Инвентаризация: как и зачем ее проводят

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация: как и зачем ее проводят». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В законодательстве зафиксирована обязанность юридических лиц показывать в бухотчетности полные и достоверные сведения о финансовом состоянии организации. Суть этих действий — контроль и сопоставление фактического наличия материальных ценностей и их номинального присутствия на балансе фирмы. Другими словами — это средство для анализа состояния компании/предприятия. Каждый этап строго регламентируется федеральными законами и рекомендациями Министерства Финансов Российской федерации.

Функции и определения метода

Бухгалтерские записи по результатам инвентаризации учитывают не только собственное имущество юрлица, но также и арендованные, временно находящиеся во владении активы. Согласно законодательству о ведении бухучета, сверка требуется в таких ситуациях:

1. Заблаговременно перед годовым отчетом.
2. После того как были изменения в руководящем составе, отвечающем за сохранность денег/имущества.
3. При выявлении фактов присвоения/порчи. Равно как при наличии подозрений на подобные действия.
4. Если планируется передавать материальные ценности в аренду или выставлять их на продажу.
5. При инициированной ликвидации.
6. В случае реорганизации бизнеса.
7. Ввиду непредвиденных чрезвычайных обстоятельств.

Какое бы ни было основание для пересчета, порядок отражения результатов инвентаризации в учете будет одинаков. Вы убедитесь, что грамотное заполнение формуляров лишь выглядит сложным. Если вникнуть в суть системы, то на деле все оказывается гораздо проще.

Если в организации установлен порядок коллективной ответственности, то основанием для начала процесса может служить:

1. Смена руководства.
2. Обновление коллектива более, чем наполовину.
3. По требованию любого из ответственных сотрудников.

Для большинства ООО/ИП установлена минимальная периодичность описи — 1 год. Некоторые исключения касаются библиотек (раз в пять лет), ОС (раз в три года), а также для юридических лиц ведущих свою деятельность на Крайнем Севере.

Процедура составления акта по результатам инвентаризации если выявлен плюс

Вся рыночная стоимость обнаруженных ценностей вносится в бухотчетность как доход, полученный за указанный период ведения деятельности. Цену можно обосновать за счет открытой информации об аналогичной продукции, либо с привлечением эксперта по независимой оценке. Необходимо сделать запись:

Д01(10,41,43,50)—К91

Показаны и оприходованы излишки

Оформление документов по инвентаризации объектов ОС

Унифицированные формы документов по оформлению инвентаризации утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

В целях инвентаризации объектов основных средств применяется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (далее – инвентаризационная опись).

В инвентаризационной описи отражается следующая информация:

Графа	Информация, отражаемая в инвентаризационной описи по объектам основных средств
1	Порядковый номер
2	Наименование объекта
3	Для инвентарных объектов бухгалтерского учета – инвентарный номер, для иных – номер (код), позволяющий однозначно идентифицировать объект (серия, партия, заводской номер или иная информация)
4	Единица измерения
5	Оценочная стоимость, которая определяется в отношении объекта: – предназначенного для реализации; – при выявлении признаков его возможного обесценения; – не учтенного на счетах бухгалтерского учета
6	Фактическое наличие (состояние) количества объектов
7	Сумма материальных ценностей, предназначенных для реализации (определяется путем умножения показателя графы 5 на показатель графы 6)
8	Информация о состоянии объекта на дату инвентаризации с учетом оценки его технического состояния и (или) степени вовлеченности в хозяйственный оборот (например, для объектов основных средств: «эксплуатация», «требует ремонта», «находится на консервации», «не соответствует требованиям эксплуатации», «не введен в эксплуатацию»)*
9	Информация о возможных способах вовлечения объектов в хозяйственный оборот, использования в целях получения экономической выгоды (извлечения полезного потенциала) либо – при отсутствии возможности – о способах выбытия объекта (например, для объектов основных средств: «введение в эксплуатацию», «ремонт», «консервация объекта», «дооснащение (дооборудование)», «списание», «утилизация»)
10*	Номер (код) счета бухгалтерского учета
11*	Количество объектов по данным бухгалтерского учета
12*	Балансовая стоимость объекта
13	Количество объектов, по которым выявлена недостача по данным бухгалтерского учета
14	Сумма (определяется путем умножения показателя графы 13 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11)
15	Количество объектов, превышающих данные бухгалтерского учета
16	Сумма (определяется путем умножения показателя графы 15 на показатель графы 5)
17	Количество объектов, в отношении которых инвентаризационной комиссией установлено их несоответствие условиям признания их активами
18	Сумма (определяется путем умножения показателя графы 17 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11)
19	Информация, не нашедшая отражения в предыдущих графах (об объектах учета, в отношении которых выявлена недостача, о причинах (основаниях) изменения статуса и (или) целевой функции объекта учета с предыдущей инвентаризации и др.)

В пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ сказано, что к материальным расходам приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ. Согласно данной норме принято Постановление Правительства РФ от 12.11.2002 N 814, которое регулирует порядок утверждения норм соответствующими министерствами. Однако на данный момент многие нормы еще не разработаны. Поэтому применяются нормы естественной убыли, утвержденные ранее соответствующими федеральными органами исполнительной власти (ст. 7 Федерального закона от 06.06.2005 N 58-ФЗ). Включение в состав расходов недостач сверх норм гл. 25 НК РФ не предусмотрено. Но на основании пп. 5 п. 2 ст. 265 Кодекса к внереализационным расходам приравниваются убытки организации в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. Факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти. Расходы учитываются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором уполномоченный орган вынес соответствующее решение (Письмо Минфина России от 02.05.2006 N 03-03-04/1/412).

Пример 5. В результате инвентаризации в декабре 2007 г. выявлена недостача имущества. Ущерб составил 100 000 руб. В соответствии с заключением отдела технического контроля причина недостачи товара в том, что работодатель не обеспечил надлежащих условий для хранения имущества. Иными словами, виновных нет. На основании решения руководителя фирмы сумма недостачи списывается на финансовые результаты.

В гл. 25 НК РФ не предусмотрена возможность взаимного зачета излишков и недостач в результате пересортицы. Для целей налогообложения недостачи включаются в налоговую базу в пределах норм (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Кроме того, при исчислении налога на прибыль учитываются расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли при отсутствии виновных, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. Факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти. Об этом говорится в пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ.

Таким образом, убыток, являющийся результатом проведения взаимного зачета излишков и недостач товарно-материальных ценностей, выявленных в результате инвентаризации, не учитывается при формировании налоговой базы по налогу на прибыль. Излишки учитываются в налоговой базе в составе внереализационных доходов по рыночной стоимости (п. 20 ст. 250 и п. п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ). Кроме того, в состав внереализационных доходов включаются суммы ущерба, возмещаемые виновным лицом (п. 3 ст. 250 НК РФ).

Подготовительные работы

Склад перед мероприятием рекомендуется прибрать. Представителям комиссии предоставляются все документы, касающиеся недавних операций с предметами на складе. К примеру, это могут быть бумаги о приходе, утере, порче, расходе. На прежних отчетах проставляется пометка «до инвентаризации». Выделение документов, оформленных до мероприятия, позволит выявить отсутствующие объекты.

Ответственные за собственность обязаны перед началом инвентаризации поставить подпись в документе о том, что все бумаги на продукцию сданы комиссии. Проставляется еще одна подпись, которая подтверждает списание выбывшего имущества в расход. Документ о списании прилагается ко всем описям.

ВНИМАНИЕ! Различают две формы комиссий: счетную и инвентаризационную. Во вторую входят сотрудники, ответственные за подсчет собственности на складе.

Инвентаризация — элемент метода бухгалтерского учета

Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация, что, однако, не исключает возможности расхождения учетных записей с фактическими остатками средств организации.

Чтобы обеспечить контроль за сохранностью хозяйственных средств и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухгалтерского учета — инвентаризация, т.е. установление фактического наличия средств и их источников, произведенных затрат и т.д. путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей. Инвентаризация является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате проведения инвентаризации.

Бухгалтерские проводки по инвентаризации

Проводки по результатам инвентаризации формируются по-разному в зависимости от того, что выявлено в результате – излишек или недостача. Порядок отражения расхождения регламентируется Приказом № 34н от 29 июля 1998 г., пункт 28):

• Излишек – объекты приходуются на момент проведения инвентаризации по текущей рыночной цене с отнесением денежного значения на финансовые результаты (прибыль) в составе прочих доходов у обычных предприятий или на доходы у НКО.
• Недостача в рамках естественной убыли – суммы относятся на расходы или издержки обращения.
• Недостача сверх естественной убыли – суммы списываются на установленных виновных лиц. Если по каким-либо причинам виновники недостачи не установлены, а взыскать долг по суду не представляется возможным, списание производится на финансовые результаты (убыток) у обычных предприятий или на расходы у НКО.

Что будет, если не проводить инвентаризацию

Наказание конкретно за непроведение инвентаризации в общем случае законом не предусмотрено. Пострадать здесь могут только отдельные компании, которые занимаются некоторыми «специфическими» видами деятельности.

Например, организации, которые работают с драгоценными металлами или камнями обязаны ежегодно на 1 января проводить их инвентаризацию (п. 16 постановления Правительства РФ от 28.09.2000 № 731). За нарушение этого порядка статьей 15.47 КоАП РФ предусмотрен штраф в сумме до 100 тыс. руб.

Однако из-за отсутствия инвентаризации могут возникнуть искажения в бухгалтерском или налоговом учете. Если проверяющие докажут этот факт, то применят штрафные санкции.

Штраф за нарушения в бухучете может составить до 20 тыс. руб. Также виновное лицо может быть дисквалифицировано на срок до 2 лет (ст. 15.11 КоАП РФ).

За искажения в налоговом учете без занижения облагаемой базы максимальный штраф — 30 тыс. руб. Если же нарушение привело к неуплате налогов, то штраф составит 20% от недоимки, но не менее 40 тыс. руб. (ст. 120 НК РФ).

В случае банкротства компании из-за отсутствия инвентаризации могут возникнуть дополнительные риски. Речь идет о привлечении контролирующих должника лиц (КДЛ) к субсидиарной ответственности по обязательствам организации-банкрота.

Один из критериев, на основании которых КДЛ несут ответственность по обязательствам организации — это искажение данных бухучета (пп. 2 п. 2 ст. 61.11 закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ). В качестве КДЛ в данном случае суд может признать не только руководителя, но и должностное лицо, либо стороннюю организацию, которые непосредственно занимались ведением учета.

Доказательством того, что бухгалтерские данные искажены, может быть, в том числе, и отсутствие у компании актов инвентаризации (постановление 9ААС от 22.01.2020 по делу № А40-33003/2017).

Поводы для назначения инвентаризации

В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:

• при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
• если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
• когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
• в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
• при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
• после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий – аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
• при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).

К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.

Документальное оформление инвентаризации объектов основных средств (нюансы)

ОС, которые во время инвентаризации находятся в ремонте, отражаются в ведомости по форме ИНВ-10 с указанием стоимости и расходов предприятия на ремонт.

На ОС, переданные в аренду или на ответственное хранение, составляется отдельная опись с указанием документов, подтверждающих принятие контрагентом имущества.

Также отдельная опись составляется на ОС, которые не могут быть использованы в хозяйственной деятельности компании и восстановлению не подлежат: члены комиссии указывают время ввода в эксплуатацию и причины, по которым пользоваться имуществом теперь невозможно.

Если в ходе реконструкции или восстановления ОС поменялось назначение объекта, то в опись следует внести новые сведения. Если в результате проведенных работ балансовая стоимость ОС изменилась, а в бухучете эти данные не зафиксированы, то этот факт следует отразить в описи.

Не реже какого срока должна осуществляться инвентаризация?

Инвентаризация основных средств должна осуществляться не реже 1 раза в 3 года, а библиотечных фондов не реже 1 раза в 5 лет (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Точные сроки проведения инвентаризаций определяются компанией самостоятельно. Как правило, инвентаризация ОС проводится перед годовой отчетностью. Однако законодательством установлены случаи, в которых компания обязана провести инвентаризацию:

• передача имущества в аренду;
• реорганизация;
• ликвидация;
• продажа имущества;
• смена материально ответственных лиц или руководителя коллектива (а также по требованию членов коллектива или при выбытии из коллектива больше половины его участников — для участников договора о коллективной ответственности);
• установление фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
• перед составлением бухотчетности за год;
• чрезвычайные ситуации.

Изучим порядок проведения инвентаризации основных средств.

Результаты инвентаризации и их документальное оформление

По итогам проведенной инвентаризации выявляются расхождения (излишки или недостачи) между фактическим наличием финансовых и нефинансовых активов, обязательств с данными бухгалтерского учета. Эти расхождения обобщаются и заносятся в Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В ней заполняются такие показатели, как:

• фамилия, имя, отчество материально ответственного лица;
• наименование объекта учета и его номер;
• единица измерения;
• номер счета бюджетного учета;
• результаты инвентаризации (недостача в пределах и сверх норм естественной убыли в количественном и суммовом выражении, рыночная стоимость объекта учета, разница между рыночной и балансовой стоимостью, излишки в количественном и суммовом выражении).

Нормы естественной убыли утверждаются в порядке, установленном Постановлением Правительства РФ от 12.11.2002 N 814. Согласно п. 1 данного Постановления нормы естественной убыли, применяемые для определения допустимой величины безвозвратных потерь от недостачи и (или) порчи материально-производственных запасов, разрабатываются с учетом технологических условий их хранения и транспортировки, климатического и сезонного факторов, влияющих на их естественную убыль, и подлежат пересмотру по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет. Обязанности по разработке и утверждению норм естественной убыли возложены на соответствующие министерства и ведомства в зависимости от той отрасли экономики, где такие материально-производственные запасы применяются. Например, нормы естественной убыли лекарственных средств разрабатываются и утверждаются Минздравсоцразвития. Так, на сегодняшний день действуют Нормы естественной убыли при хранении лекарственных средств в аптечных учреждениях (организациях), организациях оптовой торговли лекарственными средствами и учреждениях здравоохранения, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России от 09.01.2007 N 2.

Что будет, если не проводить инвентаризацию

Наказание конкретно за непроведение инвентаризации в общем случае законом не предусмотрено. Пострадать здесь могут только отдельные компании, которые занимаются некоторыми «специфическими» видами деятельности.

Например, организации, которые работают с драгоценными металлами или камнями обязаны ежегодно на 1 января проводить их инвентаризацию (п. 16 постановления Правительства РФ от 28.09.2000 № 731). За нарушение этого порядка статьей 15.47 КоАП РФ предусмотрен штраф в сумме до 100 тыс. руб.

Однако из-за отсутствия инвентаризации могут возникнуть искажения в бухгалтерском или налоговом учете. Если проверяющие докажут этот факт, то применят штрафные санкции.

Штраф за нарушения в бухучете может составить до 20 тыс. руб. Также виновное лицо может быть дисквалифицировано на срок до 2 лет (ст. 15.11 КоАП РФ).

За искажения в налоговом учете без занижения облагаемой базы максимальный штраф — 30 тыс. руб. Если же нарушение привело к неуплате налогов, то штраф составит 20% от недоимки, но не менее 40 тыс. руб. (ст. 120 НК РФ).

В случае банкротства компании из-за отсутствия инвентаризации могут возникнуть дополнительные риски. Речь идет о привлечении контролирующих должника лиц (КДЛ) к субсидиарной ответственности по обязательствам организации-банкрота.

Один из критериев, на основании которых КДЛ несут ответственность по обязательствам организации — это искажение данных бухучета (пп. 2 п. 2 ст. 61.11 закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ). В качестве КДЛ в данном случае суд может признать не только руководителя, но и должностное лицо, либо стороннюю организацию, которые непосредственно занимались ведением учета.

Доказательством того, что бухгалтерские данные искажены, может быть, в том числе, и отсутствие у компании актов инвентаризации (постановление 9ААС от 22.01.2020 по делу № А40-33003/2017).

Инвентаризация — это сверка данных бухучета с фактическим наличием ценностей и состоянием расчетов.

В ряде случаев ее проведение обязательно, например, перед составлением годового отчета. Также директор может принять решение о внеплановой инвентаризации.

После утверждения результатов инвентаризации руководителем выявленные отклонения нужно отразить в бухучете. Излишки относят на прочие доходы, а недостачу, в зависимости от ситуации — на текущие расходы, виновных лиц или прочие расходы.

Наказание непосредственно за непроведение инвентаризации может быть применено только в отдельных случаях, например — для компаний, которые работают с драгметаллами.

Однако, если отсутствие инвентаризации привело к искажению учета, то компанию могут оштрафовать за это нарушение. Кроме того, в рамках процедуры банкротства лица, виновные в искажении бухучета, могут быть привлечены к субсидиарной ответственности по обязательствам компании.

Похожие записи:

• Режим труда и отдыха водителя: как не получить штраф
• Как получить медицинскую справку для водительских прав?
• В 2023 году в России увеличат максимальный размер выплат по больничным листам