Кто подписывает справку 2 ндфл главному бухгалтеру
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто подписывает справку 2 ндфл главному бухгалтеру». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Исполнитель, являющийся налоговым агентом и тот, кто подписывает справку 2 НДФЛ, должен четко понимать всю ответственность за искажение данных при заполнении документа. В организациях часто бывают ситуации, когда работники просят увеличить сумму дохода в справке, чтобы подтвердить свою платежеспособность в банковском учреждении. Такое нарушение может быть инкриминировано, как факт мошенничества.
Справки, копии и выписки из документов
Внешние справки должны оформляться на бланке. А в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 выделяются три вида бланка по видам документов, оформляемых на них:
- общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме письма);
- бланк конкретного вида документа (кроме письма);
- бланк письма.
Итак, по требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 справки должны оформляться на общем бланке или бланке конкретного вида документа (т.е. на бланке справки). Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие (см. Примеры 1 и 3):
- Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации/ товарный знак (знак обслуживания)2*;
- наименование организации (знак обслуживания)*;
- наименование вида документа (СПРАВКА)*;
- дата документа**;
- регистрационный номер документа**;
- место составления или издания документа*;
- заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);
- текст документа;
- адресат;
- текст документа;
- подпись;
- оттиск печати (для справкок биографического или финансового характера).
Для справок можно использовать бланки как с угловым расположением реквизитов, так и с продольным. Однако первый вариант является более предпочтительным, так как в данном случае правая сторона верхней части бланка используется для размещения реквизита «адресат». А это позволяет более экономно использовать площадь листа.
В процессе подготовки справки реквизиты оформляют в соответствии со схемами расположения реквизитов, приведенных в приложении А ГОСТа Р 6.30-2003. Между реквизитами оставляют два–четыре межстрочных интервала.
Датой справки является дата ее подписания, которая, как правило, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 14.01.2009. При этом допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 февраля 2009 г.
Как поступить, если предприятие ликвидировано
Не исключена и другая довольно проблематичная ситуация, когда на момент обращения за справкой предприятие уже не функционирует (ликвидировано) и сведения о нем исключены из Единого государственного реестра юридических лиц. Существует несколько способов получить справку 2-НДФЛ в такой ситуации.
Так, если справка требуется новому работодателю, он направляет запрос в отделение ПФР и местную ИФНС с объяснением причин такой необходимости. Справка может потребоваться для правильного применения стандартных вычетов или расчета отпускных и больничных, когда без сведений об отчислениях, произведенных предыдущим работодателем, не обойтись.
В ответ на данный запрос будут предоставлены сведения о доходах и удержаниях из них по конкретному физическому лицу за запрашиваемый период. Также и само застрахованное лицо может самостоятельно отправить запрос в ПФР по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 21н.
Кроме того, физическое лицо может самостоятельно получить необходимые сведения о начисленном и уплаченном НДФЛ через личный кабинет на сайте ФНС России.
Кем обычно подписывается справка 2-НДФЛ?
Каждое предприятие выдает сотрудникам (или предоставляет в контролирующий орган) справки по форме 2-НДФЛ. Справка может быть 1, а может быть не менее 1 000 или 10 000. На кого должна быть возложена обязанность или право их подписывать? На руководителя всего предприятия или подразделения или на главного бухгалтера?
У руководителей высшего звена нет физической возможности подписывать оперативно все исходящие и входящие документы. А если кабинет руководителя или главбуха располагается не в соседнем помещении, а в соседнем городе? Ктоподписывает справки 2-НДФЛ в таком случае? Так что же делать – не выдавать справки или выдавать их с задержкой? И то, и другое недопустимо. Сроки предоставления документов в ИФНС определены законодательно, и за их нарушение предусмотрена ответственность.
О мерах ответственности за непредоставление справок 2-НДФЛ в ИФНС см. материал«Какова ответственность за непредставление 2-НДФЛ?».
Обратимся к Уголовному кодексу. Статья 159.1 УК РФ устанавливает уголовную ответственность за хищение денежных средств заемщиком путем представления банку или иному кредитору заведомо ложных и (или) недостоверных сведений. Данная статья применяется в случае, если заемщиком фактически не будут возвращены средства, а кредит выдан на основании заведомо ложных данных. Если же работник намерен вносить кредитные платежи, как положено законопослушному гражданину, то к уголовной ответственности за мошенничество в сфере кредитования его не привлекут. Но тут есть иная статья (ст. 327 УК РФ), устанавливающая ответственность за использование заведомо подложного документа.
Приговором мирового судьи судебного участка № 2 Кировского района города Ростова-на-Дону от 9 февраля 2010 года заемщик, представивший в банк для получения кредита подложную справку 2-НДФЛ, был осужден по статье 327 части 3 УК РФ. В данном деле работник самостоятельно оформил справку 2-НДФЛ, подделав подпись главного бухгалтера, и поставил печать организации, поскольку имел к ней доступ. В результате сотрудник понес уголовное наказание и, как следствие, получил судимость. Для компании же такой вариант развития событий в рамках уголовного законодательства ничем не грозит.
Кто имеет право подписи справки 2 НДФЛ
В нормативном документе четко определен перечень лиц, имеющих право подписи справок по форме 2 НДФЛ.
Это:
- Руководитель субъекта хозяйствования или заместитель руководителя, согласно уставным документам;
- доверенное лицо, официально представляющее интересы налогового агента.
Кроме визы, в справке указывают фамилию лица, подписавшего документ только в тех случаях, когда действует доверенность. Для этого отражают соответствующий шифр:
- Если справку подписывает руководитель, указывают цифру 1;
- если подписывает представитель налогового агента, указывают цифру 2. Это будет:
- Сотрудник бухгалтерии, который начисляет заработную плату;
- кадровый специалист, ведущий учет личных карточек;
- главный бухгалтер или его заместитель, с обязанностями контроля над начислением заработка и заполнением отчетных форм в фискальные органы.
Законодательные нормы
На сайте налоговой инспекции можно уточнить перечень законодательных актов с изменениями и дополнениями. Основной акт, обязывающий юр лицо подавать сведения в ИМНС – статья 24 кодекса.
Кроме того, в документе ММВ 7-11-820 введено четыре новых шифра по доходам и один код по вычетам. Также изменения коснулись и подачи справки в два этапа: сведения по удержанному НДФЛ и налогу, изъять который в отчетном периоде не смогли.
Вся информация об ответственности за неполноту подаваемых сведений, за непредставление отчета или ошибки, содержится в Налоговом и Административном кодексе.
Заключение
Нормативным актом в 2017 году отменено закрепление визы гербовой печатью директора, однако при желании налоговый агент может ее поставить, нарушения в этом не будет. При визировании справки 2 НДФЛ не руководителем, а официальным представителем, важно, чтобы были оформлены документы, передающие это право.
Законодательные нормы
Справка 2-НДФЛ обязывает работодателя предоставлять данные о заработной плате работников в соответствии со ст.24 НК РФ.
В текущем году в налоговом и бухгалтерском учёте произошло множество изменений, одним из них стала смена бланка по справке 2-НДФЛ.
Также на основании приказа МВ-7-11/820 Федеральной налоговой службы было введено четыре новых кодовых значения на доход и одно на вычет.
Произошли нововведения, связанные со сдачей отчётности, которую теперь придётся предоставлять в 2 этапа по удержанному и неудержанному налогу.
За несвоевременную сдачу или предоставление недостоверной информации Налоговый Кодекс предусматривает применение штрафов как на организацию, так и на должностное лицо.
Кто имеет право подписи справки 2 НДФЛ
В нормативном документе четко определен перечень лиц, имеющих право подписи справок по форме 2 НДФЛ.
Это:
- Руководитель субъекта хозяйствования или заместитель руководителя, согласно уставным документам;
- доверенное лицо, официально представляющее интересы налогового агента.
Кроме визы, в справке указывают фамилию лица, подписавшего документ только в тех случаях, когда действует доверенность. Для этого отражают соответствующий шифр:
- Если справку подписывает руководитель, указывают цифру 1;
- если подписывает представитель налогового агента, указывают цифру 2. Это будет:
- Сотрудник бухгалтерии, который начисляет заработную плату;
- кадровый специалист, ведущий учет личных карточек;
- главный бухгалтер или его заместитель, с обязанностями контроля над начислением заработка и заполнением отчетных форм в фискальные органы.
Изначально, согласно официальным разъяснениям по правильному заполнению такого важного документа, ставить подпись на 2-НДФЛ для сдачи в ИФНС был полномочен только сам налоговый агент. В большинстве случаев это руководитель компании, а также непосредственно сам индивидуальный предприниматель.
Но практика вносит свои коррективы. Так, общие правила уточняют, что справку теперь могут визировать и уполномоченные на подобные действия лица организации (ИП) на основании заранее составленной доверенности, которую может выдать руководитель компании или коммерсант.
Лицо, которое визирует справку 2-НДФЛ, обязано обозначить:
- занимаемую должность;
- фамилию и свои инициалы.
Дело в том, что этот документ законодательно отнесён не к категории бухгалтерских официальных справок, а к налоговым документам. Поэтому совсем необязательно подписывать его именно руководителю, как об этом уже выше сказано.
Понятие и сущность 2 ндфл
Справка 2 ндфл — это официальный документ, составляемый работодателем и свидетельствующий о сумме полученного дохода его персонала. Кроме того, она содержит информацию о начисленном и уплаченном за работника налоге, о неудержанном налоге, а также о вычетах и их размерах.
По сути, справка является бумагой, по которой можно узнать доходы человека. Также в ней содержатся и другие немаловажные сведения.
Справка 2 ндфл заполняется отдельно на каждого члена штата организации
Она состоит из нескольких разделов:
- Заголовок. В нем указывается: за какой год она составлена и в какую инспекцию представляется (пишется четырехзначный код инспекции, где первые две цифры — код региона, следующие две — код самого отделения). Также если это не первичный документ, а корректировка, указывается номер данного уточнения.
- Основные сведения. В данном разделе отражается основная информация о сотруднике:
- фамилия, имя, отчество;
- ИНН;
- серия и номер паспорта;
- адрес регистрации (индекс, регион, город, улица, дом, квартира ит.д.).
Должность, занимаемая сотрудником, в таких справках не указывается.
- Сведения о доходе по месяцам. Указывается не только оклад, но и премии, отпускные, материальная помощь и другие выплаты. Заработная плата указывается без вычета налога.
- Вычеты. В данном разделе указываются все вычеты, предоставляемые сотруднику (стандартные, социальные, имущественные). При предоставлении последних двух указывается также документ — основание для данного вычета (номер и дата уведомления, выданного налоговым ведомством).
- Расчеты. Указывается общая сумма дохода. Затем путем вычитания из нее суммы вычетов рассчитывается облагаемая сумма налога. Затем указывается, была ли данная сумма удержана (строка удержанный или неудержанный налог).
- Итоговая часть. Ставится подпись и дата заполнения. На более ранних версиях шаблона до 2021 года в конце также ставился штамп, свидетельствующий о действительности и достоверности представленных сведений.
Образец заполнения справки 2 ндфл за 2021 год
Заполняется данный документ отделом бухгалтерии.
Для отчета в инспекцию используется электронная форма отчета, а для выдачи на руки сотрудника — печатная.
Важно! Поскольку с 2021 года действует новый шаблон, и, соответственно, новые правила оформления, то единственным доказательством ее подлинности и действительности является подпись ответственного лица. До 2021 года на данном документе также проставлялась печать.
Но в связи с тем, что некоторым юридическим фирмам (ООО и АО) разрешили заниматься деятельностью без собственной печати, то штамп ставится только на определенной документации. Также в приказе, утвержденном новую форму, ничего не говорится о штампе, а бланк не содержит место для печати (М.П.). Поэтому даже если у фирмы имеется печать, ставить ее не обязательно. Однако постановка оттиска не является ошибкой и не приводит к применению мер налоговой ответственности и наказания.
Работодатель представляет данный отчет по месту регистрации фирмы или месту регистрации ее отдельных подразделений.
Сотруднику выдается один экземпляр на руки, но по письменному заявлению может быть выдано более одного.
Как правило, такие эта форма может понадобиться:
- для присвоения статуса малоимущего гражданина;
- для начисления субсидий;
- для предоставления иных льгот;
- для получения займа (ипотеки, рассрочки, кредита);
- для заполнения 3ндфл (чтобы получить вычет);
- для представления в другие организации.
Таким образом, справка 2 ндфл, составляемая работодателем, является важным документом, как для самой организации, так и для ее сотрудников.
Кто подписывает справку 2-НДФЛ директору
Оформление формы для руководителя организации выполняется согласно общим требованиям. Обязанность подписывать документ возлагается на ответственного сотрудника или же непосредственно на директора. Допустимы оба варианта, главное – соблюдать все нюансы оформления внутреннего документооборота предприятия.
У новых руководителей компаний, бухгалтеров, кадровиков могут возникнуть вопросы, связанные с подписью налоговых документов. В частности, они могут сомневаться в том, кто должен подписывать справку 2-НДФЛ. Итак, эта обязанность закрепляется за уполномоченным должностным лицом. Кто именно будет им являться, определяется изданием соответствующего приказа.
Роль, формирование и получение
Справка 2-НДФЛ – это документ, в котором отражаются все сведения о доходах работника. Здесь же указывается и размер налогов, вычтенных из заработной платы согласно требованиям главы 23 Налогового Кодекса Российской Федерации. Справка выдается работодателем по требованию работника.
За формирование указанного документа отвечает уполномоченное лицо. Таковым может являться как один из бухгалтеров, кадровиков, так и иной сотрудник, на кого возложена, согласно соответствующему приказу, обязанность заполнения справок 2-НДФЛ.
Следует указать, что выбранное должностное лицо должно составлять документ с соблюдением обязательной формы и выдавая документ в рамках указанных государством сроков (то есть не более, чем через 3 дня со дня поступления заявки от работника). В противном случае на него возлагается определенная ответственность.
Потребовать выдать соответствующую справку вправе только сотрудники, трудоустроенные по трудовому договору. Причем в документе будет отображена только «белая» зарплата. Если сотрудник получает дополнительные деньги в виде «черной» оплаты труда, они в 2-НДФЛ показаны не будут.
Также следует отметить тот факт, что запросить выдать справку 2-НДФЛ могут и уже уволенные сотрудники. Должностные лица не имеют права отказывать им в этом.