Как составить ответ на претензию по оплате задолженности?

Общество с ограниченной ответственностью «Пила»
Почтовый адрес: 321123, г. Поповка, ул. Зубова, д. 69

Генеральному директору
ООО «Наждак»
И.И. Иванову
(адрес: 125008, г. Поповка, ул. Бумажная, д. 20)

Исх. № 11

Как правильно составить ответ на претензию

Универсальных правил, как ответить на претензию об оплате задолженности, нет – все зависит от конкретной ситуации. Но есть общие рекомендации, следуя которым у вас получится спокойно решить спор в досудебном порядке. В письме-ответе изложите свою точку зрения, укажите на ошибки взыскателя, попробуйте согласовать рассрочку погашения.

В письме необходимо отразить следующие реквизиты и сведения:

1. Реквизиты получателя и отправителя: наименование организации или Ф.И.О. физического лица, адрес, ИНН.
2. Дата письма.
3. Реквизиты требования, на которое направляется ответ.
4. Свою точку зрения о создавшейся ситуации: о наличии и возникновении задолженности, о причинах, мнение о доводах взыскателя.
5. Доказательства приведенных доводов.
6. Если хотите попросить рассрочку уплаты долга, то необходимо прописать сроки и суммы.
7. Перечень подтверждающих сделанные выводы документов.
8. В конце письма обязательно проставляется подпись составителя.

Досудебное урегулирование спора позволяет избежать необходимости общения в суде, сокращает судебные издержки. Это выгодно обеим сторонам.

Кредитор отправляет претензию в трёх основных случаях:

1. Чтобы стимулировать должника к оплате, рассчитывая обойтись без судебной процедуры, по возможности.
2. Чтобы иметь право обратиться в суд.
3. Чтобы напугать должника, прекрасно понимая, что шансы выиграть судебное дело о взыскании ничтожно малы.

В зависимости от преследуемой кредитором цели зависит и форма ответа на претензию.

Если претензия кредитора содержит лишь сумму долга без учёта неустойки и инфляционных потерь или же они минимальные – кредитор не горит желанием скрещивать шпаги в суде. В таком случае не стоит лезть на рожон.

Необходимо отправить вежливый ответ, в котором:

1. Выразить согласие с наличием задолженности и извиниться за задержку платежа.
2. Поблагодарить за сотрудничество и высказать пожелание о его продолжении (если есть такая цель).
3. Указать в какие сроки вы готовы ликвидировать задолженность.
4. Если нет возможности в скором времени погасить долг, стоит предложить отсрочку или рассрочку платежа, составив соответствующий график.

Если претензия кредитора пестрит ссылками на процессуальные кодексы, законодательство о защите прав потребителей и пункты договора – кредитор ищет повод для суда и на компромисс не настроен. Такая претензия будет содержать максимальную неустойку без учёта исковой давности с детальным расчётом роста задолженности по дням.

Несмотря на неизбежность суда, писать ответ на претензию нужно.

Ответ должен быть не менее вежливым, чем в предыдущем случае, содержать ту же информацию и причины возникновения задолженности.

Какие бывают основания для несогласия с полученным претензионным письмом?

По выше приведенному порядку видно, что сердцевину ответа на претензию составляет абзац с выражением сути несогласия и приведенными доводами. Давайте посмотрим, какими они могут быть в соответствии с законодательством, чтобы вы могли грамотно противостоять недобросовестным клиентам/потребителям.

• Реализованный вами товар не подлежит возврату согласно Правилам продажи отдельных видов товаров (Постановление Правительства РФ от 19.01.98 N 55, в редакции от 23.12.16);
• Истек период в течение, которого можно было вернуть товар;
• Истек период, предусмотренный вашим договором поставки товаров или оказания услуг, в течение которого можно было предъявлять рекламацию;
• Незаконные побуждения к возвращению товара, а также «терзающие вас смутные сомнения» в махинациях проводимых потребителем;
  Вывод из строя товара по вине потребителя;
• Виновное действие потребителя после оказанной услуги или поставленного товара, в результате, которого у него возникло неудовлетворение качеством;
• Испорченный внешний вид товара.

Выше мы перечислили легальные доводы, которыми вы можете воспользоваться для выражения несогласия с полученной претензией.
Использование нижеследующих причин считается незаконным:

• Немотивированное уклонение от возмещения стоимости товара или услуги;
• Отсутствие товарного, кассового чека, накладной, квитанции и т.д.
  Ложное причисление товара к перечню невозвращаемых;
• Отговорка о неимении денег или идентичной продукции;
• Отговорка о неимении ресурсов, потенциала или специалистов выполнить требование, изложенное в претензии;
• Нежелание принять возврат товара, реализованного по промо-акции;
• Прочие необоснованные доводы.

Ответ на претензию по оплате задолженности: образец

Важная составляющая отношений СЃ клиентами Рё деловыми партнерами – грамотное составление ответа РЅР° претензию.

Этот документ указывает на добросовестность организации и ее желание продолжать сотрудничество.

Также написанный в вежливой форме и в соответствии с требованиями закона ответ на претензию по оплате задолженности поможет решить вопрос, не доходя до судебного разбирательства. В конце статьи можно скачать примерный образец. Сначала рассмотрим общие правила оформления бланка.

Как документ правильно составить

Ответ на претензию создается в свободной форме при соблюдении определенных правил написания такого рода документов. То есть обращение должно быть написано официально-деловым стилем. В нем не должно быть грубых выражений, оскорблений и бытового языка. В ответе на претензию не допускаются исправления и ошибки. Перед его отправкой следует тщательно проанализировать документ на наличие неточностей.

Написанный ответ должен быть аргументированным, полным и лаконичным. Все доводы нужно сопровождать корректными отсылками к соответствующим нормативным актам, ведомственным инструкциям, правилам и другим актам, которые могут стать сюрпризом для автора жалобы.

Ответ непременно должен содержать все требуемые реквизиты, придающие документу правовую силу.

Если ответ создается юридическим лицом, то его нужно составлять на официальном бланке.

Образцы ответов на жалобы.

Структурно ответ на претензию выглядит следующим образом:

• в правой верхней части следует указать адресата: название организации или ФИО гражданина, предъявляющего свои требования о выплате долга. В этой части также прописываются реквизиты юридического лица, адрес, сведения об отправителе и его контакты,
• описательная часть ответа содержит аргументы ответчика: почему выставление задолженности является несправедливым, например есть указание на то, что ранее уже была произведена выплата по соглашению. Также он может признать существование долга и попросить рассрочку или отсрочку в связи с непредвиденными обстоятельствами (к примеру, потеря места работы и др.). В последней ситуации человек указывает обязательство «закрыть» задолженность до указанного срока или предлагает график перевода денежных средств. Кроме того, должник может указать собственный подсчет долга или неустойки,
• в нижней части ставится подпись и ее расшифровка, а также дата составления.

Ответ посылается с помощью заказного письма с описью вложения либо передается адресату прямо в руки под роспись. Если используется последний случай, документ нужно составить в двух экземплярах. При посылке ответа организацией его следует заранее заверить печатью компании и проставить дату и номер исходящей корреспонденции.

К ответу на претензию прикрепляются документы, которые подтверждают достоверность указанной информации.

Это может быть копия паспорта, копия соглашения, копии платежных документов, удостоверяющие факт оплаты, акты сверки и др.

В каких случаях требования отклоняются

У адресата претензии есть несколько вариантов, как на нее реагировать. В каких же случаях должник вправе отклонить выдвигаемые требования?

Обратите внимание! Существует четыре основания:

• отсутствие вины должника в обстоятельствах, приведших к невыполнению обязательств. Такие ситуации описываются в пунктах договоров «Действия непреодолимой силы»,
• невыполнение обязательства случилось из-за ситуации, которая хоть и не является форс-мажором, но не может контролироваться,
• неправильно указан адресат,
• требования, которые предъявляет кредитор, неправомерны или не были зафиксированы в соглашении.

В определенных ситуациях, несмотря на верно написанный ответ на претензию, не получается избежать судебной тяжбы. Но сам факт, что ответ был предоставлен в требуемый срок, будет для должника еще одним плюсом. В ином случае ему понадобилось бы возместить все судебные расходы даже при положительном исходе.

Что писать в претензии?

К написанию претензии нужно отнестись ответственно, так как в случае дальнейшего обращения в суд она будет представлена в материалы судебного дела:

1. Из текста претензии предельно четко должны быть понятны все требования заявителя по суммам задолженности и срокам ее погашения.
2. Особенно остро следует акцентировать внимание на основании возникновения у должника обязательства по оплате (договор, расписка, первичные учетные документы и т.д.). Если долг образовался в результате неоплаты поставленных товаров, логично будет в претензии указать номера неоплаченных товарных накладных.
3. Грамотная ссылка на законодательные акты «добавит вес» претензии и укажет на неправомерность действий должника.
4. Обязательным пунктом претензии является указание банковских реквизитов для перечисления денежных средств, которые должны совпадать с реквизитами, указанными в договоре.

Если претензия направлена физическому лицу, то ответ предоставляется в произвольной форме от руки или с использованием вычислительной техники. Среди организаций деловая переписка ведется на официальном бланке с голограммой или отличительным штампом. Рекомендуется писать уведомление в двух экземплярах, чтобы один отправился адресату, а второй остался у должника.

В компаниях существует обособленный юридический отдел. Именно в числе его задач числится обязанность вести работу по претензионным обращениям. Например, работники направляют руководителю фирмы претензию о нарушении сроков выплаты заработной платы. Руководитель рассматривает жалобу и с помощью юриста составляет ответ с предложением погасить долги частями с выплатой компенсаций.

Базовым регламентом для составления ответа на заявление кредитора является непосредственно договор. Форма содержит все условия взаимодействия. По сделкам поставки товаров в процедуре урегулирования спора применяется ФЗ №2300-1 от 07.02.1992 г. (защита прав потребителей). Необоснованные требования отклоняются и рассматриваются в рамках судебных заседаний.

Какими бывают претензии и отзывы на них

Претензия в гражданском судопроизводстве – не обязательный элемент, в отличие от арбитражного процесса. Поэтому, если нет прямого указания в законе на претензионный порядок разрешения спора или это условие не зафиксировано в договоре, предъявление претензии – шаг неудовлетворенного участника договора, направленный на разрешение конфликтной ситуации во внесудебном порядке. Именно поэтому отвечать на претензию следует в любом случае.

Претензии можно классифицировать по следующим критериям:

• Предъявление которых обязательно;
• Предъявление которых зафиксировано в договоре;
• Предъявленных по инициативе одной из сторон.

По правовым последствиям, которые несет отзыв (его отсутствие) на предъявленную претензию можно выделить:

• Отказ от написания отзыва признается признанием стороной правомерности заявленных требования. Молчанием он выражает согласие на совершение другой стороной действий, изложенных в претензии;
• Отсутствие отзыва расценивается как несогласие с изложенными в претензии доводами, и получатель отказывается от их исполнения.

Кредитор отправляет претензию в трёх основных случаях:

1. Чтобы стимулировать должника к оплате, рассчитывая обойтись без судебной процедуры, по возможности.
2. Чтобы иметь право обратиться в суд.
3. Чтобы напугать должника, прекрасно понимая, что шансы выиграть судебное дело о взыскании ничтожно малы.

В зависимости от преследуемой кредитором цели зависит и форма ответа на претензию.

Если претензия кредитора содержит лишь сумму долга без учёта неустойки и инфляционных потерь или же они минимальные – кредитор не горит желанием скрещивать шпаги в суде. В таком случае не стоит лезть на рожон.

Предлагаем ознакомиться Внесение изменений в Устав ООО по форме Р13001 2019

Необходимо отправить вежливый ответ, в котором:

1. Выразить согласие с наличием задолженности и извиниться за задержку платежа.
2. Поблагодарить за сотрудничество и высказать пожелание о его продолжении (если есть такая цель).
3. Указать в какие сроки вы готовы ликвидировать задолженность.
4. Если нет возможности в скором времени погасить долг, стоит предложить отсрочку или рассрочку платежа, составив соответствующий график.

Если претензия кредитора пестрит ссылками на процессуальные кодексы, законодательство о защите прав потребителей и пункты договора – кредитор ищет повод для суда и на компромисс не настроен. Такая претензия будет содержать максимальную неустойку без учёта исковой давности с детальным расчётом роста задолженности по дням.

Обязательно ли отправлять ответ?

Когда в течение определённого периода должник не делает шагов по оплате существующей задолженности, то кредитор оформляет соответствующее заявление с требованием сделать выплату. Игнорировать рекламацию не допускается, так как в этом случае пострадавшая сторона имеет полномочия обратиться в судебное учреждение для взыскания денежных средств. Письмо-претензия является документом, который сможет решить проблему не доходя до судебного разбирательства.

Мнение эксперта

Александров Дмитрий Петрович

Практикующий юрист с 15-летним стажем. Специализируется на семейном праве

Создавая такое заявление, кредитор всегда желает получить полный ответ на него. Если виновник образовавшегося долга оставил обращение без внимания, то пострадавший участник может создать уже исковое заявление с требованием взыскать задолженность через судебную инстанцию. Чтобы этого избежать, всегда ведите грамотные переговоры с заявителем.

Письма-претензии могут быть следующими:

• Предъявляются в обязательном порядке.
• Предъявляются на основании заключённого договора.
• Предъявляются по желанию одним из участников соглашения.

Рекламация не является обязательной документацией при решении спорных вопросов в гражданском суде. Но для арбитражного суда этот документ будет крайне необходим. Поэтому оставлять без внимания такое обращение не допускается, так как он поможет решить конфликт без обращения в органы защиты.

Цели претензионного обращения могут быть следующими:

1. Для мотивации должника выплатить денежные средства точно в установленный срок.
2. Для получения возможности обратиться в судебное учреждение в случае игнорирования.
3. В качестве запугивания виновной стороны.

В зависимости от того, какую цель преследует кредитор, должен быть составлен соответствующий ответ. Его можно оформить по образцам.

Если компания-работодатель длительное время не выплачивает сотруднику заработную плату, то он может составить рекламацию в произвольной форме, но в ней должны отображаться главные аспекты делопроизводства.

Обращение с претензией может быть отправлено в случае невыполнения условий договора. Участники соглашения могут прописать этот момент в контракте. Устранять дефекты можно сразу после поступления письма.

Похожие записи:

• Экологическая отчетность 2023 года
• Госпошлина за выписку из егрюл: особенности и способы оплаты
• Обязательная доля при наследовании имущества