимы особые программа, атмосфера и антураж — визуальное оформление и музыка. Организаторы могут прибегнуть к помощи активных и креативных коллег или воспользоваться услугами агентств, благо выбор их сейчас огромный. Если же бюджет ограничен, вы не доверяете агентствам или принципиально решили делать все сами — в Интернете много примеров того, как организовать тематическое мероприятие. Даже описания и картинки на тему той или иной эпохи или стиля (например, Америка 30-х гг. в случае гангстерской вечеринки, традиции и одежда жителей Гавайских островов) помогут воссоздать атмосферу и сделать праздник ярким и запоминающимся, ведь мелочи и детали имеют большое значение.

 V Чем меньше и сплоченнее коллектив, тем ярче и душевнее праздник.
 ---------------------------------------------------------------------
 V Чем меньше расслоенность статусов - тем больше довольных и меньше
 конфликтов. Не приглашайте одновременно специалистов по клинингу и
 директоров филиалов на одно мероприятие. У первых масштаб и размах
 отдыха может вызвать зависть и желание "гульнуть на полную катушку",
 а вторые в результате будут чувствовать себя неуютно.
 ---------------------------------------------------------------------
 V Клиентов и друзей компании звать можно, но пусть это будут очень
 дорогие гости, ведущие себя приближенно к поведению в компании, чтобы
 не возникло эффекта "чужой среди своих".
 ---------------------------------------------------------------------
 V Помните - к середине мероприятия вы можете общаться с нетрезвыми
 людьми. И это нормально.
 ---------------------------------------------------------------------
 V Будьте готовы ко всему, но залог успеха праздника - это позитивный
 настрой!

Удачи!

Можно ли уменьшить налог на прибыль

В большинстве случаев затраты на проведение корпоративов составляют весьма большую сумму, поэтому в компаниях начинают искать способы учесть понесенные издержки при расчете налога на прибыль. Однако ст.

252 НК РФ определено, что при расчете налоговой базы по налогу на прибыль можно учитывать только экономически оправданные расходы, подтвержденные документально.

Расходы денежных средств должны быть неразрывно связаны с осуществляемой предпринимательской деятельностью (направлены на получение доходов в будущем).

В дополнение: бухгалтерские проводки по учету налога на прибыль.

Провести корпоратив по бухгалтерии компании можно двумя способами:

1. Мероприятие для сотрудников фирмы. В данном случае затраты на корпоратив не попадают под законодательно утвержденное определение обоснованных расходов, вычесть их из налоговой базы нельзя, мероприятие оплачивается из средств чистой прибыли. В бухгалтерском учете фирмы такие расходы отображаются в полном объеме, поэтому у компании образуется постоянное налоговое обязательство (20% от суммы отображенных затрат).
2. Существует альтернативный способ проведения корпоратива, когда часть расходов может быть учтена в качестве представительских трат. Для этого следует пригласить на празднование бизнес-партнеров.

Требования к представительскому мероприятию:

• приказ, заверенный руководством компании, о проведении торжества с представителями компаний-партнеров для обсуждения сотрудничества;
• составлена программа будущего мероприятия;
• составлена смета затрат. Все понесенные расходы денежных средств имеют документальное подтверждение (договоры, акты, УПД, ТОРГ-12 и счет-фактура и т.д.);
• на мероприятие приглашаются партнеры по бизнесу;
• возмещаются затраты непосредственно на официальную часть торжественного вечера (банкетное меню, аренда помещения). Расходы на развлечения не учитываются;
• платежные документы, подтверждающие расходы;
• по завершении корпоративного мероприятия составляется отчет о его результатах;
• прикладывается расчет норматива по представительским расходам.

Ограничение! Законодательством установлен лимит представительских расходов – не более 4% расходов на оплату труда персонала. Все, что сверху, покрывается за счет чистой прибыли компании.

Организация и проведение корпоративного мероприятия

Проведение и организация корпоратива требует немалых усилий и разработки определенного плана действий. Данное мероприятие — это не самый простой праздник, как может показаться на первый взгляд. Этот процесс требует тщательного планирования, а именно детальной разработки следующих пунктов:

1. Важно заранее продумать все даты, на которые будут организованы корпоративы — Новый год, 8 марта и иные государственные праздники, а также день основания организации.
2. Составление перечня приглашенных — это может быть весь коллектив с руководством или общий праздник с главными клиентами в качестве гостей.
3. Определение бюджета мероприятия, в том числе организационных расходов, стоимости корпоративных подарков и иные поощрения для работников.

Как строится смета праздника и что в нее входит?

Театр, как известно, начинается с вешалки, а работа над проектом — с брифа. После того, как достигнуты первые договоренности, начинается один из самых кропотливых этапов — составление сметы расходов на проведение мероприятия. О том, как строится смета и что в неё обычно включается, рассказывает
руководитель административного отдела Гильдии Мастеров, Евгения Воробьёва

Прежде чем приступить к составлению сметы, администратор обычно разрабатывает план мероприятия, основываясь на режиссерской концепции. Конечно, первый вариант сметы – предварительный и очень условный, так как в процессе согласований в нее могут быть внесены дополнительные позиции или наоборот, удалены ненужные. Администратор постоянно ведет поиск оптимальных решений в соответствии с желаниями заказчика, стараясь учесть индивидуальные особенности компании и соблюсти рамки выделенного на мероприятие бюджета.

Если мероприятие будет проводиться не на территории Заказчика, то одной из первых и обязательных статей расхода станет аренда площадки: этот раздел часто включает банкетное или кейтеринговое обслуживание. Программа развлечений, предусмотренная сценарием, может потребовать особое техническое обеспечение — этот раздел, в зависимости от сложности проекта, может включать в себя световое, звуковое и сценическое оборудование, плазменные панели и всевозможные новинки технической мысли для создания специальных эффектов и реализации высокотехнологичных решений . Оформление праздничного пространства, в большинстве случаев — обязательный пункт, ответственный за создание атмосферы. Стоимость напрямую зависит от режиссерской идеи и предпочтений заказчика – от сложных и дорогих театральных декораций до экономичных, но эффектных вариантов из живых цветов или воздушных шаров. Этот пункт может также включать в себя разработку и изготовление сопутствующей полиграфии – афиши, приглашения, билборды, тантамарески и многое другое. Раздел административно-постановочная группа это команда профессионалов, которая работает над праздником: директор и режиссер проекта, технический директор, один или несколько администраторов – те, кто осуществляет подготовку и проведение мероприятия. В этом разделе также указывается процент за менеджмент агентства. Общие расходы мероприятия могут включать реквизит, транспорт, фото- и видео- съемку, призы и подарки, фейерверк, прокат костюмов и многое другое: список ограничивается фантазией режиссера и желанием Заказчика. Дополнительной статьей расходов может стать приглашение артистов и исполнителей: расходы на гонорары и выполнение райдеров зачастую окупают эффект, произведенный появлением на празднике эстрадной звезды или медийного лица. Еще один возможный пункт сметы — интерактивные зоны — это отличный выход из положения, когда аудитория праздника велика и разнообразна: развлекательные площадки на любой вкус не оставят скучать никого. Другие, особенные статьи расходов могут возникнуть исходя из обсуждаемых с Заказчиком концепций и являются строго индивидуальными.

Смета обязательно претерпевает изменения, дорабатывается, дополняется и конкретизируется, и может иметь небольшой люфт в ту или иную сторону, поэтому уже при первом обсуждении Заказчику желательно хотя-бы представлять размер и гибкость бюджета. Это позволит сценаристам и администраторам сразу предлагать оптимальные решения, подрядчиков и артистов.

Страховые взносы со стоимости участия в корпоративе

Страховыми взносами в ПФР, ФФОМС и ФСС облагаются выплаты и иные вознаграждения, произведенные в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»). К таким выплатам относится заработная плата и другие начисления, входящие в систему оплаты труда, как, например, премии и подарки, выдаваемые в качестве поощрения за труд. При этом в базу для начисления взносов включаются выплаты и вознаграждения не только в денежной, но и в натуральной форме.

Однако начислять страховые взносы на стоимость участия сотрудников в корпоративе не нужно.Такое разъяснение дал Минтруд в Письме от 24.05.2013 № 14-1-1061. Согласно п. 4 этого письма, расходы организации по проведению корпоративных мероприятий по случаю праздников не являются адресными выплатами в пользу конкретных работников. Поэтому объектом обложения взносами во внебюджетные фонды не являются.

Налог на прибыль и УСН

Если компания празднует Новый год с размахом, оплата новогоднего корпоратива за счет организации приведет к весомым расходам. Рачительный директор, а тем более главный бухгалтер, задумается над тем, можно ли считать расходы на корпоративный праздник представительскими. В статье 252 НК РФ сказано, что в целях налогообложения прибыли разрешается учесть затраты, которые являются экономически обоснованными и подтверждены соответствующими документами.

Но самое главное — такие затраты должны быть непосредственно связаны с предпринимательской деятельностью, то есть направлены на получение прибыли. Представим теперь, что в документах на корпоратив (которые получить не проблема) написано: «услуги клоуна — 20 000 руб.». Будут ли такие затраты признаны ИФНС как направленные на ведение предпринимательской деятельности? Конечно, нет. И об этом представители Минфина и ФНС твердят еще с 2005 года (письма Минфина от 20.12.2005 № 03-03-04/1/430, от 11.09.2006 № 03-03-04/2/206).

Казалось бы, раз нельзя уменьшить базу налогообложения прибыли, то и поделать ничего нельзя. Но не все так однозначно. Есть статья затрат, которая относится на расходы, уменьшающие прибыль, и одновременно очень похожая на корпоратив, но в силу п. 22 статьи 264 НК РФ признанная экономически оправданной. Это представительские расходы. Как списать затраты на корпоратив в расходы, признав их представительскими, — потратить на праздник разрешено только 4% затрат на оплату труда. Все, что больше, — только за счет прибыли.

В чем разница? А в том, что на представительских мероприятиях участвуют не только работники компании, но и приглашенные партнеры по бизнесу. Этого достаточно, чтобы поменять вектор корпоратива в глазах налогового учета юрлица, применяющего общую систему налогообложения. Налог на прибыль в этом случае уменьшается, а это уже приятно.

К сожалению, получить вычет по НДС за потраченные на новогодний корпоратив суммы у фирмы тоже не получится. В статье 171 НК РФ сказано, что это разрешается только для товаров и услуг, которые были куплены для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения по НДС, то есть для производства или перепродажи. Банкет к таким налогооблагаемым операциям не относится, поэтому даже если поставщики цветов и воздушных шариков выставили счет-фактуру, на возмещение налога ставить все равно нельзя. Но если это было представительское мероприятие, НДС принимается полностью к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

НДС, начисленный при передаче для собственных нужд, не признается в целях налогообложения прибыли на основании п. 29 ст. 270 НК РФ. Если получена оплата за банкет, проводка в бухучете выглядит так:

Дт 60 Кт 51

Дт 91.2 Кт 60

Дт 91.2 Кт 68

Учет затрат при определении налога на прибыль

Траты на корпоратив могут быть очень большими. Следует ли включать их в состав налоговых расходов? В НК РФ указано, что тратами для целей налогового учета являются только обоснованные расходы. Они должны быть оправданы с точки зрения экономического фактора, подтверждены документами (на основании пункта 1 статьи 252 НК РФ). Тратиться средства должны на деятельность, которая в дальнейшем принесет доход. Траты на корпоратив обоснованными не являются, так как они не предполагают получение прибыли в дальнейшем. Следовательно, эти расходы не могут сократить налогооблагаемую базу.

При определении налога по УСН (предметом налогообложения являются доходы и траты) затраты на мероприятие также не учитываются. Связано это с тем, что они не входят в перечень расходов, содержащийся в статье 346.16 НК РФ.

Что делать работодателю? На выбор предоставляется два варианта:

• Траты не учитываются.
• Расходы представляются в качестве принимаемых трат.

К примеру, траты можно представить в качестве представительских расходов. Однако рассмотренный способ не подходит, если фирма использует УСН. Компании, исчисляющие налог на прибыль, могут использовать маскировку в форме «представительных расходов» на основании пункта 1 статьи 264 НК РФ. Максимальный размер этих расходов – 4% от общих трат на оплату труда. Как грамотно провести маскировку? Нужно подготовить документы, подтверждающие проведение представительского мероприятия. К примеру:

• На корпоратив приглашены представители (к примеру, контрагенты, клиенты).
• Проводится официальное, а не развлекательное мероприятие. Траты на развлечения не могут быть учтены в составе представительских расходах на основании пункта 2 статьи 264 НК РФ.

Обязательно нужно запастись документами, которые подтверждают характер мероприятия. Это могут быть акты об оказанных услугах, приказ о назначении даты представительского мероприятия. Соответствующие указания даны в Письме Минфина №03-03-06/1/675 от 1 ноября 2010 года.

Приятным бонусом для сотрудников, имеющих детей в возрасте до 12 лет, могут стать билеты на новогодние детские представления, театральные постановки и даже на каток. Компания вполне может порадовать своих сотрудников такими подарками.

Стоимость билетов на новогоднюю елку погашается из чистой прибыли предприятия, ведь выдача средств никак не связана с деятельностью, которая может увеличить доход организации, и передаются они безвозмездно в соответствии с пунктом 16 статьи 270 Налогового кодекса.

Со стоимости билетов необходимо исчислить НДС в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 146. Если цена новогоднего билета превышает 4000 рублей, с суммы превышения нужно начислить и заплатить в бюджет НДФЛ в соответствии с пунктом 28 статьи 217 Налогового кодекса.

Бухгалтер, конечно, может «замаскировать» траты на организацию праздничного застолья под представительские расходы. Но самым безопасным вариантом будет все же не учитывать расходы на корпоратив для целей налогообложения. В противном случае велика вероятность, что инспекция это выявит и доначислит налоги.

Страховые взносы со стоимости билетов начислять не нужно, поскольку в данном случае связь подарка с трудовой деятельностью работника прослеживаться не будет. В подтверждение этому посмотрите письмо Минтруда России от 8 июля 2015 года № 17-3/В-335.

Для оформления закупки детских билетов на новогодние представления, шоу, елки и передачи их сотрудникам не забудьте оформить приказ. В приказе в качестве получателей подарков укажите фамилии и имена сотрудников компании, а не их детей.

Если стоимость билетов на елку больше 4000 рублей, будет совсем не лишним, если вы подпишете письменный договор дарения. Хотя это необязательно, а всего лишь для подстраховки. Отражение в учете выданных работникам билетов на новогодние елки:

Дебет 50.3 «Кассовые документы» Кредит 60 (76) «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
— приобретены билеты на новогоднюю елку;

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 50.3 «Кассовые документы»
— подарочный билет передан работнику (рекомендуем оформить данную выдачу отдельной ведомостью);

Дебет 91.02 «Прочие расходы» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
— стоимость билета отражена в расходах;

Дебет 91.02 «Прочие расходы» Кредит 68 Субсчет «Расчеты по НДС»
— начислен НДС при безвозмездной передаче билета (для компаний, не являющихся организациями культуры и искусства, никаких льгот по НДС нет);

Дебет 99 Кредит 68 Субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
— отражение в учете постоянного налогового обязательства (не стоит забывать о применении ПБУ 18/02);

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 68 «Расчеты по НДФЛ»
— удержан НДФЛ у работника, если стоимость билета превышает 4000 рублей.

Советы по организации мероприятий в случае разных ограничений

Анализ Брэндинга мероприятия

• Планирование мероприятия должно быть согласовано с брендом и общим тоном компании.
• Поговорите с маркетерами компании и поймите, какие есть ограничения в брендинге, прежде чем приступать к планированию.
• Изучите порядок подписи. Некоторые компании имеют строгие правила о том, как и где может использоваться логотип.
• Сопоставьте свой уровень творчества с типом запланированного события. Нет причин бороться за креатив в ситуации, когда он будет иметь меньшее значение, например, на заседании совета директоров. Тем не менее, креативность важна и стоит бороться за что-то вроде элемента “приветствие для клиента”.

Привлечение к участию в мероприятии.

• Будьте конкретным в описании того, какую именно пользу принесет мероприятие. Играйте за то, что полезно и для них самих.
• Покажите значение мероприятия в самом начале. Если люди увидят, какую они извлекают выгоду с самого начала, они будут гораздо более активными.
• Будьте прозрачны, честны. Если, например, сотрудники будут проверяться на знание концепций, усвоенного материала в конце обучения, сообщите им это заранее. Если в конце мероприятия планируется какое-то важное событие и никто не может уйти заранее, также сообщите об этом заблаговременно. Это поможет вам установить доверие с вашей аудиторией.
• Многократные корпоративные мероприятия являются обязательными, что не всегда приводит к лучшим отношениям.

Тон мероприятий

• Объясните участникам, какой результат ожидает руководство. Определите ожидания компании и сотрудники смогут видеть серьезность вашего мероприятия.
• Сделайте обучение приятным, но акцент должен быть все равно на различных задачах. Участники могут сидеть со своими друзьями, что часто превращается в отвлеченные разговорчики, смех и прочее. Используйте активные методы обучения в небольших группах. Определитесь с группами или убедитесь, что люди не могут находиться в группе с кем-то, с кем они пришли на мероприятие.
• Поговорите с руководством, чтобы лучше понять, какие именно многофункциональные команды они хотели бы видеть. Затем соответствующим образом назначьте свою небольшую группу. Например, если руководство хотело бы видеть больше сотрудничества между дизайном и разработкой, объедините эти группы для решения проблемы.

Спикеры не профессионалы

• Выступающими может быть человеком из высшего руководства, а не профессионалом в плане выступлений. Это означает, что вы можете выделить время и посмотреть вместе с ними слайды для выступления
• Как только вы узнаете, кто будет спикером, установите сроки изготовления слайдов. Организуйте напоминания по времени. Объясните, что нужно четко определиться с ними. Если необходимо, сократите текст на слайде, разбейте его на короткие участки и сделайте несколько слайдов.
• При необходимости репетируйте. Не делайте это принудительно, но иногда это крайне желательно.
• Дайте всем докладчикам полезный лист советов. Они могут сказать вам, что им это не нужно, но они все равно могут его посмотреть потом.

Статистика и показатели результата

• Создавайте показатели, по которым вы измеряете сами себя, даже если руководство не просит их. По возможности используйте данные прошлых лет, для сравнения и демонстрации возможностей
• Составьте документ с передовой практикой или стандартными рабочими процедурами. Мало того, что это покажет компании все, что входит в мероприятие, это поможет другим помочь вам, если вы делегируете часть своих функций.
• Подумайте о том, как вы можете помочь вашему руководителю проявить себя на мероприятии. Когда “подчиненные” привлекают подобное внимание к непосредственному руководству, они часто думают намного выше этого человека.

Новое руководство, новое видение мероприятий

• Новое управление, новый топ-менеджмент, слияния,- все это не только влияет на то количество и тематику событий, которые вы координируете, но и их тон, бюджет и персонал.
• При смене менеджмента вы можете перейти от корпоративных мероприятий и отдела планирования к аутсорсингу или, например, младшим специалистам по маркетингу. Если бы это уже было передано вашей фирме по организации корпоративных событий, новое правление могло бы принять решение о ее” входе в дом” для большего контроля за всеми подобными мероприятиями.
• Уделите время разговору с новым руководством до окончательных решений по уже подготовленным мероприятиям. Будьте активны и сделайте первый шаг и попросите собраться вместе.
• Когда вы попросите о встрече, четко обозначьте, что именно вы хотите обсудить, сделайте это за них. Вместо того, чтобы “Я хотел бы обсудить с вами соглашения с поставщиками”, скажите: “Я хотел бы рассказать вам о наших предстоящих событиях в этом году и посмотреть, как они могут быть привязаны к вашему видению нового направления для компании”.
• Предложите свою помощь по организации и проведению новых мероприятий в соответствии с приоритетами высшего руководства.

Форс мажоры

• Познакомьтесь с командой менеджеров, чтобы у вас было некоторое представление о том, кто выносит эти идеи и что именно они делают. Например, если вы узнали, что в последний момент они всегда приглашают еще пятерых людей, заблаговременно добавьте их с общий список.
• Объясните, что каждое действие б��дет иметь свой эффект. Если они изменят ситуацию в последнюю минуту, может произойти все что угодно. Будьте предельно конкретными, насколько это возможно.
• Заложите эти факторы в сроки, о которых они заботятся. Не просто объясните, что может произойти, если пропустить крайний срок, — подсчитайте количественно. “Мы пропустим крайний срок и такую-то скидку. Это будет стоить нам еще 60 000 рублей “. Это даст руководству всю информацию для принятия обоснованного решения.

Бюрократия

• Многие компании страдают от обширной и укоренившейся бюрократии. У них есть протокол буквально для всего. Это может привести к невероятным замедлениям в процессе принятия решений при организации корпоративных мероприятий.
• Поймите будущий процесс , прежде чем вам нужно будет пройти через него. Будьте в курсе подробностей заранее, чтобы сэкономить время в будущем.
• Предложите варианты эффективности, прежде чем они вам понадобятся. Необходимо, чтобы управления уделило время для рассмотрения ваших изменений.
• Укажите, сколько будут стоить ненужные шаги в перспективе. Возможно, вы имеете право на скидки, но не нужно спешить. Определитесь в них.

Внедрение креативности и инноваций

• Руководство нередко говорит своему менеджменту: «Прошлогоднее мероприятие прошло успешно. Просто повторите его снова ». Но повтор не принесет вам новых поклонников и также быстро надоест. Таким образом, вам, организаторам мероприятий, возможно, придется найти тактичный способ противостоять позиции “пока работает, не чини”.
• Используйте данные для поддержки изменений, которые вы хотите реализовать.
• Покажите примеры того, что другие делают в мире.
• Объясните, что изменилось (новые технологии, такие как: помощники с искусственным интеллектом, роботы) — что приводит к желанию инноваций.
• Принимая во внимание эти неизбежные сценарии заранее, ваша работа будет довольно комфортной, приятной (насколько это возможно на подобных мероприятиях!).

Похожие записи:

• Пособия для беременных и родителей в 2023 году: полный список новых выплат
• Новый закон о досрочной пенсии. Пора писать заявление в ПФР
• Продление срока действий водительских удостоверений на 3 года